कारोलिनास के एक ग्राहक स्टीव ने यह सवाल पूछा कि इस टिप को किसने आगे बढ़ाया। बाहरी क्षेत्र से आयात किए गए डेटा के लिए दिनांक फ़ील्ड होना आम है। एक साधारण पद्धति है जिसमें एक पिवट टेबल के साथ दिनांक क्षेत्र को सप्ताह, महीने, तिमाही या वर्षों में परिवर्तित किया जाता है।
पिवट टेबल एक्सेल की वास्तव में एक अद्भुत विशेषता है। यदि आप पिवट टेबल बनाने के तरीके से परिचित नहीं हैं, तो एक्सेल पिवट टेबल एडवांस्ड ट्रिक्स की समीक्षा करें।
मैं अक्सर पिवट टेबल का उपयोग करता हूं, और अभी हाल ही में पिवट टेबल में विश्लेषण के लिए महीनों या वर्षों में स्वचालित रूप से समूह की तारीखों की खोज की।
सामान्य पिवट टेबल विजार्ड का उपयोग करते हुए, बाईं ओर दिखाए गए डेटा और नीचे दिखाए गए पिवट टेबल को बनाने के लिए यह काफी सीधा है। इस मूल धुरी तालिकाओं में पक्ष नीचे की ओर जाने वाले क्षेत्र हैं, जो शीर्ष पर जा रहे हैं।
एक्सेल 95 के दिनों में वापस, यदि आप महीनों के साथ दैनिक तिथियों को बदलना चाहते हैं, तो आपको दिन () फ़ंक्शन के साथ अपने स्रोत डेटा में एक नया कॉलम सम्मिलित करना होगा। एक्सेल के आज के संस्करण में, एक आसान तरीका है।
शुरू करने के लिए, अपनी धुरी तालिका में दिनांक फ़ील्ड पर राइट क्लिक करें। पॉप-अप मेनू से, समूह और रूपरेखा चुनें, फिर समूह चुनें …
ध्यान दें कि यह विकल्प केवल धुरी तालिका की पंक्ति या स्तंभ अनुभाग में फ़ील्ड के लिए उपलब्ध है। यदि आप पिवट टेबल के पेज सेक्शन में किसी फील्ड को ग्रुप करना चाहते हैं, तो आपको पहले उसे कॉलम में नीचे खींचना होगा, उसे ग्रुप में डालना होगा, फिर उसे पेज सेक्शन तक वापस खींचना होगा।
Excel 7 डिफ़ॉल्ट समूहीकरण स्तर प्रदान करता है। आप इनमें से एक या अधिक का चयन कर सकते हैं समूहीकरण संवाद बॉक्स से। यदि आप एकल समूहिंग स्तर चुनते हैं, तो पिवट टेबल फ़ील्ड (इस मामले में, InvDate) एक फ़ील्ड के रूप में बनी रहेगी, लेकिन अब विशेष स्तर तक समूहीकृत दिखाई देगी।
यदि आप कई समूहीकरण स्तरों (जैसे, महीना, तिमाही, वर्ष) का चयन करने के लिए होते हैं, तो Excel 2 और 3 समूहों के लिए धुरी फ़ील्ड सूची में एक नया फ़ील्ड जोड़ देगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल "क्वार्टर" या "इयर्स" जैसे नाम को इन बाद की पिवट टेबल में असाइन करता है। इस प्रकार, यह टिप प्रश्न का एक शानदार समाधान है: "मेरी धुरी तालिका में" वर्ष "नामक अतिरिक्त फ़ील्ड क्यों हैं जो मेरे स्रोत डेटा में नहीं दिखाई देते हैं?"
जब आप अपनी धुरी तालिका में 2 दिनांक फ़ील्ड रखते हैं और आप दोनों को महीनों, तिमाहियों और वर्षों तक समूहित करते हैं, तो Excel का डिफ़ॉल्ट नामकरण सम्मेलन 2 और 3 के समूहीकरण स्तर के लिए बहुत वांछित होता है। मान लीजिए कि आपके पास नियत तारीख के लिए एक क्षेत्र है और वास्तविक समापन तिथि के लिए दूसरा क्षेत्र है। यदि आप इन दोनों क्षेत्रों को महीनों, तिमाहियों, और वर्षों तक समूहीकृत करते हैं, तो पिवट फ़ील्ड सूची दो बार क्वार्टर और वर्ष प्रदान करेगी, और आपको यह याद रखना होगा कि जब आपने बाद में उन्हें पिवट फ़ील्ड सूची से खींचकर फ़ील्ड में जोड़ा था धुरी तालिका। इस कारण से, मैं सुझाव देता हूं कि क्षेत्र का नाम बदलने के लिए फ़ील्ड सूचना संवाद का उपयोग करके वर्षों से कुछ और सार्थक करें।
यह निर्दिष्ट करने के बाद कि आप InvDate को महीने के आधार पर समूहीकृत करना चाहते हैं, पिवट टेबल पुन: गणना करती है और तारीखों को एक महीने तक नीचे गिरा देती है। दिनांक घटक के साथ डेटा के सारांश स्तर के दृश्य प्रदान करने के लिए यह एक बहुत ही प्रभावी तरीका है।
