कभी-कभी, यदि आप वास्तव में किसी सुविधा का नाम जानते हैं, तो यह पता लगाना आसान है कि उस सुविधा को कैसे नियंत्रित किया जाए। लेकिन आज के विषय के साथ, ज्यादातर लोग जो इस "बग" से डगमगाते हैं, उन्हें पता नहीं है कि ऐसा क्यों हो रहा है। वे एक लक्षण की रिपोर्ट करेंगे: "किसी कारण से, हमारे दो कर्मचारी हमारी धुरी तालिकाओं के शीर्ष पर दिखाई देते हैं।" मैं अक्सर अनुमान लगाऊंगा कि कर्मचारी का नाम जून या मई या शायद शुक्रवार भी है।
यहाँ कहानी है: एक्सेल की हर कॉपी चार अंतर्निहित कस्टम सूचियों के साथ शुरू होती है। उन सूचियों में बारह महीने के नाम, सात कार्यदिवस के नाम, बारह महीने के संक्षिप्त नाम और सात सप्ताह के संक्षिप्त दिन शामिल हैं। कस्टम सूचियों का उपयोग अक्सर किसी कार्यपत्रक में शीर्षकों को जोड़ने के लिए भरण हैंडल के साथ संयोजन के रूप में किया जाता है।
लेकिन कस्टम सूचियों के अन्य उपयोग हैं। आप एक कस्टम सूची द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं। सॉर्ट संवाद में, सॉर्ट बाय ड्रॉपडाउन आरोही, अवरोही और कस्टम सूची प्रदान करता है। इसके अलावा - आप एक पिवट टेबल में आइटम के अनुक्रम को नियंत्रित करने के लिए एक कस्टम सूची का उपयोग कर सकते हैं।
क्योंकि कस्टम सूचियाँ उपयोगी हैं, इसलिए कई लोग नई कस्टम सूचियाँ बनाएंगे। एक सूची दो या कम से कम 254 वस्तुओं के रूप में लंबी हो सकती है। आप अपने उत्पाद लाइनों या लागत केंद्रों, या पौधों के स्थानों के लिए कस्टम सूची जोड़ सकते हैं।
उदाहरण के लिए, मेरे पास तीन क्षेत्र नामों के साथ एक कस्टम सूची है: पूर्व, मध्य, पश्चिम। सूची में उस क्रम में आइटम हैं। जब मैं एक धुरी तालिका बनाता हूं, तो धुरी तालिका स्वचालित रूप से पूर्व, मध्य, पश्चिम अनुक्रम में क्षेत्रों को दिखाएगी, भले ही सामान्य अनुक्रम मध्य, पूर्व, पश्चिम होगा।
क्या होता है जब आपकी कंपनी ने एक नया दक्षिण क्षेत्र पेश किया और आप कस्टम सूची को अपडेट नहीं करते हैं? Excel कस्टम सूची से पूर्व, मध्य, पश्चिम का उपयोग करेगा और फिर कस्टम सूची में आइटम नहीं दिखाएगा:
लेकिन आइए दिखाते हैं कि आपने कोई कस्टम सूची नहीं बनाई है। एक्सेल के आपके संस्करण में केवल चार बिल्ट-इन सूचियाँ हैं। अड़तीस शब्द हैं जो उन कस्टम सूचियों में होते हैं। यदि आपके पास पहले नामों के साथ एक डेटा सेट है, और उनमें से कुछ पहले नाम 38 शब्दों की सूची में हैं, तो वे नाम धुरी तालिका के शीर्ष पर क्रमबद्ध होंगे। मुझे नहीं पता कि बहुत से लोग Tue या Thu नाम से हैं। लेकिन मुझे पता है कि जनवरी नाम के बहुत से लोग हैं। समस्या तब होगी जब आपके डेटा में इनमें से कोई नाम शामिल हो: अप्रैल, अप्रैल, अगस्त, अगस्त, दिसंबर, दिसंबर, फरवरी, फरवरी, शुक्रवार, जनवरी, जनवरी, जनवरी, जुलाई, जुलाई, जून, जून, मार्च, मार्च, मई, मई, सोम, सोमवार, नवंबर, नवंबर, अक्टूबर, अक्टूबर, शनिवार, शनिवार, सितंबर, सूर्य, रविवार, गुरु, गुरुवार, मंगल, मंगल, बुधवार और बुधवार।
