वर्षा के निचले पाँच महीने कौन से हैं? पिवट टेबल का उपयोग करके इस समस्या को हल करना सीखें।
वीडियो देखेंा
- 2013 में बनाई गई धुरी तालिकाओं को 2007 में ताज़ा नहीं किया जा सकता है
- आपको इसे रीफ्रेश करने योग्य बनाने के लिए 2007 में पिवट टेबल बनाने की आवश्यकता है
- लक्ष्य को कम से कम वर्षा के साथ पांच महीने ढूंढना है
- महीने के अनुसार बारिश के साथ एक बड़ी धुरी तालिका बनाएं
- आरोही द्वारा क्रमबद्ध करें
- टैब्यूलर फॉर्म में बदलें
- नीचे 5 पाने के लिए वैल्यू फिल्टर, टॉप 10 का उपयोग करें!
- ग्रांड कुल पंक्ति निकालें
- ध्यान दें कि एक टाई इस रिपोर्ट के कारण आपको 6 या अधिक पंक्तियाँ दे सकती है
- एक बार जब आपके पास पहला पिवट टेबल होता है, तो इसे जगह में कॉपी करें और अगली पिवट टेबल बनाएं
- जब आप एक मान फ़ील्ड से दूसरे में बदलते हैं, तो आपको सॉर्ट और फ़िल्टर करना होगा
- जब आप एक पंक्ति फ़ील्ड से दूसरे में बदलते हैं, तो आपको सॉर्ट और फ़िल्टर करना होगा
- बोनस टिप: पंक्तियों और स्तंभों के साथ एक पिवट टेबल बनाना
वीडियो ट्रांसक्रिप्ट
पॉडकास्ट से एक्सेल सीखें, एपिसोड 2063: एक पिवट टेबल का उपयोग करते हुए शीर्ष या नीचे के पांच महीने या साल।
अरे, नेटकास्ट में वापस स्वागत है, मैं बिल जेलन हूं। केन द्वारा भेजा गया आज का प्रश्न। साल 1999 तक वापस जाने के साथ केन के पास साल और साल और साल दर साल बारिश के साथ एक अद्भुत स्प्रेडशीट है। डेटा का वास्तव में प्रभावशाली संग्रह जो उसके पास है, और केन में सबसे अधिक वर्षा के साथ महीने की कोशिश करने और खोजने के लिए कुछ अद्भुत सूत्र थे। कम से कम बारिश। तो अब, आप जानते हैं, एक पिवट टेबल के साथ यह बहुत आसान हो जाएगा।
ठीक है अब, केन ने कभी भी पिवट टेबल नहीं बनाई है और चीजों को और जटिल करने के लिए, मैं यहां एक्सेल 2016 में हूं, केन एक्सेल 2007 का उपयोग कर रहा हूं। मेरी पिवट टेबल जो मैंने 2016 में बनाई थी, वह उसे देख सकता था लेकिन वह उन्हें रीफ्रेश नहीं कर सका। ठीक है, इसलिए यह वीडियो पिवट टेबल 101 है: अपनी पहली पिवट टेबल कैसे बनाएं।
सबसे पहले, केन में यह तिथि कॉलम A में है, वास्तविक तिथियां, क्या हम अच्छे हैं? यह कमाल है, है ना? और फिर मैं वर्ष प्राप्त करने के लिए = YEAR फ़ंक्शन पर यहां कुछ अतिरिक्त सूत्र सम्मिलित करता हूं, = महीने प्राप्त करने के लिए MONTH फ़ंक्शन, = DAY फ़ंक्शन। और फिर वापस उन लोगों को एक साथ मिलाना, मैंने वास्तव में YYYY-MM में = पाठ समारोह का उपयोग किया, इस तरह से मेरे पास वर्ष और महीना है। यह केन का डेटा, बारिश का डेटा है यहां और फिर मैंने कुछ सूत्र जोड़े। केन की .5 मिलीमीटर से कम कुछ भी नहीं है, बारिश के दिन के रूप में नहीं गिना जाता है इसलिए वहां एक सूत्र है। और फिर, एपिसोड 735 से, वापस जाएं और उस पर एक नज़र डालें कि मैंने बारिश के साथ दिनों की लकीर की गणना कैसे की और बारिश के बिना दिनों की लकीर। अब वह आज उपयोग नहीं होने जा रहा है, इसका उपयोग किसी और चीज के लिए किया जाता है।
तो, हम यहां आते हैं। और सबसे पहले, हम अपनी धुरी तालिका के लिए डेटा का चयन करना चाहते हैं। अब, ज्यादातर मामलों में, आप केवल सभी डेटा का चयन कर सकते हैं ताकि आप यहां केवल एक सेल चुन सकें लेकिन इस मामले में, एक नाम सीमा है जो इस मामले में, 2016 के दौरान डेटा को परिभाषित करती है। हम यहां बैठे हैं- I ' m यह 2017 की शुरुआत में रिकॉर्ड कर रहा है। केन का डेटा केवल 2016 के अंत तक चला जाता है। इसलिए, हम केवल उस डेटा का चयन करने जा रहे हैं। और फिर डालें टैब पर- टैब डालें। Excel 2007, यह पहली बार है जब पिवट टेबल डेटा टैब से इन्सर्ट टैब पर जाती हैं। इसलिए हम चुनते हैं: पिवट टेबल, और हमारा चयनित डेटा वह डेटा है जो हम बनाते हैं। और, हम नई वर्कशीट पर नहीं जाना चाहते हैं, हम एक मौजूदा वर्कशीट में जाने वाले हैं और मैं उस अधिकार को यहां कॉलम में डालने जा रहा हूं - आइए कॉलम N के साथ चलते हैं।अब आखिरकार, मैं चाहता हूं कि यह डेटा लोअर रेनफॉल के साथ बरसों से यहीं दिखाई दे लेकिन मुझे पता है कि जैसा कि मैं इस पिवट टेबल का निर्माण कर रहा हूं, यह उन 5 की तुलना में बहुत अधिक पंक्तियों की आवश्यकता है, है ना? तो, मैं इसे यहाँ की तरफ बना रहा हूँ, ठीक है। और हम ठीक क्लिक करते हैं।
