अमेरिकी सेना के रिजर्व से किसी ने पूछा:
मेरे पास नियत तिथियों के साथ एक सरल स्प्रेडशीट है। क्या 10 दिन बाहर होने पर नियत तिथियों को हरा बनाने का एक तरीका है, और फिर 5 दिन बाहर रहने पर लाल हो जाते हैं?
यह सशर्त स्वरूपण का उपयोग करते हुए एक आसान काम है। यह सुविधा Excel 95 में पेश की गई थी। यह आपको तीन शर्तों को निर्दिष्ट करने और उन शर्तों के आधार पर सेल फ़ॉर्मेटिंग को स्वचालित रूप से बदलने की अनुमति देता है। आप फ़ॉन्ट बदल सकते हैं, फ़ॉन्ट को बोल्ड बना सकते हैं, रंग बदल सकते हैं, पृष्ठभूमि का रंग बदल सकते हैं। यदि आपके पास ऐसी कोशिकाएं हैं जिन्हें आप यह देखना चाहते हैं कि क्या वे एक निश्चित सहिष्णुता छोड़ते हैं, तो सशर्त स्वरूपण उपयोग करने के लिए एक महान उपकरण है।
सबसे अच्छी विधि यह है कि अपनी तारीखों के कॉलम में पहले सेल के लिए सशर्त प्रारूप सेट करें, और फिर उस प्रारूप को श्रेणी के अन्य सभी कक्षों में कॉपी करें।
मान लीजिए कि आपकी तिथि ई 2: 200 में है। आप सेल E2 का चयन करेंगे और इन चरणों का पालन करेंगे: (जैसा कि आप पढ़ते हैं … छवि को देखने के लिए थोड़ा नीचे स्क्रॉल करें)
- मेनू से, प्रारूप चुनें - सशर्त स्वरूपण…
- सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स के बाईं ओर, एक ड्रॉपडाउन है जो "सेल वैल्यू इज" कहता है। उस ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और मान को "फॉर्मूला इज़" में बदलें। यह संवाद बॉक्स के दाईं ओर एक लंबे क्षेत्र में बदल जाएगा।
- उस फ़ील्ड में, यह सूत्र दर्ज करें:
=(E2-TODAY())<6(ध्यान दें कि यदि आपकी पहली तारीख E2 में नहीं है, तो E2 को उस सेल में बदलें जो आप में हैं) - सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स के नीचे प्रारूप बटन पर क्लिक करें।
- फ़ॉन्ट टैब के बीच में एक रंग ड्रॉपडाउन है। लाल उठाओ। या - पीले और पैटर्न टैब पर लाल चुनें। यह वास्तव में उन्हें बाहर खड़ा कर देगा। सशर्त स्वरूपण संवाद पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें।
उपरोक्त चरण आज के 5 दिनों के भीतर नियत तारीखों को लाल कर देंगे। जब आप अभी भी सशर्त स्वरूपण संवाद बॉक्स में हैं, तो इन चरणों को करें:
- डायलॉग बॉक्स के नीचे Add >> बटन पर क्लिक करें और एक नई कंडीशन 2 दिखाई देगी।
- "सेल वैल्यू" को "फॉर्मूला इज़" में बदलें
- एक सूत्र दर्ज करें
=(E2-TODAY())<11 - प्रारूप बटन पर क्लिक करें और नीले फ़ॉन्ट, और एक हरे रंग का पैटर्न चुनें। स्वरूप कक्ष संवाद को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।
- आपका सशर्त स्वरूपण संवाद इस तरह दिखना चाहिए। ओके पर क्लिक करें।
हम लगभग वहीँ हैं। एक बार जब आप पहली सेल के लिए सशर्त प्रारूप प्राप्त करने के लिए इन सभी चरणों से गुजरते हैं, तो अपनी संपूर्ण तिथियों के प्रारूपों को कॉपी करने के लिए पेस्ट स्पेशल फीचर का उपयोग करना आसान होता है। जब आप विशेष चिपकाएँ - सशर्त स्वरूपण के रूप में अच्छी तरह से कॉपी किया जाएगा।
- उस सेल का चयन करें, जिसमें आपने conditonal formatting को जोड़ा है। इस उदाहरण में, यह ई 2 है।
- मेनू से, संपादन - कॉपी चुनें।
- अपने डेटा में अन्य सभी तिथियों को हाइलाइट करें - E3: E200। यदि आप अधिक डेटा जोड़ने जा रहे हैं, तो कुछ अतिरिक्त पंक्तियों को उजागर करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
- मेनू से, Edit - Paste Special चुनें …
- पेस्ट विशेष संवाद में, बाएं कॉलम में 4 वीं प्रविष्टि चुनें - प्रारूप।
- ओके पर क्लिक करें।
यह आपके द्वारा चयनित सभी कक्षों में सशर्त स्वरूपण की प्रतिलिपि बनाएगा। ध्यान दें कि यह सीमाओं और संख्या प्रारूपों को भी कॉपी करेगा, इसलिए इस ऑपरेशन को करने के बाद आपको अपनी सीमाओं को फिर से पढ़ना होगा।
टिप्पणियाँ:
- 3 सशर्त स्वरूपों की एक सीमा है जो किसी भी सेल पर लागू की जा सकती है। डिफ़ॉल्ट स्वरूपण शामिल है जो उन कोशिकाओं पर लागू होता है जो किसी भी स्थिति में नहीं मिलते हैं, इसका मतलब है कि आप स्वचालित रूप से एक सेल पर 4 प्रारूप तक लागू कर सकते हैं।
- यदि आपको इसे 4 से अधिक प्रारूपों में विस्तारित करने की आवश्यकता है, तो आपको वीबीए में एक मैक्रो लिखना होगा। मैक्रो अपेक्षाकृत धीमी गति से होगा, क्योंकि स्प्रेडशीट में कोई भी बदलाव करने के बाद इसे सभी कोशिकाओं को अपडेट करना होगा। आप ऐसा करने के लिए एक्सेल सलाहकार को भी नियुक्त कर सकते हैं।
- सशर्त स्वरूपण स्थापित करने का सबसे कठिन हिस्सा सूत्र बॉक्स में सूत्र लिख रहा है। हमेशा एक समान संकेत के साथ सूत्र शुरू करना याद रखें। पुस्तक में एक पूरा अध्याय हो सकता है जो विभिन्न सूत्रों के लिए समर्पित हो जो इस बॉक्स में टाइप किए जा सकते हैं। सूत्रों में प्रवेश करना संभव है जो पूरी तरह से अन्य कोशिकाओं पर निर्भर करते हैं।
- यदि आप सूत्र प्रविष्टि से बाहर निकलते हैं और सूत्र को संपादित करने के लिए बाद में वापस जाते हैं, तो Excel में कोशिकाओं को इंगित करने के प्रयास के रूप में बैकस्पेस वर्ण की व्याख्या करने की एक बुरी आदत है। इससे आपका फॉर्मूला हमेशा गलत चीज में बदल जाएगा। मूल सूत्र पर लौटने के लिए एस्केप से बचें। माउस के साथ गलत पाठ को उजागर करना और फिर अधिक टाइप करना उपयोगी है।