ध्यान दें
नीचे दिए गए वीडियो की रिकॉर्डिंग के दौरान, मुझे गलती से पता चला कि पिवट टेबल छँटाई विभिन्न सूचियों से आ सकती है। जनवरी के महीने के संक्षिप्त और अप्रैल के महीने के नाम दोनों एंडी जैसे किसी अन्य नाम से पहले सॉर्ट करेंगे। हालाँकि, कोई स्पष्ट नियम नहीं है जिसके लिए कस्टम सूचियाँ पहले क्रमबद्ध होंगी। मैंने एक्सेल टीम पर सैम रेड के साथ भी जाँच की और कई सूचियों से वस्तुओं के मिश्रण को संभालने के लिए कुछ भी परिभाषित नहीं किया गया है। सैम सुझाव देता है कि यदि आप एक धुरी तालिका की छंटाई को नियंत्रित करना चाहते हैं, तो सभी वस्तुओं को एक ही कस्टम सूची में रखें।
तो - आप जन को पिवट टेबल के शीर्ष पर छांटने से कैसे रोकेंगे? आखिरकार, आप उन अंतर्निहित कस्टम सूचियों को हटा नहीं सकते।
- पिवट टेबल पर राइट-क्लिक करें और विकल्प चुनें।
- पिवट टेबल ऑप्शन में, टोटल्स एंड फिल्टर टैब पर जाएं।
- सॉर्ट करते समय उपयोग कस्टम सूचियों के लिए बॉक्स को अचयनित करें।
नोट: यह पहले से मौजूद पिवट टेबल को ठीक नहीं करेगा। पहले से मौजूद एक पिवट टेबल को फिर से सॉर्ट करने के लिए आपको चरण 4 करने की आवश्यकता है। - पिवट तालिका में क्षेत्र ड्रॉपडाउन खोलें। क्रमबद्ध बढ़ते चुनें
यदि आपके पास Office 365 या Excel 2019 है, तो आप इस सुविधा को बंद करने के लिए भविष्य की सभी धुरी तालिकाओं के लिए डिफ़ॉल्ट बदल सकते हैं। फ़ाइल, विकल्प, डेटा, डिफ़ॉल्ट लेआउट संपादित करें पर जाएं। अगले संवाद में, पिवट टेबल विकल्प पर क्लिक करें और ऊपर दिखाए गए फीचर को बंद करें।
वीडियो देखेंा
वीडियो ट्रांसक्रिप्ट
पॉडकास्ट से एक्सेल सीखें, एपिसोड 2211: पिवट टेबल, नो कस्टम सॉर्ट।
अरे, नेटकास्ट में आपका स्वागत है, मैं बिल जेलन हूं। आज का सवाल: मेरे पिवट टेबल्स एक अजीब क्रम में क्यों छंट रहे हैं?
ठीक है, इसलिए हमारे पास यहां कर्मचारियों की एक सूची है, और वे सभी पहले नाम के आधार पर हैं- एडम, अप्रैल, क्लेयर, डेला-- हम एक पिवट टेबल डालें: सम्मिलित करें, PivotTable, OK-- नेम को नीचे रखें। बाएं हाथ की ओर, और बिक्री, किसी कारण से, जनवरी और अप्रैल शीर्ष पर आ रहे हैं, उसके बाद गैरी, ओटो, पॉल, मई, जून और फिर बाकी सभी, वर्णानुक्रम में। यहाँ क्या चल रहा है?
