फ़िल्टर ड्रॉपडाउन दशकों से एक्सेल में है, लेकिन फ़िल्टर करने के दो तेज़ तरीके हैं। आम तौर पर, आप अपने डेटा में एक सेल का चयन करते हैं, डेटा चुनते हैं, फ़िल्टर करते हैं, कॉलम हेडिंग पर ड्रॉपडाउन मेनू खोलते हैं, सभी का चयन करें अनचेक करें, और वांछित आइटम खोजने की कोशिश करते हुए, मूल्यों की एक लंबी सूची के माध्यम से स्क्रॉल करें।
एक तेज़ तरीका खोज बॉक्स में क्लिक करना है और अपने चयन को विशिष्ट रूप से पहचानने के लिए पर्याप्त वर्ण टाइप करना है। एक बार केवल दृश्यमान आइटम हैं (सभी खोज परिणामों का चयन करें), फ़िल्टर में वर्तमान चयन जोड़ें और एक वांछित ग्राहक, Enter दबाएं।
लेकिन फ़िल्टर करने का सबसे तेज़ तरीका Microsoft Access से आया है। Microsoft Access ने चयन द्वारा फ़िल्टर नामक एक अवधारणा का आविष्कार किया। यह सरल है: एक सेल ढूंढें जिसमें आप चाहते हैं और चयन द्वारा फ़िल्टर पर क्लिक करें। फ़िल्टर ड्रॉपडाउन चालू हैं, और डेटा चयनित मान पर फ़िल्टर किया गया है। कुछ भी सरल नहीं हो सकता है।
एक्सेल 2007 में शुरू, आप वर्कशीट ग्रिड में वांछित मान को राइट-क्लिक कर सकते हैं, फ़िल्टर चुन सकते हैं, और फिर चयनित सेल वैल्यू चुन सकते हैं।
अंदाज़ा लगाओ? फ़िल्टर द्वारा चयन चाल को भी एक्सेल में बनाया गया है, लेकिन यह छिपा हुआ और गलत है।
यहां बताया गया है कि आप इस सुविधा को अपने क्विक एक्सेस टूलबार में कैसे जोड़ सकते हैं: रिबन पर कहीं भी राइट-क्लिक करें और कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार चुनें।
संवाद में दो बड़े सूची बॉक्स हैं। बाएँ लिस्टबॉक्स के ऊपर, ड्रॉपडाउन को खोलें और पॉपुलर कमांड्स से कमांड्स नॉट इन द रिबन में बदलें।
बाईं सूची बॉक्स में, AutoFilter कमांड पर स्क्रॉल करें और इसे चुनें। यह सही है: चयन द्वारा फ़िल्टर करने वाले आइकन को AutoFilter को भ्रमित किया जाता है।
संवाद के केंद्र में, >> जोड़ें बटन पर क्लिक करें। ऑटिफ़िल्टर आइकन सही सूची बॉक्स में जाता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। संवाद को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।
यहां कमांड का उपयोग करने का तरीका बताया गया है: कहो कि आप सभी पश्चिम क्षेत्र की विगेट्स की बिक्री देखना चाहते हैं। सबसे पहले, कॉलम B में कोई भी सेल चुनें जिसमें वेस्ट हो। क्विक एक्सेस टूलबार में AutoFilter आइकन पर क्लिक करें।
एक्सेल फ़िल्टर ड्रॉपडाउन पर मुड़ता है और स्वचालित रूप से कॉलम बी से केवल वेस्ट चुनता है।
अगला, स्तंभ E में कोई भी कक्ष चुनें जिसमें विजेट हो। AutoFilter आइकन पर फिर से क्लिक करें।
आप इस प्रक्रिया को जारी रख सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप सेक्टर कॉलम में यूटिलिटीज सेल चुन सकते हैं और ऑटिफ़िल्टर पर क्लिक कर सकते हैं।
सावधान
यह बहुत अच्छा होगा यदि आप ऑटोफिल्टर आइकन पर क्लिक करने से पहले सेल का चयन कर सकते हैं, लेकिन यह काम नहीं करता है। यदि आपको विगेट्स और गैजेट्स की बिक्री देखने की आवश्यकता है, तो आप विजेट प्राप्त करने के लिए चयन द्वारा फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन फिर आपको गैजेट जोड़ने के लिए फ़िल्टर ड्रॉपडाउन का उपयोग करना होगा। इसके अलावा: यदि आप Ctrl + T टेबल में हैं, तो आप क्विक एक्सेस टूलबार में ऑटोफिल्टर आइकन का उपयोग नहीं कर सकते हैं। आप अभी भी सेल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, फ़िल्टर चुन सकते हैं, चयनित सेल वैल्यू द्वारा।
यह कैसे हो सकता है कि यह सुविधा Excel 2003 से Excel में रही है, लेकिन Microsoft इसे दस्तावेज़ नहीं करता है? यह वास्तव में कभी आधिकारिक विशेषता नहीं थी। कहानी यह है कि डेवलपर्स में से एक ने आंतरिक उपयोग के लिए सुविधा को जोड़ा। Excel 2003 में, पहले से ही मानक टूलबार पर एक ऑटोफ़िल्टर आइकन था, इसलिए कोई भी स्पष्ट रूप से अनावश्यक ऑटोफ़िल्टर आइकन को जोड़ने के लिए परेशान नहीं करेगा।
यह सुविधा Excel 2007 के राइट-क्लिक मेनू में जोड़ी गई थी - लेकिन तीन क्लिक गहरी: राइट-क्लिक एक मान, फ़िल्टर चुनें, फिर फ़िल्टर को चयनित सेल के मान से चुनें।
एक्सेल एमवीपी रोजर गोविर को इंगित करने के लिए धन्यवाद कि आप अभी भी Ctrl + T तालिका में चयनित सेल मान द्वारा फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
