पिवट टेबल्स की शक्ति - TechTV लेख

वे वापस आ गए!!!!

TechTV कनाडा पर कॉल फॉर हेल्प टीवी शो की वापसी होना बहुत अच्छा है। ये एपिसोड 31 पर मेरी उपस्थिति से मेरे शो नोट्स हैं।

25 वीं वर्षगांठ

2004 में आविष्कार की 25 वीं वर्षगांठ है जिसने दुनिया को बदल दिया - इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट। 1978 में वापस, एक स्प्रेडशीट में हरे रंग का लेजर पेपर, एक यांत्रिक पेंसिल और एक इरेज़र शामिल था।

ऊपर दिए गए चित्र में, अगर आपको पता चला कि एक नंबर गलत था, तो आपको नीचे दिए गए सभी नंबरों को लाल रंग में हाइलाइट करना होगा।

1979 में, दो लोगों ने सब कुछ बदल दिया। 1978 में, डान ब्रिकलिन नामक एक एमआईटी छात्र ने नीचे की तरफ माउस बॉल के साथ एक कैलकुलेटर की कल्पना की। उसने सोचा कि पिछली प्रविष्टियों के माध्यम से वापस स्क्रॉल करने, एक नंबर बदलने और भविष्य की सभी गणनाओं को अपडेट करने में सक्षम होना अच्छा होगा। बॉब फ्रैंकस्टन के साथ मिलकर, उन्होंने दुनिया की पहली इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट विकसित की। 1979 के अक्टूबर में, उन्होंने Apple IIe के लिए एक VISIble CALCulator जारी किया और इसे VisiCalc कहा। यहाँ VisiCalc का स्क्रीन शॉट है

VisiCalc से पहले, व्यक्तिगत कंप्यूटर खरीदने के लिए कोई बाध्यकारी कारण नहीं था। क्या माइक्रोचेस खेलने के लिए हजारों डॉलर खर्च करने वाली कंपनियां थीं? VisiCalc को चलाने के लिए VisiCalc ने शाब्दिक रूप से पूरे PC उद्योग को चला दिया, क्योंकि कई कंपनियों ने एक PC खरीदा। डान ब्रिकलिन और बॉब फ्रैंकस्टन इंक पत्रिका के कवर पर उतरे। वह बाईं तरफ बॉब और दाईं ओर डैन है।

आज, यदि आप DanBricklin.com पर जाते हैं, तो आप VisiCalc की एक कार्यशील प्रति डाउनलोड कर सकते हैं जो विंडोज के लिए डॉस बॉक्स में चलेगी। उल्लेखनीय रूप से, पूरा कार्यक्रम केवल 28K है।

पिवट तालिकाएं

25 साल में चीजें बहुत आगे बढ़ चुकी हैं। आज, Microsoft Excel बहुत शक्तिशाली है। एक्सेल में सबसे शक्तिशाली विशेषता एक धुरी तालिका है। ये मूल रूप से 80 के दशक के मध्य में पेश किए गए थे जब लोटस इंप्रूव बाहर आया था।

Excel में अच्छी तरह से बने डेटा के साथ शुरू करें

आपके डेटा में पूरी तरह से रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं होने चाहिए। प्रत्येक स्तंभ के ऊपर एक अद्वितीय शीर्षक होना चाहिए। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हेडिंग दो या तीन पंक्तियों के बजाय एक ही पंक्ति में हैं। मेरा नमूना डेटा चालान डेटा की कई सौ पंक्तियाँ हैं।
डेटासेट में एकल कक्ष का चयन करें।

मेनू से, डेटा> पिवट टेबल और पिवट चार्ट रिपोर्ट चुनें।
पिवट टेबल विज़ार्ड चरण 1 में, सभी डिफ़ॉल्ट को स्वीकार करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।
अब आपके पास अपनी वर्कबुक में एक नई वर्कशीट होगी। आपके डेटासेट में उपलब्ध सभी फ़ील्ड धुरी तालिका फ़ील्ड सूची में दिखाई देती हैं।
मान लीजिए कि आपका प्रबंधक क्षेत्र और उत्पाद द्वारा राजस्व की एक रिपोर्ट चाहता है। क्षेत्र सूची से फ़ील्ड फ़ील्ड खींचें और इसे पंक्ति फ़ील्ड यहाँ अनुभाग में छोड़ें। ध्यान दें कि जब माउस सही स्थान पर होता है, तो माउस पॉइंटर को पिवट टेबल के बाईं ओर नीली पट्टी दिखाने के लिए बदल जाएगा।
इसके बाद, उत्पाद सूची को फ़ील्ड सूची से खींचें और कॉलम फ़ील्ड यहाँ अनुभाग में छोड़ दें। निम्नानुसार छवि में, ध्यान दें कि कैसे माउसपाइंटर का नीला भाग ऊपर से 2 वें आयत में है।
इसके बाद, राजस्व सूची को फ़ील्ड सूची से खींचें और डेटा आइटम अनुभाग में छोड़ दें। माउसपाइंटर का नीला भाग वर्कशीट के मुख्य क्षेत्र में है।
आपकी पिवट टेबल रिपोर्ट पूरी हो गई है। आपने अपने प्रबंधक के लिए एक छोटी सी रिपोर्ट में डेटा की सैकड़ों पंक्तियों को बहुत जल्दी संक्षेप में प्रस्तुत किया है।
यदि आपका प्रबंधक मेरा जैसा है, तो वह यह देखेगा और कहेगा कि यह लगभग सही है। क्या आप इसे फिर से आकार देने वाले उत्पादों और क्षेत्रों के शीर्ष पर फिर से कर सकते हैं? यह वह जगह है जहाँ धुरी तालिका उत्कृष्ट है।

