एक्सेल में एक्सेल का उपयोग करना - एक्सेल टिप्स

हर कोई कह रहा है कि Office 2003 में XML सबसे महत्वपूर्ण नई सुविधा है। लेकिन, जब तक आप किसी कंपनी में नहीं होते हैं, जिसमें XML XML के टन होते हैं, तो आप शायद यह समझ नहीं पा रहे हैं कि आप उस कूल डेमो की नकल कैसे कर सकते हैं Microsoft ने Office 2003 लॉन्च के दौरान देखा था। आप में से जो लोग वुडी के समाचार पत्र की सदस्यता लेते हैं, अब आपको पता चलता है कि वुडी एक्सएमएल के स्पष्टीकरण को क्रमबद्ध करने जा रही है, जिससे हमें पूरी कहानी प्राप्त करने के लिए 4 सप्ताह (या अधिक) का इंतजार करना पड़ता है। इसलिए, इससे पहले कि वुडी कभी भी इस बिंदु पर पहुंच सके, मैं एक लंबी टिप के माध्यम से यह बताने जा रहा हूं कि ऑफिस 2003 में XML का पूरा उपयोग कैसे किया जाए।

महान वादा

Microsoft का कहना है कि अब आप डेटा को XML के रूप में संग्रहीत कर सकते हैं और आसानी से डेटा को पुन: प्रयोजन कर सकते हैं। उसी डेटा फ़ाइल को खोलें और यह एक्सेल में एक रास्ता दिखता है, डेटा फ़ाइल खोलें और यह वर्ड में एक और तरीका दिखता है। यह बहुत शक्तिशाली है। हमारे पास यह तथ्य भी है कि चूंकि Office 2003 XML को एक मूल फ़ाइल स्वरूप मानता है, कोई भी प्रोग्रामिंग भाषा वाला कोई भी व्यक्ति XML XML लिख सकता है। यदि आपके पास QBasic या Rexx या कुछ भी है, तो आप अब मक्खी पर XML Excel (ExcelML?) फाइलें बना सकते हैं।

केवल एक्सेल प्रोफेशनल में

अब हमें Office 2003 में एक क्लास सिस्टम का सामना करना पड़ रहा है। इन संस्करणों में पूर्ण XML समर्थन उपलब्ध नहीं है: (इटैलिक्स में कोड्स जहाँ आप प्रत्येक को खरीद सकते हैं: आर = रिटेल, पी = नए कंप्यूटर, वी = वॉल्यूम-लाइसेंसिंग के साथ पूर्वस्थापित , ए = शैक्षणिक लाइसेंसिंग, एस = स्कूल पुनर्विक्रेताओं)।

Microsoft Office लघु व्यवसाय संस्करण 2003 (R, P, V, A)
Microsoft Office मानक संस्करण 2003 (R, V, A, S)
Microsoft Office मूल संस्करण 2003 (P)
Microsoft Office छात्र और शिक्षक संस्करण 2003 (R, S)

पूर्ण XML समर्थन इन संस्करणों में उपलब्ध है:

Microsoft Office व्यावसायिक संस्करण 2003 (R, P, V, A, S)
Microsoft Office व्यावसायिक एंटरप्राइज़ संस्करण 2003 (InfoPath शामिल) (V)
Microsoft Excel 2003 (R) (स्टैंड-अलोन एक्सेल बॉक्स को पेशेवर माना जाता है)

यदि आप Office 2003 के "कम" संस्करणों में से एक के लिए पर्याप्त रूप से बदकिस्मत हैं, तो आपका सबसे सस्ता अपग्रेड पथ एक्सेल के खुदरा बॉक्स संस्करण को खरीदना हो सकता है। जब तक आप कॉर्पोरेट वातावरण में काम नहीं करते हैं, InfoPath (नया टूल जो आपको फ़ॉर्म और XML स्कीमा बनाने देता है) प्राप्त करने का एकमात्र तरीका खुदरा बॉक्स संस्करण खरीदना है।

XML क्या है? क्या यह HTML जैसा है?

