भरे हुए सेल डाउन करें - एक्सेल टिप्स

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विलय की गई कोशिकाएं आज समस्या हैं, लेकिन ये लंबवत विलय वाली कोशिकाएं हैं। नीचे दिए गए आंकड़े पर एक नज़र डालें। यदि मिडवेस्ट क्षेत्र के लिए 7 पंक्तियाँ हैं, तो मिडवेस्ट शब्द केवल पहली पंक्ति पर दिखाई देता है। कोई तब मर्ज किए गए सेल बनाने के लिए मिडवेस्ट सेल के साथ शेष छह खाली कोशिकाओं को मर्ज कर रहा है जो 7 सेल लंबा है।

विलयनित कोशिकाएँ दुष्ट होती हैं।

यह डेटा भेजने का एक भयानक तरीका है। यदि कोई एक्सेल में कुशल है, तो वे डेटा को सॉर्ट करना चाहते हैं, सबटोटल्स जोड़ सकते हैं, पिवट टेबल का उपयोग कर सकते हैं। मर्ज की गई कोशिकाएं इसे रोकती हैं।

मामलों को बदतर बनाने के लिए, आपको हर दिन मुख्यालय से एक नई फ़ाइल मिल रही है, जैसे कि यह संरचित। मुख्यालय 500 शाखा कार्यालयों को इसी तरह की फाइलें भेज रहा है। सिर्फ एक छोटी चौकी होने के नाते, आपके पास मुख्यालय को समझाने का ज्यादा मौका नहीं है कि यह डेटा भेजने का एक भयानक तरीका है।

आज का आलेख इस बारे में है कि पावर क्वेरी के साथ इस समस्या को जल्दी से कैसे हल किया जाए। Excel में निम्न चरणों की तुलना में Power Query समाधान 9999 के माध्यम से 2 दिनों में आसान होगा:

एक्सेल गुरु हर दिन इन चरणों का सुझाव दे सकते हैं:

  1. A1 के बाईं ओर ऊपर और आयत को चुनकर सभी कक्षों का चयन करें।
  2. होम टैब के संरेखण समूह के निचले दाएं कोने में संवाद लॉन्चर पर क्लिक करें।
  3. इसे अचयनित करने के लिए मर्ज सेल बॉक्स को दो बार क्लिक करें।
  4. स्वरूप कक्ष संवाद को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
  5. स्तंभ A के पीछे से A1 तक का चयन करें।
  6. होम, फाइंड एंड सिलेक्ट, गो टू स्पेशल, ब्लैंक्स, ओके
  7. प्रकार = अपअरो। Ctrl + Enter दबाएं
  8. स्तंभ A के पीछे से A1 तक का चयन करें।
  9. कॉपी करने के लिए Ctrl + C। राइट-क्लिक और पेस्ट वैल्यूज़

लेकिन एक बहुत आसान तरीका है। नया पावर क्वेरी उपकरण Office 365 और Excel 2016 के Windows संस्करणों में बनाया गया है। यदि आपके पास Excel 2010 या Excel 2013 का Windows संस्करण है, तो आप Microsoft से मुफ्त में पावर क्वेरी डाउनलोड कर सकते हैं।

यहाँ पावर क्वेरी के साथ रणनीति है:

  1. एक योजना बनाएं कि आप मुख्यालय के प्रत्येक दिन की कार्यपुस्तिका को उसी नाम से एक ही फ़ोल्डर में सहेज लेंगे।
  2. एक नया रिक्त कार्यपुस्तिका खोलें जो कि मुख्यालय से निर्धारित डेटा को रखेगा।

  3. रिक्त कार्यपुस्तिका में, डेटा, गेट डेटा, फ़ाइल से, कार्यपुस्तिका चुनें।

    पावर क्वेरी प्रक्रिया प्रारंभ करें
  4. फ़ोल्डर से ब्राउज़ करें और चरण # 1 से फ़ाइल करें।

  5. जब पॉवर क्वेरी विंडो खुलती है, तो ध्यान दें कि मर्ज किए गए सेल चले गए हैं। आपके पास पंक्ति 1 में मिडवेस्ट है और फिर छह कोशिकाएं हैं जिनमें "नल" है। रीजन हेडिंग पर क्लिक करके इस कॉलम को चुनें।

