कन्वर्ट मल्टीलाइन डेटा को पंक्तियों में - एक्सेल टिप्स

lan Z को इस हफ्ते की एक्सेल समस्या में भेजा गया। उनका एमआईएस विभाग उन्हें एक पुरानी COBOL रिपोर्ट से उत्पन्न फ़ाइल देता है। Excel में फ़ाइल खोलने के बाद, उसके पास इसकी 2500 लाइनें हैं:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

एलन इस ASCII रिपोर्ट को एक उपयोगी प्रारूप में लाना चाहता है: प्रति ग्राहक एक लाइन, स्टेट और ज़िप के साथ बाकी जानकारी के लिए संलग्न। वह 2 बेकार लाइनों को भी नापना चाहता है। जाहिर है, हम मैन्युअल रूप से यह सब नहीं करना चाहते हैं। यहाँ गंदगी से निपटने का एक तरीका है।

सूत्र के साथ

• डेटा के बाईं ओर दो खाली कॉलम डालें।
• डेटा के ऊपर एक हेडर पंक्ति जोड़ें।
• कॉलम A को "अनुक्रम" कहा जाता है
• कॉलम बी को "रोवाइप" कहा जाता है
• कॉलम C को "डेटा" कहा जाता है
• सभी शीर्षकों को बोल्ड करें
• रिपोर्ट में प्रत्येक तार्किक रिकॉर्ड को एक संख्या निर्दिष्ट करने के लिए कॉलम ए का उपयोग किया जा रहा है। क्योंकि इस रिपोर्ट में प्रत्येक तार्किक रिकॉर्ड के लिए 4 भौतिक रेखाएँ हैं, हमें समान तार्किक रिकॉर्ड संख्या रखने के लिए 4 लाइनों के प्रत्येक सेट की आवश्यकता है। मैं आमतौर पर पहले रिकॉर्ड के लिए मान दर्ज करता हूं और फिर 2 रे रिकॉर्ड के लिए सूत्र तैयार करता हूं जिसे पूरी रिपोर्ट को कॉपी किया जा सकता है।
• कक्ष A2: A5 में, 1 में दर्ज करें। कक्ष A6 में, = A5 + 1 दर्ज करें। कक्ष A7 में, = A6 दर्ज करें। A7 को A8 & A9 पर कॉपी करें। अब आपके पास रिपोर्ट के द्वितीय तार्किक रिकॉर्ड के लिए सूत्रों का एक प्रतिलिपि सेट है।
• A6: A9 चुनें और कॉपी करने के लिए Ctrl C दबाएं। A10: A2501 का चयन करें और पेस्ट करने के लिए Ctrl V को हिट करें।
• कॉलम बी को यह पहचानने के लिए इस्तेमाल किया जा रहा है कि क्या विशेष पंक्ति तार्किक रिकॉर्ड के 1, 2, 3 या 4 वें खंड है।
• बी 2: बी 5 में, बी 1, 2, 3 और 4 दर्ज करें। सेल बी 6 में, बी 2 दर्ज करें। B7: B2501 से सेल B6 की प्रतिलिपि बनाएँ।

मूल्यों में बदलने के बाद

अब जब आपके पास अपने सभी डेटा के लिए अनुक्रम संख्या और पंक्ति प्रकार हैं, तो आपको सूत्रों को मूल्यों में बदलने की आवश्यकता है। A2 का चयन करें: B2501 संपादित करें> कॉपी करें, संपादित करें> विशेष पेस्ट> मान> ठीक।

अब उस अनुक्रम संख्या और पंक्ति प्रकार को सभी पंक्तियों के लिए असाइन किया गया है, हम लगभग पूरा हो चुके हैं। प्राथमिक कुंजी और अनुक्रम के रूप में पंक्ति प्रकार के डेटा को द्वितीयक कुंजी के रूप में क्रमबद्ध करें। यह कोशिकाओं C2: C626 तक फ्लोट करने के लिए प्रत्येक रिकॉर्ड की 625 शीर्ष लाइनों का कारण होगा। प्रत्येक रिकॉर्ड की दूसरी पंक्ति C626: C1251 में होगी। "बेकार" लाइनें C1252 में शुरू होंगी और इसे हटाया जा सकता है। C626: C1251 को सेल D2 पर ले जाएँ। सेल ई 2 में, सूत्र दर्ज करें =C2&D2। आप इस फॉर्मूले को E2 से E626 तक कॉपी कर सकते हैं। सूत्रों से मानों में परिवर्तन करने के लिए एक ही पेस्ट स्पेशल वैल्यू ट्रिक का उपयोग करें, कॉलम AD हटाएं और आपके पास आपका परिणाम होगा।

यहां से, आप इस डेटा को आगे संसाधित करने के लिए टेक्स्ट टू कॉलम विजार्ड का उपयोग कर सकते हैं

आप किसी भी प्रकार की ASCII रिपोर्ट से निपटने के लिए इस प्रक्रिया को आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं। आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि रिपोर्ट पर कितने भौतिक मुद्रित लाइनें एक तार्किक रिकॉर्ड बनाती हैं।