Excel में एक फ़ोल्डर में सभी फ़ाइलों की सूची पावर क्वेरी का उपयोग करना - एक्सेल टिप्स

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आज का प्रश्न: मार्सिया को एक एक्सेल स्प्रेडशीट में एक फ़ोल्डर से सभी टैक्स इनवॉइस पीडीएफ फाइलों की एक सूची प्राप्त करने की आवश्यकता है। यदि आप Windows 2016 पर एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं तो नए गेट एंड ट्रांसफॉर्म डेटा टूल का उपयोग करना आसान है।

यदि आपके पास Windows के लिए Excel 2010 या Excel 2013 है, तो आपको Microsoft से नि: शुल्क पॉवर क्वेरी ऐड-इन डाउनलोड करना होगा। अपने पसंदीदा खोज इंजन पर जाएं और वर्तमान लिंक को खोजने के लिए "पावर क्वेरी डाउनलोड करें" टाइप करें। (Microsoft हर तिमाही में URL बदलना पसंद करता है और जब मेरा लिंक पुराना हो जाता है, तो मेरा भयानक वेब आदमी नफरत करता है, इसलिए मैं यहां लिंक डालने का प्रयास करने वाला नहीं हूं।)

नीचे दिया गया वीडियो आपको संपूर्ण चरण दिखाएगा, लेकिन यहां अवलोकन है:

रिक्त कार्यपत्रक से प्रारंभ करें
डेटा, डेटा, फ़ाइल से, फ़ोल्डर से प्राप्त करें
फ़ोल्डर में ब्राउज़ करें
लोड के बजाय संपादन पर क्लिक करें
फ़ाइल प्रकार पर फ़िल्टर ड्रॉपडाउन खोलें और ऐसी कोई भी चीज़ निकालें जो PDF नहीं है
फ़ोल्डर पर फ़िल्टर खोलें और किसी भी कचरा सबफ़ोल्डर को हटा दें
केवल फ़ाइल नाम और फ़ोल्डर रखें - प्रत्येक कॉलम शीर्षक को राइट-क्लिक करें और निकालें चुनें
फाइल हेडिंग के बाईं ओर फोल्डर हेडिंग खींचें। यह मर्ज को काम करने की अनुमति देता है।
दोनों कॉलम चुनें। एक शीर्षक पर क्लिक करें। Shift + दूसरी हेडिंग पर क्लिक करें।
कॉलम जोड़ें, कॉलम जोड़ें, कॉलम के लिए एक नया नाम टाइप करें। ओके पर क्लिक करें।
नए कॉलम के लिए शीर्षक को राइट-क्लिक करें और अन्य कॉलम निकालें
घर, बंद और लोड
अद्भुत हिस्सा … आप बाद में क्वेरी को ताज़ा कर सकते हैं। क्वेरी और कनेक्शंस पैनल में रिफ्रेश आइकन पर क्लिक करें।

जबकि पावर क्वेरी आश्चर्यजनक रूप से शक्तिशाली है, यह मेरे पसंदीदा कार्यों में से एक है। मैं अक्सर एक फ़ोल्डर में प्रत्येक फ़ाइल पर VBA मैक्रो चलाना चाहता हूं। एक फ़ोल्डर में सभी पीडीएफ की सूची प्राप्त करना एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु है।

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पॉडकास्ट से एक्सेल सीखें, प्रकरण 2181 - एक्सेल में सूची फ़ोल्डर फ़ाइलें!

अरे, नेटकास्ट में वापस स्वागत है, मैं बिल जेलन हूं। आज का सवाल है, किसी के पास फ़ोल्डर में टैक्स इनवॉइस पीडीएफ फाइलों की एक सूची है, और उन्हें एक्सेल में उन सभी फ़ाइल नामों की सूची प्राप्त करने की आवश्यकता है। ठीक है, और ऐसा करने का एक तरीका उन सभी को टाइप करना है, या विंडोज एक्सप्लोरर से कॉपी और पेस्ट करना है, लेकिन एक महान उपकरण है जो इसे हल कर सकता है। और मेरा पहला सवाल था "आपके पास एक्सेल का कौन सा संस्करण है?" क्योंकि यदि आपके पास एक्सेल 2016 है, तो वे "गेट एंड ट्रांसफॉर्म डेटा" नामक इस अद्भुत नई कार्यक्षमता के लिए जा रहे हैं! अब, Office 365 में, यह बाईं ओर है, मुझे लगता है कि Excel 2016 के मूल संस्करण में यह तीसरे समूह में था, ठीक है, इसलिए बस Get & Transform की तलाश करें। यदि आप Windows के लिए Excel 2010 या Excel 2013 में हैं, तो आप पावर क्वेरी डाउनलोड कर सकते हैं और इस सटीक सामग्री के साथ आपका अपना टैब होगा।

अब इस फ़ोल्डर पर एक नज़र डालते हैं, ठीक है, मैंने अभी कुछ नकली डेटा के साथ एक नकली फ़ोल्डर बनाया है। आप देखेंगे कि इस फ़ोल्डर और PDF में Excel फाइलें हैं, मैं केवल PDF चाहता हूं, और कुछ सबफ़ोल्डर भी हैं, मुझे ये PDF नहीं चाहिए, मुझे केवल मुख्य फ़ोल्डर में PDF चाहिए। इसलिए C: Budgets, मैं उसे कॉपी करने जा रहा हूं, और फिर एक्सेल में वापस आऊंगा, और हम यह कहने जा रहे हैं कि हम एक संपूर्ण फ़ोल्डर से डेटा प्राप्त करना चाहते हैं, इस तरह से, और फिर वहां फ़ोल्डर पथ टाइप करें, या ब्राउज़ बटन का उपयोग करें, या तो एक। और जब आपको यह पहली स्क्रीन मिलती है, तो आप निश्चित रूप से संपादित करना चाहते हैं, और अब हम पावर क्वेरी संपादक में हैं।

ठीक है, इसलिए यहां मेरा लक्ष्य, मुझे सामग्री की आवश्यकता नहीं है, इसलिए मैं राइट-क्लिक करने जा रहा हूं और कह रहा हूं कि कॉलम निकालें। मेरी फ़ाइलों की सूची है, मैं केवल पीडीएफ फाइलें चाहता हूं, इसलिए यदि कोई ऐसी चीज है जो पीडीएफ नहीं है, तो मुझे केवल पीडीएफ चाहिए, ठीक क्लिक करें, मैं देख सकता हूं कि यह सिर्फ पीडीएफ फाइलें है। आह, और फिर यहाँ देखो, देखो, अब वे सिर्फ मूल फ़ोल्डर से चीजों में खींच रहे हैं, और कचरा फ़ोल्डर से, इसलिए मैं इसे खोलता हूं, और मैं सब कुछ अनचेक करता हूं जो मूल फ़ोल्डर नहीं है। ठीक है, इसलिए अब मेरे पास एक छोटी सी सूची है, और यह सूची है, आप जानते हैं कि क्या है, 9 रिकॉर्ड्स, लेकिन वास्तविक जीवन में मुझे यकीन है कि उनके पास शायद है, आप जानते हैं, इनमें से दर्जनों या सैकड़ों। ठीक है, मुझे अब किसी अन्य सामान की आवश्यकता नहीं है, इसलिए मैं उन कॉलमों को राइट-क्लिक और हटा सकता हूं।

ठीक है, अब मुझे वास्तव में यहाँ क्या चाहिए मुझे फ़ोल्डर पथ और फ़ाइल नाम एक साथ चाहिए। ठीक है, इसलिए मैं FolderPath लेने जा रहा हूं और इसे बाईं ओर खींचें और इसे वहां छोड़ दूं, और फिर यहां जादू का कदम: नियमित एक्सेल में हमें इसके लिए कॉन्सेप्टेशन करना होगा, लेकिन मैं क्या करने जा रहा हूं, मैं स्तंभों को मर्ज करने जा रहा है। तो मैं कॉलम जोड़ने जा रहा हूं, और मर्ज कॉलम, सेपरेटर का कोई भी नहीं जा रहा हूं, नए कॉलम का नाम फ़ाइलनाम कहा जा रहा है, और ठीक पर क्लिक करें, ठीक है, इसलिए हमारे पास फ़ोल्डर का नाम, स्लैश और फ़ाइल का नाम है , उसके जैसा। अब, यह वास्तव में केवल एक चीज है जिसकी हमें आवश्यकता है, इसलिए मैं राइट-क्लिक करने जा रहा हूं और कहूंगा कि अन्य कॉलम निकालें, और फिर अंत में होम, क्लोज और लोड करें, और हमें अपने डेटा के साथ एक ब्रांड की नई शीट मिलेगी। अब ठीक है, यह एक तालिका के रूप में आता है, और इसलिए मैं इसे कॉपी करने जा रहा हूं, Ctrl + C,और फिर यहाँ पर आया जहाँ मैं वास्तव में यहाँ डेटा चाहता था, और विशेष मूल्य चिपकाएँ, ठीक पर क्लिक करें। अब यह कोई तालिका नहीं है, यह सिर्फ मेरा शुद्ध डेटा है, जैसे कि, और अब, यहां इस बारे में बहुत सुंदर बात है।

तो हम इसे एक बार सेट करते हैं, और वाह, जिसे सेट करने में 3 मिनट से भी कम समय लगता है, लेकिन चलो उस बजट फ़ोल्डर में वापस आते हैं, और चलो कुछ सामान इधर-उधर करते हैं। चलो इनमें से एक कचरा रिकॉर्ड लेते हैं, और हम इसे मुख्य फ़ोल्डर में कॉपी करेंगे, Ctrl + V, ठीक है, इसलिए अब यहां अधिक सामान है, 9. के बजाय 10 पीडीएफ फाइलें हैं। यदि मैं यहां उस जगह पर आया हूं जहां क्वेरी है, तो और स्क्रीन के दाईं ओर, क्वेरीज़ और कनेक्शंस में, आपको इसे व्यापक बनाना पड़ सकता है, मैंने पहले से ही मेरा व्यापक बना दिया है, आप हमारे बजट को 9 पंक्तियों के साथ लोड करके देखेंगे। मैं यहाँ थोड़ा ताज़ा करें आइकन पर क्लिक करने जा रहा हूँ, और बहुत तेज़ी से बजट में अब 10 पंक्तियाँ भरी हुई हैं। तो यह नए रिकॉर्ड उठा रहा है, आप इसे एक बार सेट करते हैं, और फिर आप नए डेटा प्राप्त करने के लिए बस ताज़ा कर पाएंगे।

वैसे यह पॉडकास्ट में वह बिंदु है जहां मैं आमतौर पर आपसे मेरी पुस्तक खरीदने के लिए कहता हूं, लेकिन आज मैं आपसे केन पल्स और मिगुएल एस्कोबार की पुस्तक "एम फॉर (डाटा) मोनके" खरीदने के लिए कहने जा रहा हूं। एक अद्भुत पुस्तक जो आपको पावर क्वेरी या गेट एंड ट्रांसफ़ॉर्म डेटा का उपयोग करने के बारे में सिखाएगी, जो कुछ मैंने पावर क्वेरी के बारे में सीखा है जो मैंने इस पुस्तक से सीखा है।

ठीक है, इस एपिसोड से रैप करें: हमारा लक्ष्य है कि एक्सेल में फ़ाइल नाम की सूची कैसे आयात करें, यदि आपके पास एक्सेल 2016 है, तो आप नए गेट एंड ट्रांसफॉर्म डेटा का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास 2016 नहीं है, लेकिन आपके पास विंडोज के तहत चलने वाले एक्सेल का वास्तविक संस्करण है, तो आप एक्सेल 2010 या एक्सेल 2013 के लिए मुफ्त पॉवर क्वेरी ऐड-इन डाउनलोड कर सकते हैं। यह आपके एंड्रॉइड फोन पर काम नहीं करने वाला है, या आपका iPad, या आपका iPhone, या सरफेस RT, या आपका Mac, दाईं ओर, यह केवल Excel के विंडोज संस्करणों के लिए है। इसलिए हम खाली वर्कशीट, डेटा, गेट डेटा, फाइल, फोल्डर से शुरू करने जा रहे हैं, फ़ोल्डर का नाम या ब्राउज़ दर्ज करें, लोड के बजाय संपादन पर क्लिक करना सुनिश्चित करें। और फिर फ़िल्टर पर, किसी भी चीज़ से छुटकारा पाने के लिए फ़ाइल प्रकार पर फ़िल्टर करें जो कि पीडीएफ नहीं है, सभी कचरा उप-फ़ोल्डर से छुटकारा पाने के लिए फ़ोल्डर नाम पर फ़िल्टर करें। केवल फ़ाइल नाम और फ़ोल्डर रखें,इसलिए उन अन्य लोगों पर राइट-क्लिक करें और निकालें कॉलम को कहें, फिर फ़ोल्डर हेडिंग को फ़ाइल के बाईं ओर खींचें, जो मर्ज को काम करने की अनुमति देता है। दोनों कॉलम का चयन करें, फिर कॉलम जोड़ें टैब पर मर्ज कॉलम चुनें, एक नया नाम लिखें, ठीक पर क्लिक करें, और उस नए कॉलम पर राइट-क्लिक करें और अन्य कॉलम, होम, क्लोज और लोड निकालें और यह आपको आपकी सूची देगा। अद्भुत हिस्सा, आप क्वेरी और कनेक्शंस में इस रीफ़्रेश आइकन का उपयोग करके बाद में क्वेरी को ताज़ा कर सकते हैं।आप क्वेरी और कनेक्शंस में इस रीफ़्रेश आइकन का उपयोग करके बाद में क्वेरी को ताज़ा कर सकते हैं।आप क्वेरी और कनेक्शंस में इस रीफ़्रेश आइकन का उपयोग करके बाद में क्वेरी को ताज़ा कर सकते हैं।

खैर, मैं आपको रोकने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं, हम आपको अगली बार एक और नेटकास्ट से देखेंगे!