दशकों से, कुछ लोग एक ही समय में एक ही कार्यपुस्तिका में कई लोगों के लिए एक बेहतर तरीका चाहते हैं। पुरानी साझा कार्यपुस्तिका कार्यक्षमता अजीब थी। लोगों ने एक समय में केवल एक व्यक्ति की पहुंच का उपयोग करने का सहारा लिया ", जिसके कारण किसी ने फाइल को खोला और फिर दो घंटे के भोजन के लिए जाने से पहले इसे बंद करना भूल गया और पूरे समय उस फ़ाइल को बांध दिया।
Google के स्प्रैडशीट उत्पाद द्वारा एक ही वर्कशीट को संपादित करने के लिए कई लोगों की क्षमता की पेशकश शुरू करने के बाद, एक्सेल टीम ने दो साल से अधिक समय तक एक फीचर विकसित करने में खर्च किया, जिसे वे सह-लेखन कहते हैं। 2017 की गर्मियों में Office 365 ग्राहकों के लिए यह सुविधा जारी की गई थी।
एक बार सेट होने के बाद यह सुविधा अच्छी तरह से काम करती है। लेकिन कई लोगों को एक्सेल ऑनलाइन का उपयोग करने से रोकने के बजाय कई लोगों को अपने कंप्यूटर पर एक्सेल का उपयोग करने की अनुमति देने के सभी चरणों का पता लगाना मुश्किल है।
शुरू करने के लिए, कार्यपुस्तिका का स्वामी होने के लिए एक व्यक्ति चुनें। इस व्यक्ति के पास व्यवसाय के लिए पहले से ही एक ड्राइव या SharePoint Online फ़ोल्डर होना चाहिए। दस्तावेज़ के मालिक को OneDrive या SharePoint Online में दस्तावेज़ को सहेजने के लिए फ़ाइल, इस रूप में सहेजें और चुनना चाहिए।
कार्यपुस्तिका का स्वामी Excel के ऊपरी दाएँ कोने में साझा करें आइकन पर क्लिक करता है।
शेयर पैनल आपको ई-मेल पते द्वारा लोगों को आमंत्रित करने के लिए कहता है।
लेकिन यदि आप पैनल के नीचे देखते हैं, तो आप एक साझाकरण लिंक उत्पन्न कर सकते हैं।
एक साझाकरण लिंक बनाएं जहां लिंक वाला कोई भी व्यक्ति कार्यपुस्तिका को संपादित कर सकता है।
लिंक को कॉपी करें और अपनी टीम में दूसरों को भेजें।
अगला चरण कष्टप्रद हिस्सा है। जब वे लिंक का पालन करते हैं, तो उन्हें एक अतिथि के रूप में एक्सेल ऑनलाइन ले जाया जाएगा। स्प्रेडशीट दिखाई देगी और वे एक्सेल ऑनलाइन में संपादित कर सकते हैं। मैंने एक कंपनी के लोगों से बात की, जो इस बिंदु पर रुक गए। एक व्यक्ति (वर्कबुक मालिक) एक्सेल में संपादित करेगा और बाकी सभी लोग एक्सेल ऑनलाइन में फंस गए थे।
सावधान
जैसा कि नीचे दिखाया गया है, "ब्राउज़र में संपादित करें" बटन बहुत प्रमुख है और यह वही है जो आप क्लिक करने की संभावना रखते हैं। हताशा में, आप डाउनलोड पर क्लिक करने का प्रयास कर सकते हैं, लेकिन यह सह-लेखक की क्षमता को हटा देता है। शीर्ष दाएं कोने में इतना स्पष्ट नहीं है साइन इन करें बटन।
अन्य सह-लेखकों के लिए पीसी पर चलने वाले एक्सेल के वास्तविक संस्करण में कार्यपुस्तिका का उपयोग करने के लिए, उन्हें पहले साइन इन एक्सेल ऑनलाइन करना होगा। Excel में फ़ाइल, खाते के अंतर्गत दिखाए गए क्रेडेंशियल्स का उपयोग करें।
एक बार जब वे साइन इन कर लेते हैं, तब वर्कबुक ड्रॉप-डाउन मेनू संपादित होता है। मेनू खोलें और Excel में Edit चुनें। यह सभी के सह-लेखक होने और एक्सेल ऑनलाइन के बजाय वास्तविक डेस्कटॉप एक्सेल का उपयोग करने का एकमात्र तरीका है।
जब आप और अन्य एक दस्तावेज़ में काम कर रहे होते हैं, तो आपका सक्रिय सेल हरे रंग में उल्लिखित किया जाएगा। दूसरों के लिए सक्रिय कोशिकाएं अन्य रंग होंगी। यदि आप जानना चाहते हैं कि कौन सेल संपादित कर रहा है, तो उस सेल पर होवर करें।
सह-लेखन ठीक काम करेगा बशर्ते सभी एक ही समय में एक ही सेल को संपादित करने से बचें।
जब कोई व्यक्ति (शायद आपका प्रबंधक), उस सेल को संपादित करने के लिए गोता लगाता है जिसे आप पहले से संपादित कर रहे हैं, तो नियमों का एक भ्रमित सेट यह तय करता है कि कौन संपादन करता है। इन नियमों से निपटने के बजाय, खुश रहें कि सह-लेखन ज्यादातर काम करता है और सभी लोग एक ही समय में एक ही सेल को संपादित नहीं करने के लिए सहमत हैं।
सह-लेखन एक नया अनुभव है। अच्छी चीजें और बुरी चीजें हैं जिन्हें आपको सह-लेखन करते समय उपयोग करने की आवश्यकता है।