ठीक है, अब यहाँ आपको क्या मिलेगा। यह वह जगह है जहाँ रिपोर्ट जाने वाली है और यहाँ उन सभी क्षेत्रों की सूची दी गई है जो हमारे छोटे डेटा सेट में हैं। और फिर हमारे पास है, जिसे मैं बुरी तरह से नामित बूंदों के रूप में कहता हूं। पंक्तियाँ वे आइटम हैं जो आप बाईं ओर नीचे चाहते हैं। मान वह चीज है जिसे आप समेटना चाहते हैं और फिर कॉलम वह चीजें हैं जो आप शीर्ष पर चाहते हैं। हम अंत में इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। हम आज फ़िल्टर का उपयोग नहीं करने जा रहे हैं। इसलिए, हम केवल साल भर की कुल वर्षा के साथ एक साधारण सा पिवट टेबल बना रहे हैं, इसलिए मैं ईयर फील्ड लेता हूं और इसे यहां बाईं ओर नीचे की ओर खींचता हूं। हमारे सभी वर्षों की एक सूची है, ठीक है? और फिर, इसके बारे में सोचो। बिना पिवट टेबल के इस सूत्र को प्राप्त करने के लिए, आप क्या कर रहे हैं? सुमीफ, ओह हाँ, सुमीफ़। आप Excel 2007 में भी SUMIF की पीठ का उपयोग कर सकते हैं।मैं रेन फील्ड लेने जा रहा हूं और उसे यहां खींचूंगा। अभी के लिए बाहर देखो - देखो, उन्होंने वर्षा की गणना को चुना, ऐसा इसलिए है क्योंकि डेटा में कुछ दिन हैं या केन में एक खाली सेल है, एक खाली सेल के बजाय 0. और हाँ, हमें गुजरना चाहिए और इसे ठीक करना चाहिए लेकिन यह केन का डेटा है। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं रेन कॉलम के काउंट में सेल चुनना सुनिश्चित करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।अभी के लिए बाहर देखो - देखो, उन्होंने वर्षा की गणना को चुना, ऐसा इसलिए है क्योंकि डेटा में कुछ दिन हैं या केन में एक खाली सेल है, एक खाली सेल के बजाय 0. और हाँ, हमें गुजरना चाहिए और इसे ठीक करना चाहिए लेकिन यह केन का डेटा है। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं काउंट ऑफ़ रेन कॉलम में सेल का चयन करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।अभी के लिए बाहर देखो - देखो, उन्होंने वर्षा की गणना को चुना, ऐसा इसलिए है क्योंकि डेटा में कुछ दिन हैं या केन में एक खाली सेल है, एक खाली सेल के बजाय 0. और हाँ, हमें गुजरना चाहिए और इसे ठीक करना चाहिए लेकिन यह केन का डेटा है। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं काउंट ऑफ़ रेन कॉलम में सेल का चयन करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।s क्योंकि डेटा में कुछ दिन हैं या केन में 0. के बजाय एक खाली सेल, एक खाली सेल है और हमें उसी के माध्यम से जाना चाहिए और इसे ठीक करना चाहिए लेकिन यह केन का डेटा है। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं काउंट ऑफ़ रेन कॉलम में सेल का चयन करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।s क्योंकि डेटा में कुछ दिन हैं या केन में 0. के बजाय एक खाली सेल, एक खाली सेल है और हमें उसी के माध्यम से जाना चाहिए और इसे ठीक करना चाहिए लेकिन यह केन का डेटा है। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं रेन कॉलम के काउंट में सेल चुनना सुनिश्चित करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।डेटा। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं काउंट ऑफ़ रेन कॉलम में सेल का चयन करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।डेटा। यह 20 साल का डेटा है। मैं फाइंड एंड रिप्लेस का उपयोग करके भी नहीं जा रहा हूँ। ठीक है, मैं बस हूँ- जिस कारण से मैं सम्मान करने जा रहा हूं कि केन के पास एक कारण है, जैसे मैं उन्हें खाली रहने की अनुमति देने जा रहा हूं। और यहाँ, काउंट ऑफ़ रेन के तहत, मैं रेन कॉलम के काउंट में सेल चुनना सुनिश्चित करने जा रहा हूँ, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।मैं रेन कॉलम के काउंट में सेल चुनना सुनिश्चित करने जा रहा हूं, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा, और काउंट से सुम में बदलूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।मैं रेन कॉलम के काउंट में सेल चुनना सुनिश्चित करने जा रहा हूं, फील्ड सेटिंग्स में जाऊंगा, और काउंट से सुम तक बदल दूंगा, ठीक है? इसलिए हमारे सभी वर्ष हैं और हमने प्रत्येक वर्ष में कितनी बारिश की है। और हम सबसे कम वर्षा वाले वर्षों की तलाश कर रहे हैं।
