मैं उस दिन टेलीफोन पर स्टीव से बात कर रहा था जब मैं इस टिप के लिए विचार के साथ आया था। स्टीव के पास एक्सेल में मासिक बिक्री के आंकड़ों की एक तालिका थी। क्योंकि दो उत्पाद लाइनों का विलय कर दिया गया था, स्टीव को उत्पाद डी से बिक्री के आंकड़ों में उत्पाद सी के लिए बिक्री के आंकड़ों में सभी को जोड़ने की जरूरत थी। जैसा कि मैंने फोन पर सुना, स्टीव ने हम सब क्या किया: उन्होंने एक खाली एक्सेल पंक्ति डाली, दर्ज किया कोशिकाओं को योग करने के लिए एक Excel सूत्र, फिर उत्पाद C के लिए मूल आंकड़ों के शीर्ष पर परिणाम को चिपकाने के लिए पेस्ट-विशेष-मूल्यों का उपयोग किया, फिर पुराने उत्पाद डी और अस्थायी रिक्त पंक्ति को हटा दिया। एक तेज तरीका है - पेस्ट स्पेशल वैल्यू के बजाय पेस्ट स्पेशल ऐड का उपयोग करना।
यदि आप लोटस 1-2-3 के दिनों से स्प्रैडशीट के साथ काम कर रहे हैं, तो आप जानते हैं कि फॉर्म्युले के साथ / रेंज वैल्यू सेल कैसे करें ताकि फॉर्मूलों से मानों में प्रविष्टियाँ बदल सकें। जैसा कि आपने एक्सेल में संक्रमण किया है, एक्सेल ने हमें उसी चीज़ को पूरा करने के लिए एडिट> पेस्ट स्पेशल> वैल्यूज़ का उपयोग करना सिखाया। एक नई विधि सीखने के बारे में बड़बड़ाने के बाद, हम सभी ने जल्दी से "पेस्ट स्पेशल वैल्यूज़" (यदि आप असली कीबोर्ड नट हैं, तो आपने ऑल्ट-एसवी शॉर्टकट याद किया) का उपयोग करना शुरू कर दिया और हमारे जीवन के साथ आगे बढ़ गए।
ऐसे किसी व्यक्ति के लिए जो पेस्ट स्पेशल वैल्यूज़ का उपयोग करना नहीं जानता है: एक्सेल में टेक्स्ट से जुड़ें।
यहां इस सप्ताह की टिप दी गई है: क्या आपने कभी पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स को देखा है और आश्चर्यचकित हैं कि उन सभी अन्य विकल्पों में से वास्तव में क्या करते हैं?
आइए पेस्टस्पेशल संवाद बॉक्स के "ऑपरेशन" अनुभाग को देखें। "जोड़ें" विकल्प के साथ, आप कोशिकाओं की एक आयताकार सीमा को उजागर कर सकते हैं, उन्हें क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए Edit> Copy का उपयोग करें, फिर Edit> Paste Special> का उपयोग करके उन मानों को किसी अन्य श्रेणी की कोशिकाओं में जोड़ें। इससे स्टीव का कार्य बहुत सरल हो जाएगा।
आइए स्टीव के उदाहरण पर एक नज़र डालें। वह आइटम सी से प्रत्येक महीने की बिक्री के आंकड़े आइटम सी के लिए इसी महीने जोड़ना चाहता है। पहले, स्टीव बी 4: एम 4 और हिट एडिट> कॉपी को उजागर करेगा।
इसके बाद वह सेल बी 3 को उजागर करेगा, एडिट> पेस्ट स्पेशल चुनें और पेस्ट स्पेशल डायलॉग के ऑपरेशन सेक्शन से ऐड चुनें।
ठीक पर क्लिक करें, और एक्सेल क्लिपबोर्ड से आइटम सी के लिए मौजूदा मूल्यों में कोशिकाओं को जोड़ देगा।
स्टीव अब आइटम डी को हटा सकता है और अपने रास्ते पर जारी रख सकता है। यह विधि एक पंक्ति सम्मिलित करने, सूत्र में प्रवेश करने, सूत्रों को मूल्यों में बदलने और मूल आंकड़ों पर चिपकाने की तुलना में जल्दी और कम त्रुटि वाली है। यह बहुत जल्दी नहीं है, लेकिन हर बिट मदद करता है।
पेस्ट विशेष का उपयोग कई प्रकार की कोशिकाओं के लिए एक मूल्य लागू करने के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 1000 कोशिकाएं हैं जो सभी नकारात्मक हैं और आपको सकारात्मक होने के लिए उन्हें बदलने की आवश्यकता है:
- एक अस्थायी सेल ढूंढें और उस सेल में मान के रूप में -1 दर्ज करें
- अस्थायी सेल की प्रतिलिपि बनाएँ
- अपने 1000 सेल रेंज को हाइलाइट करें
- नकारात्मक 1 द्वारा उन सभी 1000 कोशिकाओं को गुणा करने के लिए संपादित करें> विशेष पेस्ट का उपयोग करें।
तो, अगली बार जब आप गणना करने के लिए एक अस्थायी पंक्ति सम्मिलित करने के बारे में खुद को पाते हैं, तो अपने जीवन को आसान बनाने के लिए पेस्ट स्पेशल डायलॉग में पाए गए इन अन्य विकल्पों को आज़माएं।