    पावर क्वेरी स्वचालित रूप से मर्ज की गई कोशिकाओं को हटा देती है

  6. पावर क्वेरी में, ट्रांसफ़ॉर्म टैब चुनें। भरें, नीचे चुनें। मिडवेस्ट शब्द को पंक्ति 1 से पंक्तियों 2 के माध्यम से 7. के माध्यम से कॉपी किया जाता है। इसी तरह के ट्रांसफॉर्मेशन पूरे डेटा सेट में होते हैं।

    ऊपर से मान के साथ नल कोशिकाओं को भरें

  7. घर, बंद और लोड। पावर क्वेरी बंद हो जाएगी। लगभग 10-20 सेकंड में, मुख्यालय से साफ किया गया डेटा कार्यपुस्तिका में एक नई वर्कशीट में दिखाई देगा।

    Excel में डेटा वापस करें
  8. CleanedDataFromHQ.xlsx जैसे नाम के साथ कार्यपुस्तिका सहेजें।
  9. जब डेटा चुना जाता है, तो आपको दाईं ओर क्वेरी और कनेक्शंस पैनल देखना चाहिए। यदि आपको पैनल नहीं दिखता है, तो डेटा, क्वेरी और कनेक्शन पर जाएं।

  10. क्वेरी और कनेक्शंस पैनल में क्वेरी को राइट-क्लिक करें। गुण चुनें।

    इस क्वेरी के लिए गुण खोलें

  11. "फ़ाइल खोलते समय डेटा रीफ़्रेश करें" चुनें। ओके पर क्लिक करें।

    हर बार जब आप कार्यपुस्तिका खोलते हैं तो चलाने के लिए क्वेरी सेट करें।

आपका वर्कफ़्लो तब बन जाता है: (ए) मुख्यालय से ई-मेल में कार्यपुस्तिका प्राप्त करें। (b) सही नाम के साथ सही फ़ोल्डर में अटैचमेंट को सेव करें। (c) CleanedDataFromHQ.xlsx वर्कबुक खोलें। नया डेटा कार्यपुस्तिका में लोड होगा।

वीडियो देखेंा

वीडियो ट्रांसक्रिप्ट

पॉडकास्ट, एपिसोड 2221 से एक्सेल सीखें: मर्ज किए गए सेल भरें।

अरे, नेटकास्ट में वापस स्वागत है। मैं बिल जेलन हूं, मैं कैलुमेट सिटी में था, एलिजाबेथ दिखाती है और कहती है कि उसे यह फाइल मिलती है- हमारी फाइल, इस फाइल की तरह - हर दिन और यह भयानक है। यहाँ पर कॉलम ए में, यह सिर्फ इतना नहीं है कि वे मिडवेस्ट डालते हैं और खाली जगह छोड़ देते हैं, यह एक विलय सेल है। ठीक है? वे भेज रहे हैं- मुख्यालय इन फाइलों को दुनिया भर के स्थानों पर भेज रहा है, जहां से इन भयावह विलय वाली कोशिकाओं को यहां भेजा जा रहा है। विलयनित कोशिकाएँ दुष्ट होती हैं।

ठीक है, यहाँ कैसे इस से छुटकारा पाने के लिए है। सबसे पहले, मैं राइट-क्लिक, मूव या कॉपी करने जा रहा हूं, एक कॉपी बनाएँ, और इसे नई पुस्तक में ले जाऊंगा। तो हम दिखावा करते हैं कि यह उस कार्यपुस्तिका की तरह है जो एलिजाबेथ को मिल रही है। फ़ाइल, सेव अस, और हर बार एलिजाबेथ को इनमें से एक कार्यपुस्तिका मिलती है, मैं चाहता हूं कि वह इसे ठीक उसी नाम के साथ उसी स्थान पर रखे। ठीक है? बिल्कुल वही नाम - एकदम सही। तो अब हमारे पास बस वो सिंगल फाइल, सिंगल शीट, मैं फाइल करूँगा। और फिर हम एक ब्रांड-नई कार्यपुस्तिका बनाने जा रहे हैं। मैं यहाँ एक नई वर्कशीट डालने जा रहा हूँ और इस नई वर्कशीट को रिपोर्ट कहा जा रहा है। और इस रिक्त स्थान पर, हमारी रिपोर्ट एक कार्यपुस्तिका से डेटा, गेट डेटा, फ़ाइल से फ़ाइल प्राप्त करेगी, उस फ़ाइल को इंगित करेगी जिसे हम इसे सहेजने जा रहे हैं - इसलिए, हर एक समय में एक ही नाम के साथ - आयात पर क्लिक करें , पहली वर्कशीट चुनें,और फिर Edit पर क्लिक करें। ठीक है। सबसे पहले, यह भयानक है - पावर क्वेरी में इस मर्ज सेल बकवास में से कोई भी नहीं होगा, वे तुरंत मर्ज कोशिकाओं को अलग-अलग कोशिकाओं में बदल देते हैं और ये सभी कोशिकाएं शून्य हैं। उस कॉलम को चुनें, यह पहले से ही यहां चुना गया है, और फिर ट्रांसफॉर्म, फिल, फिल डाउन, जैसे, और फिर होम, क्लोज एंड लोड। ठीक है, इसलिए, मेरी कार्यपुस्तिका है।

