माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि एक्सेल का इस्तेमाल करने वाले 80% लोगों ने कभी भी पिवट टेबल का इस्तेमाल नहीं किया है। जैसा कि मैं 40 दिनों के एक्सेल की अपनी श्रृंखला के अंत में हूं, पिवट टेबल का परिचय।
पिवट टेबल चमत्कारी हैं। आपको विस्तृत डेटा की हजारों पंक्तियों के साथ एक कार्यपुस्तिका दी जाती है। आप पिवट टेबल का उपयोग करके कुछ ही क्लिक में उस डेटा को सारांशित कर सकते हैं। मैंने पिवट टेबल पर पूरी किताबें लिखी हैं, इसलिए आज, मैं आपकी पहली पिवट टेबल बनाने के माध्यम से चलना चाहता हूं।
कहें कि आपके पास ग्राहक, उत्पाद, दिनांक, मात्रा राजस्व के साथ 6464 पंक्तियाँ हैं। आप विजेट खरीदने वाले शीर्ष 5 ग्राहकों के लिए राजस्व प्राप्त करना चाहते हैं।
- अपने डेटा सेट में एक सेल का चयन करें
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रिबन के सम्मिलित टैब पर, पिवट तालिका का चयन करें
अपनी धुरी तालिका शुरू करें -
PivotTable संवाद बनाएँ में, मौजूदा वर्कशीट चुनें। अपने डेटा और पिवट टेबल के बीच हमेशा एक खाली कॉलम छोड़ें, इसलिए इस स्थिति में, अपने पिवट टेबल को रखने के लिए जगह के लिए सेल G2 चुनें।
पिवट टेबल बनाने के लिए चयन करें PivotTable फ़ील्ड्स पैनल आपकी स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देता है। पैनल के शीर्ष पर आपके डेटा सेट में फ़ील्ड्स की एक सूची है। तल पर भ्रमित नामों के साथ चार ड्रॉप ज़ोन हैं।
फ़ील्ड को इन ड्रॉप ज़ोन में खींचें - ग्राहक फ़ील्ड को PivotTable फ़ील्ड्स सूची के शीर्ष से खींचें और इसे पंक्तियों के ड्रॉप ज़ोन में छोड़ें।
- PivotTable फ़ील्ड्स सूची के शीर्ष से रेवेन्यू फ़ील्ड खींचें और मान ड्रॉप क्षेत्र में छोड़ें।
- उत्पाद क्षेत्र को फ़िल्टर ड्रॉप ज़ोन पर खींचें।
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H2 में फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन खोलें और विजेट चुनें। इस बिंदु पर, आपको उन ग्राहकों का सारांश दिखाई देगा जिन्होंने विगेट्स खरीदे /
इस सारांश रिपोर्ट को बनाने के लिए सिर्फ 7 कदम - रिबन में दो PivotTable टैब हैं। डिज़ाइन टैब पर जाएं। रिपोर्ट लेआउट चुनें, टैब्यूलर फॉर्म में दिखाएं। यह पंक्ति लेबल से ग्राहक तक G3 में शीर्षक को बदलता है। यदि आप बाद में अधिक पंक्ति फ़ील्ड जोड़ते हैं तो यह पिवट तालिका को भी बेहतर बनाता है।
- G3 में ड्रॉप-डाउन खोलें। मूल्य फ़िल्टर चुनें, शीर्ष दस। शीर्ष 10 फ़िल्टर (ग्राहक) संवाद में, राजस्व के योग द्वारा शीर्ष, 5 आइटम चुनें। ओके पर क्लिक करें।
- पिवट टेबल कभी सही संख्या प्रारूप नहीं चुनते हैं। H4: H9 से सभी राजस्व कोशिकाओं का चयन करें। 2 दशमलव स्थानों के साथ एक मुद्रा प्रारूप असाइन करें।
- यदि आप शीर्ष पर सबसे बड़े ग्राहक के साथ सॉर्ट की गई रिपोर्ट चाहते हैं, तो किसी एक राजस्व सेल को चुनें और डेटा टैब पर सॉर्टिंग अवरोही (ZA) आइकन पर क्लिक करें। यह G3 में ड्रॉप-डाउन खोलने और सॉर्ट Z से A को चुनने के लिए एक शॉर्टकट है।
इस बिंदु पर, आपने मूल प्रश्न हल कर लिया है:
हालाँकि, Pivot Tables को बदलना आसान है। अब जब आपने पहले प्रश्न का उत्तर दे दिया है, तो इनमें से कोई भी प्रयास करें:
- गैजेट्स के लिए शीर्ष ग्राहकों को देखने के लिए विजेट से गैजेट तक एच 1 में ड्रॉपडाउन बदलें।
- उस डेटा को बनाने वाले सभी रिकॉर्ड की सूची देखने के लिए H4 में आय पर डबल-क्लिक करें। रिपोर्ट नई वर्कशीट पर वर्तमान वर्कशीट के बाईं ओर दिखाई देती है।
- शीर्ष 5 ग्राहकों को चार्ट करने के लिए विश्लेषण टैब पर पिवट चार्ट आइकन पर क्लिक करें
ये पिवट टेबल में कुछ ही विकल्प हैं।
मुझे एक्सेल टीम को उनकी पसंदीदा विशेषताओं के लिए पूछना पसंद है। प्रत्येक बुधवार, मैं उनका एक उत्तर साझा करूंगा। आज की टिप एक्सेल प्रोजेक्ट मैनेजर ऐश शर्मा की है।
एक्सेल थॉट्स ऑफ द डे
मैंने अपने एक्सेल के बारे में सलाह के लिए अपने एक्सेल मास्टर दोस्तों से पूछा है। विचार करने के लिए आज का विचार:
"एक्सेल के साथ आप खाना नहीं बना सकते लेकिन आप पिस सकते हैं"
तनजा कुहन
