यदि आप थोड़ी देर के लिए एक्सेल टिप्स पढ़ रहे हैं, तो आपको हमेशा ऐसा व्यक्ति मिला है जो एक्सेल INDOOKUP के बजाय एक्सेल INDEX () और MATCH () फ़ंक्शन का उपयोग करने की बात करता है। खुद के लिए बोलना, कोशिश करना और दो नए कार्यों को एक साथ मास्टर करना हमेशा बहुत कठिन था। लेकिन, यह एक अच्छी चाल है। मुझे पाँच मिनट दीजिए और मैं इसे सरल अंग्रेजी में समझाने की कोशिश करूँगा।
VLOOKUP की 30 सेकंड की समीक्षा
कहते हैं कि आपके पास कर्मचारी रिकॉर्ड की एक तालिका है। पहला कॉलम एक कर्मचारी संख्या है, और शेष कॉलम कर्मचारी के बारे में विभिन्न डेटा हैं। जब भी आपके पास कार्यपत्रक में एक कर्मचारी संख्या होती है, तो आप कर्मचारी के बारे में विशिष्ट डेटा वापस करने के लिए VLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं। वाक्य-विन्यास VLOOKUP (मान, डेटा श्रेणी, कॉल सं।, FALSE) है। यह एक्सेल से कहता है, "डेटा रेंज पर जाएं। डेटा रेंज के पहले कॉलम में एक पंक्ति खोजें (मान)। उस पंक्ति से (कॉल नं।) वें मान लौटें। एक बार जब आप इसे लटका लेते हैं। यह बहुत सरल और शक्तिशाली है।
समस्या
एक दिन, आपके पास एक ऐसी स्थिति है जहां आपके पास कर्मचारी का नाम है, लेकिन कर्मचारी संख्या की आवश्यकता है। निम्नलिखित छवि में, आपके पास A10 में एक नाम है और B10 में कर्मचारी संख्या खोजने की आवश्यकता है।
जब कुंजी फ़ील्ड उस डेटा के दाईं ओर होती है जिसे आप पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, तो VLOOKUP काम नहीं करेगा। यदि केवल VLOOKUP कॉलम नंबर के रूप में -1 को स्वीकार करेगा, तो कोई समस्या नहीं होगी। लेकिन, यह नहीं है। एक सामान्य समाधान अस्थायी रूप से एक नया कॉलम A डालना है, नए कॉलम A में नामों के कॉलम की प्रतिलिपि बनाएँ, VLOOKUP, पेस्ट स्पेशल वैल्यू के साथ पॉप्युलेट करें, फिर अस्थायी कॉलम A. डिलीट करें। Excel के प्रोसीज़ शायद अपनी नींद में यह मूव कर सकते हैं।
मैं आपको सुझाव देने जा रहा हूं कि आप चुनौती लें और इस एकल चरण विधि का उपयोग करने का प्रयास करें। हां, आपको कुछ हफ्तों के लिए अपनी दीवार पर सूत्र से निपटना होगा, लेकिन आपने बहुत समय पहले VLOOKUP के साथ भी ऐसा किया था, है ना?
मुझे लगता है कि इसका कारण इतना कठिन है कि आप दो कार्यों का उपयोग कर रहे हैं, जिन्हें आपने पहले शायद कभी इस्तेमाल नहीं किया है। तो, मैं इसे दो टुकड़ों में तोड़ दूंगा।
सबसे पहले, INDEX () फ़ंक्शन है। यह एक भयानक रूप से नामित फ़ंक्शन है। जब कोई "इंडेक्स" कहता है, तो यह मेरे दिमाग में कुछ भी नहीं आता है जो इस फ़ंक्शन के समान है। सूचकांक में तीन तर्कों की आवश्यकता होती है।
=INDEX(data range, row number, column number)
अंग्रेजी में, एक्सेल डेटा रेंज में जाता है और आपको (पंक्ति संख्या) वें पंक्ति और (कॉलम संख्या) वें कॉलम के प्रतिच्छेदन में मान लौटाता है। अरे, इसके बारे में सोचो - यह बहुत आसान है, है ना? =INDEX($A$2:$C$6,4,2)आपको B5 में मान देगा।
INDEX () को हमारी समस्या पर लागू करते हुए, आप समझ सकते हैं कि सीमा से कर्मचारी संख्या वापस करने के लिए, आप इसका उपयोग करेंगे =INDEX($A$2:$A$6,?,1):। दरअसल, इसका यह टुकड़ा इतना तुच्छ लगता है कि यह बेकार लगता है। लेकिन, जब आप प्रश्न चिह्न को MATCH () फ़ंक्शन से बदलते हैं, तो आपके पास समाधान है।
यहाँ वाक्य रचना है:
=MATCH(Value, Single-column data range, FALSE)
यह एक्सेल को बताता है, "डेटा रेंज खोजें और मुझे सापेक्ष पंक्ति संख्या बताएं जहां आपको डेटा (डेटा) के लिए एक मैच मिलता है। इसलिए, यह जानने के लिए कि A10 में किस पंक्ति में कर्मचारी है, आप उपयोग करेंगे =MATCH(A10,$B$2:$B$6,FALSE)। हां, यह सूचकांक की तुलना में अधिक जटिल है। , लेकिन यह VLOOKUP पेशेवरों की गली में सही होना चाहिए। यदि A10 में "मिलर, बॉब" शामिल है, तो यह MATCH वापस आ जाएगा कि वह B2: B6 रेंज की तीसरी पंक्ति में है।
वहाँ यह है - MATCH () फ़ंक्शन इंडेक्स फ़ंक्शन को बताता है कि आपको किस पंक्ति में देखना है - आप कर रहे हैं। इंडेक्स फ़ंक्शन को लें, हमारे प्रश्न चिह्न को MATCH फ़ंक्शन के साथ बदलें, और आप अब VLOOKUPs के बराबर कर सकते हैं जब कुंजी फ़ील्ड बाएं कॉलम में नहीं है। यहाँ का उपयोग करने के लिए समारोह है:
=INDEX($A$2:$A$6,MATCH(A10,$B$2:$B$6,FALSE),1)
मेरी दीवार पर चिपचिपा नोट वास्तव में इसे दो लाइनों के रूप में दिखाता है। पहले मैंने MATCH () के लिए स्पष्टीकरण लिखा था। उसके नीचे मैंने INDEX () के लिए स्पष्टीकरण लिखा था। फिर मैंने दोनों के बीच एक फ़नल आकार दिया, जिससे संकेत मिलता है कि MATCH () फ़ंक्शन INDEX के 2 तर्क में गिरता है () फ़ंक्शन।
पहले कुछ बार मुझे इनमें से एक करना था, मुझे बस एक नए अस्थायी कॉलम ए को वहां पर स्लैम करने के लिए लुभाया गया था, लेकिन इसे इस तरह से करने के दर्द से गुजरा। यह तेज है, और कम हेरफेर की आवश्यकता है। तो, अगली बार जब आप चाहें कि आप VLOOKUP फ़ंक्शन में एक नकारात्मक संख्या डाल सकते हैं, तो अपनी समस्याओं को हल करने के लिए INDEX और MATCH के इस अजीब संयोजन का प्रयास करें।