नमूना XML डेटा

एक्सएमएल का मतलब एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज है। यदि आपने कभी नोटपैड में एक वेबपेज के "व्यू सोर्स" दृश्य को देखा है, तो आप XML की संरचना से परिचित हैं। जबकि HTML कुछ टैग्स के लिए अनुमति देता है, जैसे TABLE, BODY, TR, TD, XML किसी भी टैग के लिए अनुमति देता है। आप अपने डेटा का वर्णन करने के लिए किसी भी प्रकार का टैग बना सकते हैं। यहाँ कुछ XML डेटा का एक स्क्रीनशॉट है जिसे मैंने नोटपैड में टाइप किया है:

यहाँ XML के बारे में कुछ सरल नियम दिए गए हैं:

डेटा के प्रत्येक बिट को एक समान टैग के साथ शुरू और समाप्त करना होगा: डेटा
टैग नाम केस संवेदी होते हैं। और मान्य टैग नहीं हैं क्योंकि अंतिम टैग में कैपिटलाइज़ेशन शुरू टैग में कैपिटलाइज़ेशन के समान नहीं है।
XML फ़ाइल को रूट टैग के साथ शुरू और समाप्त होना चाहिए। किसी फ़ाइल में केवल एक रूट टैग हो सकता है। ऊपर के उदाहरण में, रूट टैग है।
आपके पास एक खाली टैग हो सकता है - शुरुआत के बजाय टैग के अंत में स्लैश डालें:
यदि आप टैग टैग करते हैं, तो आपको बाहरी टैग को बंद करने से पहले आंतरिक टैग को बंद करना होगा। जबकि HTML इस संरचना को अनुमति देगा, क्लिक करें रद्द करें यह XML में मान्य नहीं है। डेटा काम करेगा, लेकिन डेटाविले नहीं।

वर्णमाला सूप: तीन फ़ाइल प्रकार

एक्सएमएल के साथ काम करते समय हम तीन फाइलों का सामना करेंगे।

.XML ऊपर दिखाई गई डेटा फ़ाइल है
.XSD एक XML स्कीमा परिभाषा है। यह एक महत्वपूर्ण फाइल है। डेटा संबंध यहां परिभाषित किए गए हैं। डेटा सत्यापन यहाँ भी परिभाषित किया गया है। वास्तव में Microsoft डेमो करने के लिए, आपको एक XML स्कीमा फ़ाइल की आवश्यकता है। जबकि कोई भी XML को नोटपैड में टाइप कर सकता है, हमें कुछ भी अच्छा करने के लिए स्कीमा की आवश्यकता होती है। मैं आपको दिखाऊंगा कि नीचे एक कैसे बनाया जाए।
.XSL एक XML स्टाइलशीट भाषा फ़ाइल है - ये आपको डेटा को एक प्रारूप से दूसरे स्वरूप में पुन: प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।

अब तक, सबसे बड़ी बाधा स्कीमा फ़ाइल बनाने का तरीका है। आप एक्सेल में एक XML फ़ाइल खोल सकते हैं लेकिन आप स्कीमा के बिना कोई भी ट्रांसफ़ॉर्म नहीं कर सकते। सौभाग्य से, एक्सेल आपके लिए एक डिफ़ॉल्ट स्कीमा बनाएगा, लेकिन यह स्पष्ट नहीं है कि स्कीमा का उपयोग कैसे किया जाए। चलो कदमों से चलें।

एक खाली नोटपैड खोलें। इस डेटा को नीचे से कॉपी करें और नोटपैड में पेस्ट करें। फ़ाइल को test.xml के रूप में सहेजें।
```
 ABC Co 123 Main Salem OH 44460 12345 100 10.50 YXZ Co 234 State Akron OH 44313 23456 10 20.50 
```
Excel में, फ़ाइल - ओपन का उपयोग करें। यदि "प्रकार की फ़ाइलें:" बॉक्स सभी Microsoft Excel फ़ाइलों पर सेट है, तो आपको test.xml दिखाई देगा। Open पर क्लिक करें।
आपको पहले ओपन XML डायलॉग बॉक्स के साथ प्रस्तुत किया गया है। बाद में, हम शक्तिशाली XML स्रोत कार्य फलक का उपयोग करना चाहेंगे, लेकिन हम ऐसा तब तक नहीं कर सकते जब तक हमारे पास एक मान्य स्कीमा न हो। अभी के लिए, XML सूची के रूप में खोलना चुनें।

XML डायलॉग बॉक्स खोलें
अगला - हमें सूचना बॉक्स मिलता है कि XML में स्कीमा नहीं है। यह एक शानदार संदेश है - क्योंकि Microsoft अब मक्खी पर आपके लिए एक स्कीमा बनाने जा रहा है।

स्कीमा चेतावनी संदेश
यहाँ एक्सेल में हमारा डेटा है। यह बहुत अच्छा है। वे भयानक नए Excel 2003 सूची सुविधा (सामान्य शॉर्टकट: Ctrl + L) को चालू करते हैं। सूची सुविधा चालू होने के साथ, हमारे पास प्रत्येक कॉलम पर ऑटोफ़िल्टर और नया डेटा जोड़ने के लिए एक एक्सेस-जैसी तारांकन पंक्ति है।