आप रिपोर्ट को बदलने के लिए बस ग्रे फील्ड हेडिंग को एक नए स्थान पर खींच सकते हैं।
2 सेकंड में, आपने प्रबंधक के अनुरोध को पूरा करने के लिए रिपोर्ट बदल दी है।
यदि प्रबंधक एक अलग दृश्य चाहता है, तो उत्पाद फ़ील्ड को फ़ील्ड सूची पर वापस खींचें और दिनांक फ़ील्ड के साथ बदलें।

मैजिक डेट

ऊपर की छवि में, आपके पास दिन में एक रिपोर्ट है। मैनपावरिंग प्लांट के बाहर, बहुत से लोगों को दिन में डेटा देखने की जरूरत नहीं है। अधिकांश महीने के हिसाब से सारांश चाहते हैं। यहां दैनिक रिपोर्ट को मासिक रिपोर्ट में बदलने का गुप्त तरीका है। सबसे पहले, दिनांक फ़ील्ड टैब पर राइट-क्लिक करें। समूह और विस्तार दिखाएँ और फिर समूह चुनें।
समूहीकरण संवाद में, महीनों, तिमाहियों और वर्षों को चुनें। ओके पर क्लिक करें।

अब आपने अपनी रिपोर्ट को दैनिक रिपोर्ट से मासिक रिपोर्ट में बदल दिया है।

शीर्ष 10 ग्राहक

फ़ील्ड सूची से उन्हें वापस खींचकर दिनांक फ़ील्ड को पिवट तालिका से निकालें। जैसे ही आइकन एक लाल एक्स में बदलता है आप क्षेत्र को हटाने के लिए माउस बटन जारी कर सकते हैं।
ग्राहक क्षेत्र को पिवट टेबल पर खींचें ताकि आपके पास सभी ग्राहकों की रिपोर्ट हो। यदि आप उपराष्ट्रपति के लिए एक रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं, तो वह ग्राहकों की पूरी सूची की परवाह नहीं कर सकता है। वह शायद शीर्ष 10 या शीर्ष 5 ग्राहकों को देखना चाहता है। शुरू करने के लिए, ग्रे ग्राहक फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें। फ़ील्ड सेटिंग्स चुनें।
फ़ील्ड सेटिंग्स संवाद पर, उन्नत पर क्लिक करें (किसी को कभी भी इसे कैसे ढूंढना चाहिए था ???)।
पिवट टेबल फील्ड एडवांस्ड ऑप्शन डायलॉग के दाईं ओर टॉप 10 ऑटोशो फीचर है। ऑन के लिए रेडियो बटन चुनें। यदि आप चाहें, तो शीर्ष 5 या 15 को दिखाने के लिए बदलें।
मैंने शो में इसका उल्लेख नहीं किया, लेकिन आप इस संवाद में परिणाम को क्रमबद्ध कर सकते हैं। बाईं ओर, अवरोही का चयन करें और फिर राजस्व का योग।
इस डायलॉग को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें। फ़ील्ड सेटिंग्स संवाद को बंद करने के लिए फिर से ठीक क्लिक करें। परिणाम उच्च-से-कम, शीर्ष ग्राहकों की एक रिपोर्ट है।

AutoFormat का उपयोग करना

यदि आप एक पिवट तालिका को प्रारूपित करने का प्रयास करते हैं और फिर उसे पिवट करते हैं, तो आपका स्वरूपण खो सकता है। पिवट टेबल टूलबार एक विशेष ऑटोफ़ॉर्मट बटन प्रदान करता है। दिखाए गए अनुसार इस बटन को चुनें
अब आपके पास अपनी रिपोर्ट के लिए 22 पूर्व-निर्मित प्रारूप हैं। उन सभी को देखने के लिए स्क्रॉलबार का उपयोग करें। एक दिलचस्प प्रारूप चुनें और ठीक चुनें।
परिणामी रिपोर्ट को स्वरूपित किया जाता है और एक नई रिपोर्ट में धुरी के बाद भी स्वरूपण को बनाए रखेगा।