Alright now, one thing that bugs me is this word here Row Labels. That started happening to us in Excel 2007, alright? And I - 10 years later I still despise that. I go to the Design Tab, open Report Layout and say Show in Tabular Form, and all that does. In this particular case is get a real heading there of Year, right? And I prefer the real heading. Right now, we want to see just the top or in this case, the Years with the Lowest Rainfall. So I’m going to sort this data ascending. Now there's two ways to do this. You could open this drop-down, go to More Sort Options, choose To sending based on sum of rain, but it's also possible just to come here into Data, A to Z to get things sorted from lowest to highest. But I don't want to see just the top 5 years, so the Years with the Lowest Rainfall, I come here to the Year heading, open this little drop-down and choose Value Filters. And I’m looking for Bottom 5. Well, there is no filter for Bottom 5. Ahh, but this one for top ten is incredibly powerful. Alright, it doesn't have to be top. It can be top or bottom. It doesn't have to be 10; it can be 5. So, ask for the Top 5 Items based on sum of rain, click OK. And there is our report.
Now in this case, it would be really highly unusual if we had exactly 2 years with 767.7 inches or millimeters of rain exactly, right? Just not going to happen. But you have to be cognizant of the fact that when you asked for the Top 5, if there is a tie for that position, you might get a sixth row. If there's a 3-way tie, you might get a seventh row. Alright, so just be prepared for that. Grand total here really makes no sense since we're showing just the Top 5, and they're not even 5 consecutive years. So I’m going to right-click on the word Grand Total and say Remove Grand Total. Remove Grand Total. I’m wondering if that was there in Excel 2007. If it's not there in Excel 2007, go to the Design tab, Grand Totals, Off for Rows and Columns. We’ll do the same thing, alright. So now that we have this first pivot table and it's sized correctly, I’m going to copy that pivot table, Ctrl+C, make sure to choose the entire pivot table and go there - Years with Lowest Rainfall.
Now another thing that Ken wants is the years with highest, highest rainfall. Alright, so in this case, we're going to Sort the data, Z-A descending. And then here, come back into the Value Filters, go back into Top 10 and simply change it from Bottom to Top, click OK. Alright, so once you get the first pivot table built, pivot tables are so flexible. It's incredible how easy it is to just keep changing the pivot table. Alright now, here's the- here's the gotcha, right. The thing that makes us a little bit difficult. Now we want to look at the years with the least number of rain days, alright. How many days do we have- the fewest number of days with rain? Alright, so now this is going to change the pivot table a little because I want to take the Sum of Rain out, and I’m going to replace it with Rain Day. Alright, and see that one automatically came in as sum because my formula here is always returning a numeric values. We didn't have to change it to Account. And we're looking for the years with the least rain day so we're going to sort this ascending, alright, so that gets our sort back in but we've lost the Value Filter, the Top 5. Because we took the field that it was using, Rain out. So we have to reapply that: Value Filters and say Top - Actually we want the bottom, with the Bottom 5, like that.
Alright, so every time that I take a field in or out over here in the Values area, you have to be prepared to redo the Sort and redo the Filter. So Ctrl+C to copy that and paste right here, Years with the Least Rain Days.
Now, Ken has a lot of other statistics. I'll leave this up to Ken how to do this, but see here when we change the months, months with the highest rainfall. Alright, so now, I’m going to be changing a field in the row area. So we take Year out, put the Month field in like that and then this goes back to Rain, instead of Rain Days we put Rain in. Again, they forgotten that we want a sum so you have to go back in. In 2007, it’s called the Analyze tab, it's the first pivot table tools tab. