यह टिप पिछले सप्ताह के एक्सेल टिप का विस्तार है। किसी श्रेणी से रिक्त कक्षों का चयन करने के लिए आप गो टू स्पेशल कमांड का उपयोग कर सकते हैं। यह एक धुरी तालिका में डेटा को साफ करने के लिए महान एक्सेल तकनीक है।
पिवट टेबल अद्भुत उपकरण हैं। लेकिन क्या होगा यदि आपकी पिवट टेबल आपके डेटा जोड़तोड़ में सिर्फ एक मध्यवर्ती कदम है और आप पिवट टेबल में सारांशित डेटा का आगे उपयोग करना चाहते हैं? मैं विरासत मेनफ़्रेम प्रणाली से नियमित रूप से 5000 पंक्तियों का डेटा प्राप्त करता था। इस डेटा में उत्पाद, माह, क्षेत्र, स्थिति और मात्रा के लिए कॉलम हैं। मुझे महीने के शीर्ष, उत्पाद, क्षेत्र और स्थिति में पंक्तियों के नीचे जाने के साथ एक धुरी तालिका में डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता थी। पिवट टेबल इसे एक तस्वीर बनाते हैं।
वहां से, मुझे पिवट टेबल से डेटा लेने और एक्सेस पर आयात करने की आवश्यकता थी। जैसा कि आप देख सकते हैं, डिफ़ॉल्ट पिवट तालिका इसके लिए उपयुक्त नहीं है। एक्सेल एक रूपरेखा शैली का उपयोग करता है ताकि प्रत्येक क्षेत्र केवल एक बार दिखाई दे, जिसमें रिक्त कक्ष इस क्षेत्र सबटोटल तक का पालन करें। बिना डेटा के डेटा सेक्शन में सेल संख्यात्मक के बजाय रिक्त होते हैं। मुझे डेटा में सबटोटल्स भी नहीं चाहिए।
Excel 97 में शुरू, इस व्यवहार को नियंत्रित करने के लिए धुरी तालिका के लिए विकल्प हैं।
पिवट टेबल लेआउट संवाद में, क्षेत्र के लिए फ़ील्ड नाम पर डबल क्लिक करें। सबटोटल्स अनुभाग में, "कोई नहीं" के लिए रेडियो बटन पर क्लिक करें। इससे अवांछित उप योगों से छुटकारा मिलेगा।
एक्सेल 2000 में, विकल्प बटन आपको एक संवाद में ले जाएगा जहां आप "खाली कोशिकाओं के लिए, दिखा सकते हैं:" निर्दिष्ट कर सकते हैं और एक शून्य में भर सकते हैं ताकि आपके पास रिक्त कक्षों से भरी तालिका न हो।
पिवट टेबल को और अधिक हेरफेर करने के लिए, आपको इसे पिवट टेबल नहीं बनाना होगा। यदि आप एक पिवट टेबल में सेल की कोशिश करते हैं और बदलते हैं, तो एक्सेल आपको बताएगा कि आप पिवट टेबल का हिस्सा नहीं बदल सकते। पिवट टेबल से केवल मानों में बदलने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- सेल पॉइंटर को पिवट टेबल के बाहर ले जाएं।
- यदि पंक्ति 1 पर धुरी तालिका शुरू होती है, तो एक नई पंक्ति 1 डालें।
- नई रिक्त पंक्ति 1 में हाइलाइटिंग शुरू करें और संपूर्ण पिवट टेबल का चयन करने के लिए नीचे खींचें।
- इस रेंज को कॉपी करने के लिए Ctrl + C (या एडिट - कॉपी) करें।
- उसी क्षेत्र के साथ, संपादित करें - चिपकाएँ विशेष - मान - केवल स्थिर मूल्य पर धुरी तालिका को बदलने के लिए ठीक है।
लेकिन यहां इस सप्ताह के लिए वास्तविक टिप है। जेनिफर लिखती हैं
मैं लगातार पिवट टेबल विकल्प का उपयोग करने की समस्या में चला गया हूं, ताकि डेटा के रिएम्स को संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सके, लेकिन यह पंक्ति श्रेणी में प्रत्येक परिवर्तन के नीचे की पंक्तियों में नहीं भरता है। क्या आप जानते हैं कि श्रेणी में प्रत्येक परिवर्तन के नीचे पिवट टेबल कैसे भरें? मुझे हर कोड को नीचे खींचने और कॉपी करने के लिए किया गया है ताकि मैं अधिक पिवट टेबल या सॉर्टिंग कर सकूं। मैंने विकल्प तालिका को बदलने की कोशिश की है, कोई फायदा नहीं हुआ।
इसका उत्तर सीखना आसान नहीं है। यह सहज नहीं है। लेकिन, यदि आप उन कोशिकाओं को नीचे खींचने से नफरत करते हैं, तो आपको इस प्रक्रिया को सीखने में समय लगेगा! साथ पालन करें - यह लंबा और खींचा हुआ लगता है, लेकिन यह वास्तव में काम करता है। एक बार जब आप इसे प्राप्त करते हैं, तो आप इसे 20 सेकंड में कर सकते हैं।
वास्तव में यहां 2 या 3 नई युक्तियां हैं। मान लीजिए कि आपके बाईं ओर 2 कॉलम हैं, जो आउटलाइन प्रारूप में हैं, जिन्हें भरने की आवश्यकता है। सेल A3 से हाईलाइट सेल B999 तक (या आपके डेटा की अंतिम पंक्ति जो भी हो)।
ट्रिक # 1। उस श्रेणी के सभी रिक्त कक्षों का चयन करना।
Ctrl + G मारो, alt = "" + S + K और फिर दर्ज करें। हुह?
Ctrl + G GoTo डायलॉग लाता है
Alt + S संवाद बॉक्स से "विशेष" बटन उठाएगा
गोटो-स्पेशल डायलॉग एक बहुत ही कमाल की चीज़ है जिसके बारे में कम ही लोग जानते हैं। "K" को "रिक्त" लेने के लिए मारो। एंटर दबाएं या ओके पर क्लिक करें और अब आपने पिवट टेबल आउटलाइन कॉलम में सभी रिक्त कक्षों को चुना होगा। ये सभी कोशिकाएं हैं जिन्हें आप भरना चाहते हैं।
ट्रिक # 2 ऐसा करते समय स्क्रीन न देखें - यह बहुत डरावना और भ्रामक है।
बराबर की मार। ऊपर तीर मारो। Ctrl दबाए रखें और हिट दर्ज करें। हिटिंग बराबर होती है और ऊपर वाला तीर कहता है, "मैं चाहता हूं कि यह सेल मेरे ऊपर की सेल की तरह हो।" जब आप हिट मारते हैं तो Ctrl दबाकर रखने का कहना है, "प्रत्येक चयनित सेल में यही फॉर्मूला दर्ज करें, जो कि ट्रिक # 1 के लिए धन्यवाद उन सभी रिक्त कक्षों की है, जिन्हें हम भरना चाहते थे।
ट्रिक # ३। जो जेनिफर पहले से ही जानती है, लेकिन यहां पूर्णता के लिए है।
अब आपको उन सभी फ़ार्मुलों को मूल्यों में बदलने की आवश्यकता है। A3 के सभी कक्षों का चयन करें: B999 फिर से, केवल रिक्त स्थान नहीं। इस श्रेणी को कॉपी करने के लिए Ctrl + C दबाएं। Hit alt = "" + E फिर sv (दर्ज करें)। , विशेष सूत्रों को चिपकाएँ।
ता- दा! आप एक दोपहर को फिर से एक धुरी तालिका में कॉलम हेडिंग को मैन्युअल रूप से खींचने में कभी भी खर्च नहीं करेंगे।