खैर, मुझे पता है कि वास्तव में यहाँ क्या हो रहा है, और बहुत बार मैं इस उद्देश्य पर उपयोग करता हूं। मुझे रीजन डालें, और आप देखेंगे कि यह क्षेत्र दिखाता है: पूर्व, मध्य, पश्चिम। यह पूर्व, मध्य, पश्चिम को क्यों दिखाता है? क्योंकि मैंने एक कस्टम सूची सेट की है: फ़ाइल, विकल्प, उन्नत, नीचे तक सभी तरह स्क्रॉल करें, कस्टम सूची संपादित करें, और देखें? मेरे पास एक सूची है- पूर्व, मध्य, पश्चिम। और यह सूची मुझे इस सूची को भरने के लिए Fill हैंडल का उपयोग करने की अनुमति देती है, यह मुझे डेटा को इस सूची में सॉर्ट करने की अनुमति देता है - आपको डेटा, सॉर्ट में जाना होगा, और फिर तीसरी ड्रॉप-डाउन कस्टम सूची चुनें और, स्वचालित रूप से धुरी सारणी इस सूची में क्रमबद्ध हो जाएंगी यह सुंदर है, है ना? मैं चाहता हूं कि ऐसा हो।
लेकिन, ऐसे मामले में जहां हमारे पास रीजनली के बजाय एम्प्लॉई हैं - और हमारे पास जनवरी, या अप्रैल, या मई, या जून, या बुधवार- नाम के कुछ कर्मचारी हैं और वे लिस्ट में सबसे ऊपर हैं। अब, गैरी, ओटो और पॉल ही क्यों? क्योंकि मैं हर समय नकली डेटा बनाता हूं, और इसलिए मेरे पास एक कस्टम सूची है जो एंडी के साथ शुरू होती है और इसमें 26 नाम हैं, और ऐसा होता है कि गैरी, ओटो और पॉल मेरी सूची में होते हैं। यदि हमारे पास बुधवार या मंगलवार नाम का कोई कर्मचारी होता, तो वे सूची में सबसे ऊपर क्रमबद्ध होते।
हालाँकि, एक चीज़ जो मैं वास्तव में यहाँ नहीं समझा सकता हूँ - और मैं कोशिश करता हूँ और समझता हूँ कि कैसे एक्सेल हर समय काम कर रहा है - लेकिन, इस एक विशेष मामले में, मैं पैटर्न का पता नहीं लगा सकता क्योंकि जनवरी और अप्रैल इस में हैं यहाँ सूची - शीर्ष से चौथी सूची-- और अगर मैंने जनवरी में टाइप किया है और फ़िल हैंडल को पकड़ा और खींचा - या, मान लें कि मैंने जनवरी में टाइप किया और फ़िल हैंडल को पकड़ा और खींचा- यह जा रहा है नीचे के पास एक का उपयोग करें, है ना? तो, अतिरिक्त शब्द "टोटल" वाला यह सूची के शीर्ष के पास एक के बजाय उपयोग होने वाला है। ठीक है, इसलिए जनवरी और अप्रैल इस सूची में हैं, और फिर-- यहाँ, एंडी, यहीं - तो, यहाँ गैरी, और ओटो, और पॉल उस सूची में हैं। लेकिन मई और जून-- ठीक है, मई इस सूची में है, और जून इस सूची में है। सही। तो, यह क्यों 'इस सूची, इस सूची और इस सूची से आइटम को मिलाते हुए - मेरे पास इसके लिए कोई स्पष्टीकरण नहीं है। मुझे उम्मीद है कि यह एक सूची को चुना होगा और उस सूची से सब कुछ इस्तेमाल किया होगा, आप जानते हैं, या कुछ और, सही है? क्यों जनवरी और अप्रैल-- और फिर जून नीचे सभी तरह यहाँ? इससे मुझे कोई मतलब नहीं है।
लेकिन, वैसे भी, यह एपिसोड की बात नहीं है। आपने यह पता लगाने के लिए कि "हमें कस्टम प्रकार के बिना होने वाली धुरी तालिकाएँ कैसे मिलती हैं?" तो, यहां आपको क्या करना है: बस इस पिवट टेबल को बदलने के लिए, राइट-क्लिक करें, पिवोटेबल विकल्पों में जाएं, दूसरे टैब पर जाएं जिसे टोटल्स एंड फिल्टर्स कहा जाता है, और इस बॉक्स को अन-चेक करें "सॉर्ट करते समय कस्टम लिस्ट का उपयोग करें।" अब, वह इसे ठीक नहीं करता है। और, यहां तक कि कर्मचारी को हटाकर और कर्मचारी को वापस रखने से यह ठीक नहीं होता है। आपको यहां इस ड्रॉप-डाउन पर जाना होगा और सॉर्ट ए-टू-जेड कहना होगा, और वह इसे ठीक कर देगा।
