यह टिप स्प्रिंगफील्ड, मिसौरी में मेरे दोस्त डेरेक फ्रेली की है। मैं स्प्रिंगफील्ड में एक सेमिनार कर रहा था, और मैं अपनी पसंदीदा सबटोटल ट्रिक्स दिखा रहा था।
आप में से जिन लोगों ने उप-योगों का कभी उपयोग नहीं किया है, उनके लिए यहां बताया गया है कि उन्हें कैसे स्थापित किया जाए।
यह सुनिश्चित करके शुरू करें कि आपका डेटा सॉर्ट किया गया है। नीचे दिए गए डेटा को स्तंभ C में ग्राहकों द्वारा क्रमबद्ध किया गया है।
डेटा टैब से, सबटोटल्स चुनें। सबटोटल डायलॉग बॉक्स हमेशा सबसे बाएं कॉलम द्वारा सबटोटल करना चाहता है। ड्रॉपडाउन में प्रत्येक परिवर्तन पर खोलें और ग्राहक चुनें। सुनिश्चित करें कि उपयोग फ़ंक्शन बॉक्स Sum पर सेट है। सभी संख्यात्मक क्षेत्र चुनें, जैसा कि यहाँ दिखाया गया है।
जब आप OK पर क्लिक करते हैं, तो Excel ग्राहकों के प्रत्येक समूह के नीचे एक सबटोटल सम्मिलित करता है। लेकिन, इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह कॉलम A के बाईं ओर Group और Outline बटन जोड़ता है।
जब आप # 2 समूह और रूपरेखा बटन पर क्लिक करते हैं, तो विस्तार पंक्तियों को छिपाया जाता है, और आपको केवल उप-पंक्तियों और भव्य कुल के साथ छोड़ दिया जाता है। यह एक विस्तृत डेटा सेट का एक सुंदर सारांश है। बेशक, इस बिंदु पर, ग्राहक अल्फाबेटिक अनुक्रम में दिखाई देते हैं। स्प्रिंगफील्ड के डेरेक ने मुझे दिखाया कि जब डेटा # 2 दृश्य में ढह जाता है, तो आप किसी भी कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं। नीचे दिए गए आंकड़े में, एक राजस्व कॉलम सेल चुना गया है, और आप ZA सॉर्ट बटन पर क्लिक करने वाले हैं।
शीर्ष ग्राहक, वैग मोर डॉग स्टोर, डेटा सेट के शीर्ष पर आता है। लेकिन यह पंक्ति में नहीं आता है। छिपी हुई पंक्तियों के पीछे, एक्सेल ने वास्तव में रिकॉर्ड का एक हिस्सा छांटा। सभी वैग अधिक विस्तार पंक्तियों के साथ सबटोटल पंक्ति के साथ चले गए।
यदि आप # 3 दृश्य पर वापस जाते हैं, तो आप उप-पंक्ति के साथ आए विवरण रिकॉर्ड देखेंगे। एक्सेल ने विवरण रिकॉर्ड को पुनर्व्यवस्थित नहीं किया; वे अपने मूल क्रम में बने रहते हैं।
मेरे लिए, यह दो मोर्चों पर आश्चर्यजनक है। सबसे पहले, मैं चकित हूं कि एक्सेल इसे सही ढंग से संभालता है। दूसरा, यह आश्चर्यजनक है कि कोई भी कभी भी यह कोशिश करेगा। किसने सोचा होगा कि एक्सेल इसे सही तरीके से हैंडल करेगा? जाहिर है, स्प्रिंगफील्ड से डेरेक।