एक्सेल वर्कशीट में XML डेटा
अब - यहाँ अनिर्दिष्ट चाल है। हमें इस कूल ट्रिक को दिखाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट के एक्सेल एक्सएमएल गुरु चाड रोथशिलर को टोपी की एक टिप। Visual Basic Editor को Alt + F11 से शुरू करें। Visual Basic Editor में, तत्काल फलक खोलने के लिए Ctrl + G दबाएं। तत्काल फलक में, टाइप करें:
```
Print ActiveWorkbook.XmlMaps(1).Schemas(1).Xml
```
VBE में तत्काल विंडो
# 4 में संदेश याद है? Microsoft ने हमारे लिए मक्खी पर एक स्कीमा बनाने की पेशकश की। ऊपर दिया गया यह थोड़ा कोड स्कीमा को प्रिंट करेगा। दर्ज करें पर क्लिक करें और स्कीमा तत्काल फलक में प्रिंट होगा।

तत्काल फलक में स्कीमा
एक खाली नोटपैड खोलें, तत्काल विंडो से डेटा कॉपी करें और खाली नोटपैड में पेस्ट करें। अब आप हमारे सरल डेटासेट के लिए पूरा स्कीमा देख सकते हैं।

स्कीमा फ़ाइल सहेजें
अब आप नोटपैड फ़ाइल को TodaysOrders.xsd के रूप में सहेज सकते हैं
Excel में वापस जाएं और परीक्षण डेटासेट बंद करें।
Excel से, फिर से test.xml खोलें। इस बार, इंगित करें कि आप XML स्रोत कार्य फलक का उपयोग करना चाहते हैं और फिर स्कीमा सूचना बॉक्स में ठीक पर क्लिक करें।

XML सोर्स का ओपनिंग ऑप्शन चुनें
अब आपको एक खाली वर्कशीट मिल जाती है, लेकिन XML स्रोत फलक सभी उपलब्ध फ़ील्डों की दाईं ओर सूचीबद्ध होता है।

XML स्रोत फलक
कार्य फलक में प्रत्येक तत्व का एक नमूना देखने के लिए विकल्प ड्रॉपडाउन चुनें और पूर्वावलोकन डेटा चुनें।

टास्क पेन में डेटा का पूर्वावलोकन करें
अपनी रिक्त स्प्रेडशीट में एक अच्छी तरह से स्वरूपित शीर्षक जोड़ें। विक्रय आदेश तत्व को खींचें और सेल B6 में छोड़ दें।

डेटा तत्व खींचें और छोड़ें
यदि आप सूची टूलबार नहीं देखते हैं, तो टूलबार दिखाने के लिए View - Toolbars - सूची चुनें।
टूलबार से, रीफ़्रेश XML डेटा का चयन करें

XML डेटा बटन को ताज़ा करें
नमूना XML डेटा जिसे हमने ऊपर टाइप किया था, उसे स्प्रेडशीट में जोड़ा गया है।

वर्क्सशीट पर XML डेटा का परिणाम
कार्यपुस्तिका को एक नियमित एक्सेल फ़ाइल के रूप में सहेजें, जिसे शायद ऑर्डररीपोर्ट.एक्सएल कहा जाता है

रिफ्रेशिंग डेटा डेली

यदि आप अपने सिस्टम को Test.XML के लिए हर दिन दैनिक ऑर्डर लिखना शुरू कर सकते हैं, तो आप सभी तैयार हैं। OpenReport.xls खोलें, XML डेटा ताज़ा करें, और आपके पास प्रत्येक दिन अपने XML आदेशों की एक अच्छी तरह से स्वरूपित रिपोर्ट होगी। यह बहुत शक्तिशाली है - मैंने एक बार प्रारूपण सेट किया है, प्रत्येक दिन फ़ाइल खोलें, ताज़ा करें पर क्लिक करें और मेरे पास XML सेट से डेटा के साथ एक अच्छी तरह से स्वरूपित रिपोर्ट है।

XML डेटा दैनिक रीफ़्रेश करें

XML डेटा बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग करना

क्या हम नए XML डेटा बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं? अब हमारे पास एक स्कीमा परिभाषित है, हाँ हम कर सकते हैं! हमारी मौजूदा स्प्रेडशीट में, हम अपने टेलीफोन ऑर्डर लेने वालों को दिन भर में एक्सेल फाइल में नया डेटा जोड़ सकते हैं। दिन के अंत में, फ़ाइल - बचत का उपयोग करें। सहेजना चुनें इस प्रकार है: XML डेटा।