अब, मुझे लगता है कि कुछ लोगों के यहाँ कुछ अतिरिक्त कॉलम हैं। मुझे राइट-क्लिक करें और हम संपादित करेंगे।

और ऐसा लगता है कि लागत के अधिकार के लिए कुछ भी दूर जाने की जरूरत है। वहाँ कितना अतिरिक्त सामान? राइट-क्लिक करें और उन कॉलमों को निकालें - एकदम सही - बंद करें और लोड करें। ठीक है, अब, काम का प्रवाह बन जाता है, हर बार जब एलिजाबेथ को मुख्यालय से एक नई रिपोर्ट मिलती है, तो वह इसे उसी स्थान पर बचाने के लिए जा रहा है जो विश्वसनीय नाम या जो कुछ भी है - जिसे हम कहते हैं, और फिर इस कार्यपुस्तिका को खोलें, और फिर यहां क्लिक करें ताज़ा करें पर क्लिक करें।

या, यदि हम स्वचालित रूप से काम करना चाहते हैं, तो राइट-क्लिक करें, प्रॉपर्टीज पर जाएं, नीचे आपकी स्क्रीन के बिल्कुल बाहर, और फिर कहें, हर बार जब मैं इस फाइल को खोलता हूं तो डेटा रीफ्रेश हो जाता है। इसलिए हर बार जब मैं इस कार्यपुस्तिका को खोलता हूँ तो यह नई कार्यपुस्तिका से बाहर हो जाएगी जो हमें मुख्यालय से मिली थी, यह उन रिक्त मर्ज किए गए कक्षों को उन मानों से बदल देगी जो वहाँ होने चाहिए, और जीवन बहुत अच्छा है।

पावर क्वेरी मेरी किताब में शामिल है, लेकिन यह केन पल्स और मिगुएल एस्कोबार की इस किताब में भी शामिल है, एम फॉर (डेटा) मोंकी है।

ठीक है, इसलिए, एलिजाबेथ: मैं ऊर्ध्वाधर मर्ज कोशिकाओं से कैसे छुटकारा पा सकता हूं? मेरा मुख्यालय मुझे हर दिन ये फाइलें भेजता रहता है। तो, योजना: हम एक विश्वसनीय नाम के साथ एक विश्वसनीय जगह में कार्यपुस्तिका को बचाने जा रहे हैं; एक खाली रिपोर्टिंग कार्यपुस्तिका, डेटा, गेट डेटा, फ़ाइल, कार्यपुस्तिका से, शीट, BAM निर्दिष्ट करें! मर्ज कोशिकाएं चली गई हैं। मैं उस कॉलम का चयन करता हूं और नीचे भरें, बंद करें और लोड करें; फिर हर बार जब आप एक नई कार्यपुस्तिका प्राप्त करते हैं, तो उस नई कार्यपुस्तिका को उसी विश्वसनीय नाम से विश्वसनीय स्थान पर सहेजें; मैं रिपोर्टिंग कार्यपुस्तिका और रीफ़्रेश खोलता हूं, या हम केवल रिपोर्टिंग कार्यपुस्तिका को स्वचालित रूप से खुले में ताज़ा करने के लिए सेट करते हैं।

आज के वीडियो से कार्यपुस्तिका डाउनलोड करने के लिए YouTube विवरण में URL है।

एलिजाबेथ को कैलमेट सिटी में मेरे सेमिनार में शामिल होने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं, मैं आपको रोककर धन्यवाद देना चाहता हूं। मैं आपको अगली बार एक और नेटकास्ट से देखूंगा।

एक्सेल फ़ाइल डाउनलोड करें

एक्सेल फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए: फिल-मर्ज किए गए सेल-डाउन.एक्सएलएक्स

पावर क्वेरी एक अद्भुत उपकरण है - यह आपको विभिन्न प्रकारों को हल करने की अनुमति देता है

सईद अलिमोहम्मदी

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