लेकिन, क्या होगा अगर आप ऐसा कभी नहीं चाहते हैं, है ना? आपके पास जन नाम का कोई व्यक्ति है, और वे हमेशा सूची के शीर्ष पर छंटनी कर रहे हैं। खैर, आप इसे स्थायी रूप से बंद कर सकते हैं। फ़ाइल, विकल्प, डेटा पर जाएं - अब, यह Office 365 में बिल्कुल नया है, 2017 में साथ आया था - डिफ़ॉल्ट लेआउट संपादित करें। PivotTable विकल्पों में जाएं, Totals and Filters पर जाएं, और अन-चेक करें "सॉर्ट करते समय कस्टम सूचियों का उपयोग करें।" यदि आपके पास यह विकल्प नहीं है, तो ठीक है, यह Office 365 में अपग्रेड करने का समय है। एक्सेल 2016, या एक्सेल 2013, या एक्सेल 2010 के पास वास्तव में कोई कारण नहीं है। आप नवीनतम और सबसे बड़ा संस्करण प्राप्त करना चाहते हैं - हर में नई सुविधाएँ महीना, और वे वास्तव में हमें हर महीने कई बेहतरीन नई सुविधाएँ दे रहे हैं। यह वास्तव में हर तीन साल में एक बार $ 400 का भुगतान करने की तुलना में Office 365 के साथ जाने के लिए सस्ता है। तो, आप जानते हैं, इसके लिए कोई अच्छा कारण नहीं है।
पिवट टेबल्स, कस्टम लिस्ट, सभी मेरी किताब LIVe, सभी समय के 54 सबसे महान एक्सेल टिप्स में शामिल हैं। पुस्तक के बारे में अधिक जानने के लिए शीर्ष दाएं कोने पर स्थित "I" पर क्लिक करें।
ठीक है, आज ही लपेटो: मई या जनवरी पिवट टेबल के शीर्ष पर छंटनी क्यों करता है? ऐसा इसलिए है क्योंकि पिवट टेबल्स किसी भी कस्टम सूचियों के क्रमबद्ध पैटर्न का पालन करते हैं, और उन महीने के नाम या कार्यदिवस के नाम कस्टम सूचियों में हैं। इसलिए, यदि आप जून या मई या बुधवार नाम के लोगों को नियुक्त करते हैं, तो वे पिवट टेबल के शीर्ष पर छंटनी करेंगे। आप अपनी कस्टम सूची कहां देख सकते हैं? फाइल पर जाएं; विकल्प; उन्नत; सभी तरह से नीचे स्क्रॉल करें; कस्टम सूची संपादित करें। लेकिन, हे, पहले चार श्रृंखलाओं वाले, महीने के नाम और सप्ताह के नाम वाले? जिन्हें हटाया नहीं जा सकता। आपको उन्हें संपादित करने की अनुमति नहीं है; उन में बनाया गया है। ठीक है, इसलिए आपका एक समाधान सिर्फ अप्रैल या जून के नाम वाले सभी लोगों को आग लगाने के लिए है, आप पिवट टेबल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और विकल्प चुन सकते हैं; टोटल एंड फिल्टर्स पर जाएं; अनचेक करें "सॉर्ट करते समय कस्टम सूचियों का उपयोग करें।" या,यदि आपके पास Office 365 है, तो इसे हर भावी धुरी तालिका के लिए बंद कर दें - फ़ाइल; विकल्प; डेटा; पिवट टेबल डिफॉल्ट्स; पिवट टेबल ऑप्शन में जाएं और इसे एक बार बंद कर दें। यह भविष्य की सभी सूचियों के लिए बंद रहेगा।
ठीक है, हे, यह कोशिश करने के लिए - आज के वीडियो से कार्यपुस्तिका डाउनलोड करने के लिए - YouTube विवरण में URL पर जाएं।
मैं आपको रोकने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं; मैं आपको अगली बार एक और नेटकास्ट से देखूंगा।
एक्सेल फ़ाइल डाउनलोड करें
एक्सेल फ़ाइल को डाउनलोड करने के लिए: पिवट-टेबल-नो-कस्टम-सॉर्ट। xlsx
एक्सेल थॉट्स ऑफ द डे
मैंने अपने एक्सेल के बारे में सलाह के लिए अपने एक्सेल मास्टर दोस्तों से पूछा है। विचार करने के लिए आज का विचार:
"एक्सेल-लेंट जीवन जीते हैं"
आरीफ अली