XML डेटा के रूप में सहेजें

पुष्टि करें कि किस मानचित्र का उपयोग करना है:

XML डायलॉग बॉक्स निर्यात करें

Word में डेटा का पुन: उपयोग करना

अब हमने एक स्कीमा और डेटा बनाया है, चलो Microsoft Word 2003 में डेटा खोलें। Word 2003 में TestAsData.xml खोलने के बाद, हमें Word में डिफ़ॉल्ट डेटा दृश्य मिलता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में XML डेटा फ़ाइल खोलें

आप इस दस्तावेज़ को प्रारूपित कर सकते हैं:

प्रारूप दस्तावेज़

फ़ील्ड बंद करने के लिए Ctrl + Shift + X दबाएं:

वर्ड में XML फील्ड्स को टॉगल करें

डेटा का पुन: उपयोग करने के लिए XSL व्यूज़ का उपयोग करना

ड्रैग एंड ड्रॉप का उपयोग करने वाला उपरोक्त उदाहरण वास्तव में एक ट्रांसफॉर्मर नहीं बनाता है। यदि आप ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल बनाते हैं, तो आप आसानी से वर्ड में XML डेटा को अलग-अलग दृश्यों में बदल सकते हैं। यह वह जगह है जहाँ वास्तविक शक्ति आती है। इससे पहले कि मैं आपको अपने स्वयं के परिवर्तन बनाने का तरीका दिखाऊं, चलो चलें कि कैसे Microsoft ने Office 2003 रोलआउट में डेमो सेट किया।

Word 2003 की अपनी प्रतिलिपि पर इसे आज़माने के लिए, XML नमूना पैकेज डाउनलोड करें। ज़िप फ़ाइल में शामिल हैं:

एक XML फ़ाइल: SampleMemo.xml
एक स्कीमा: Memo.xsd
तीन ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल्स: सुरुचिपूर्ण। Xsl, professional.xsl, समकालीन। xsl

इन चरणों का पालन करें:

बूट वर्ड 2003
मेनू से, टूल्स - टेम्प्लेट और ऐड-इन्स चुनें …

टेम्प्लेट और ऐड-इन्स
XML स्कीमा टैब पर क्लिक करें और स्कीमा जोड़ें …

XML स्कीमा टैब
जहाँ आपने नमूना फ़ाइलों को अनज़िप किया है, वहां नेविगेट करें। Memo.xsd चुनें और Open पर क्लिक करें।

एक स्कीमा जोड़ने के लिए XSD फ़ाइल का चयन करना
स्कीमा सेटिंग्स संवाद में, स्कीमा को उपनाम बॉक्स में एक अनुकूल नाम दें। शायद "मेमो" जैसा कुछ। ओके पर क्लिक करें।

स्कीमा में एक उपनाम जोड़ें
इस बिंदु पर, वर्ड अब मेमो स्कीमा से अवगत है। इसके बाद हमें वर्ड 2003 को ट्रांसफॉर्म के बारे में जागरूक करना होगा। ध्यान दें कि Microsoft इन "समाधान" को कॉल करता है।
आपको अभी भी टेम्प्लेट और ऐड-इन्स डायलॉग पर होना चाहिए। स्कीमा लाइब्रेरी पर क्लिक करें …

स्कीमा लाइब्रेरी
स्कीमा लाइब्रेरी संवाद में, शीर्ष सूची बॉक्स में मेमो का चयन करें। यह "समाधान जोड़ें …" के लिए संवाद के निचले भाग में बटन को सक्षम करेगा।
समाधान जोड़ें बटन पर क्लिक करें।

समाधान जोड़ना
अपने .xsl फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर पर नेविगेट करें। Contemporary.xsl चुनें और ओपन पर क्लिक करें।

ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल चुनें
समाधान सेटिंग संवाद में, ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल को "समकालीन" जैसे एक अनुकूल नाम दें। ओके पर क्लिक करें।

परिवर्तन फ़ाइल के लिए उपनाम
Elegant.xsl और Professional.xsl को जोड़ने के लिए 10 से 8 चरणों को दोहराएं। स्कीमा लिबरी को बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें। टेम्पलेट और ऐड-इन को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।

स्कीमा लाइब्रेरी को अंतिम रूप दें
Microsoft डेमो में, इन सभी 11 चरणों को पर्दे के पीछे किया गया था। जनता अंदर चली गई और हम देखते रहे जैसे उन्होंने हमें ये कदम दिखाए हैं।
हम Word में SampleMemo.xml खोलने जा रहे हैं। यहाँ इस फ़ाइल का नोटपैड दृश्य है। यह बिना किसी स्वरूपण के सादा XML डेटा है।

