इस सप्ताह की एक्सेल समस्या में चेरिल को भेजा गया। एक्सेल दिग्गज इसे बुनियादी के रूप में देखेंगे, लेकिन यह चेरिल के लिए एक मूल्यवान टिप था। चूंकि यह 1999-2000 सीज़न का पहला एक्सेल टिप है, इसलिए हम एक बेसिक के साथ शुरुआत करेंगे।
किसी ने मुझे एक्सेल स्प्रेडशीट दी। क्षेत्र कोड कॉलम एफ में हैं, और एक 7 अंकों का फोन नंबर कॉलम जी में है। मुझे पता है कि टेक्स्ट-टू-कॉलम का उपयोग करते हुए एक कॉलम को कैसे विभाजित किया जाए, लेकिन मैं इन 2 कॉलमों को एक साथ कैसे विलय करूं?
सौभाग्य से, क्षेत्र कोड और टेलीफोन नंबर कभी भी यूएस में 0 से शुरू नहीं होते हैं, इसलिए ऐसे कोई उदाहरण नहीं थे जहां फोन नंबर का अग्रणी शून्य खो गया हो। डेटा के एक त्वरित स्कैन से पता चला कि सभी फोन नंबरों में 7 अंक थे और सभी क्षेत्र कोडों में तीन अंक थे। चेरिल से बात करने के बाद, हम इस बात पर सहमत हुए कि फोन नंबर इस तरह दिखाई देने के लिए सबसे अच्छा प्रारूप होगा: (330) 555-1212
सेल H2 में, हम सूत्र का निर्माण शुरू करेंगे। एक्सेल में ऑपरेटर दो टेक्स्ट फील्ड से जुड़ने का प्रतीक है। कोई भी स्थिरांक जो आप चाहते हैं, दोहरे उद्धरण चिह्नों में शामिल होना चाहिए। तो, प्रमुख कोष्ठक और क्षेत्र कोड प्राप्त करने के लिए, आपको इस तरह एक सूत्र की आवश्यकता है:="("&F2
इसके बाद, क्षेत्र कोड के आसपास एक और संघटक ऑपरेटर और समापन कोष्ठक जोड़ें। ध्यान दें कि एक पेरेंटहैस और उद्धरणों में संलग्न एक स्थान दोनों है।="("&F2&") "
डैश के साथ फोन नंबर प्राप्त करना थोड़ा और मुश्किल होगा। फोन नंबर के सिर्फ पहले तीन अंक प्राप्त करने के लिए LEFT फ़ंक्शन का उपयोग करें। वाक्यविन्यास LEFT (सेल, # वर्णों का) है। इसके बाद, उद्धरणों में एक और संयोजन वर्ण और मध्य डैश जोड़ें।="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
फोन नंबर के 7 वें अंक के माध्यम से 4 प्राप्त करने के लिए, एमआईडी फ़ंक्शन का उपयोग करें। सिंटैक्स MID (सेल, स्टार्ट कैरेक्टर, कैरेक्टर्स की संख्या) है। हम चौथे वर्ण पर शुरू करना चाहते हैं और कुल 4 वर्णों के लिए जारी रखना चाहते हैं। इस प्रकार, अंतिम सूत्र है:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
वाह - जो एक बड़े सूत्र की तरह दिखता है, लेकिन अगर आप इसे तोड़ते हैं और बस एक बार में एक कदम बनाते हैं, तो यह आसान है।
2 और हॉट टिप्स के लिए फॉलो करें। अब आपके पास सेल H2 में सूत्र है, तो आपको इसे सभी कक्षों में कॉपी करने के लिए तेज़ तरीके की आवश्यकता है। एक्सेल में इसके लिए एक शानदार शॉर्टकट है। H2 पर सेलपॉइंटर लगाएं। सेलपॉइंटर बॉक्स के निचले दाएं कोने में एक छोटा वर्ग होता है। अपने माउस के साथ इस वर्ग पर डबल क्लिक करें और फॉर्मूला उतने पंक्तियों में कॉपी हो जाएगा जितना आपके पास कॉलम G में डेटा है।
एक आखिरी महत्वपूर्ण कदम है। यदि आप अब कॉलम F और G को हटा देंगे, तो H के सभी प्यारे फोन नंबर #REF में बदल जाएंगे! आपको कोशिकाओं को एक सूत्र से मूल्यों में बदलने की आवश्यकता है। यहाँ है कि कैसे करना है। उन कोशिकाओं को कॉपी करने के लिए कॉलम H. Hit Ctrl + C (या Edit - Copy) में फ़ोन नंबर वाले सभी कक्षों को हाइलाइट करें। अब, कोशिकाओं को बिना बताए, तुरंत एक संपादित करें - पेस्ट विशेष। मानों के लिए रेडियो बटन पर क्लिक करें और ठीक पर क्लिक करें। सूत्र अब मानों में बदल दिए जाएंगे और आप कॉलम F & G को हटा सकते हैं।
एक्सेल अविश्वसनीय रूप से लचीला है डेटा में हेरफेर करने पर। इस मामले में, चेरिल को डर था कि वह पूरी रात उन क्षेत्र कोडों और फोन नंबरों को फिर से एक सेल में बदल देगी। इस सप्ताह के टिप में सूत्र और चरण आपको लगभग एक मिनट में एक ही कार्य करने की अनुमति देते हैं।