XML डेटा फ़ाइल सामग्री का नमूना
Word से, SampleMemo.xml खोलें। दृश्यों के पीछे, Microsoft XML फ़ाइल को यह पता लगाने के लिए स्कैन करता है कि यह मेमो स्कीमा का उपयोग कर डेटा है। यह स्कीमा लाइब्रेरी में दिखता है कि "मेमो" स्कीमा पर कोई मेल है या नहीं। जब वहाँ है, तो यह हमारे द्वारा जोड़े गए सभी XSL समाधानों को ढूंढता है। चूंकि हमारे पास तीन हैं, वर्ड प्रदर्शित करने के लिए एक का चयन करता है, फिर हमें XML दस्तावेज़ कार्य फलक में अन्य लोगों को प्रदान करता है। यह बहुत ही अद्भुत है।

यहाँ XML डेटा दृश्य फलक है:

XML डेटा दृश्य फलक
यहां डेटा का डिफ़ॉल्ट दृश्य है (यह एलिगेंट xsl का उपयोग कर रहा है)।

डेटा का डिफ़ॉल्ट दृश्य
डेटा ओनली पर क्लिक करें और आपको फॉर्मेटिंग के बिना सिर्फ डेटा मिलता है।

डेटा केवल दृश्य
समकालीन पर क्लिक करें, और कुछ सेकंड बाद, आपके पास डेटा का एक बिल्कुल अलग स्वरूप है:

डेटा का स्वरूपित दृश्य
आप Ctrl + Shift + X के साथ बैंगनी XML टैग दिखा / छिपा सकते हैं।

XML टैग दिखाएँ / छिपाएँ

अपनी खुद की XSL ट्रांसफ़ॉर्म फाइल्स बनाना

मैं शक्ति को देख सकता हूं। लेकिन अब तक, हमने केवल किसी और के डेटा के लिए डाउनलोड की गई XSL फाइल का उपयोग किया है। हमें वास्तव में अपने खुद के डेटा के लिए एक XSL फाइल बनाने का तरीका चाहिए। फिर, यदि आप एक कंपनी के लिए काम करते हैं जो XML- रिच है, तो शायद किसी के पास पहले से ही ये ट्रांसफ़ॉर्म सेट अप हैं। हालांकि, यदि आप XML सामान की कोशिश करने वाले अपनी कंपनी के पहले व्यक्ति हैं, तो आपको अपनी खुद की ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल्स स्थापित करने के अपेक्षाकृत दर्दनाक कार्य से गुजरना होगा।

यहाँ हम यह कैसे करने जा रहे हैं। सबसे पहले, मैं वर्ड में एक फैंसी दस्तावेज़ बनाने जा रहा हूं जो दिखाता है कि मैं एक्सएमएल डेटा कैसे प्रदर्शित करना चाहता हूं। मैं आसानी से ढूंढने वाले प्लेसहोल्डर्स में रखूंगा, जहां मैं चाहता हूं कि एक्सएमएल फील्ड्स जाएं। मैं इस दस्तावेज़ को Word XML के रूप में सहेजूंगा। फिर, नोटपैड का उपयोग करते हुए, मैं दस्तावेज़ को संपादित करने जा रहा हूं, कुछ एक्सएसएल कोड में पेस्ट कर रहा हूं, और फ़ाइल को बचा सकता हूं। यह एक कस्टम XSL ट्रांसफ़ॉर्म फ़ाइल बनाना चाहिए।

Word में, एक अच्छी तरह से स्वरूपित नमूना बनाएँ। नीचे, मैंने एक आदेश पुष्टिकरण बनाया है। इसमें एक लोगो, परिचयात्मक पाठ, XML फ़ाइल से फ़ील्ड और समापन पाठ है। मैंने विभिन्न फोंट और रंगों का उपयोग किया है। खेतों को उजागर करने के लिए *** का उपयोग करने का सम्मेलन मुझे मेरी मदद करने के लिए है जैसा कि मैं नोटपैड में वर्ड एक्सएमएल फ़ाइल के माध्यम से देखता हूं।

वर्ड में टेम्प्लेट
मैं इस फ़ाइल को Word XML के रूप में सहेजूंगा।

Word XML के रूप में सहेजा जा रहा है
मैं दो नोटपैड विंडो खोलूंगा। एक में Sales Order.xml है और दूसरे में एक मौजूदा सुरुचिपूर्ण .xsl ट्रैफ़ॉर्म कोड है। (करने के लिए जारी)।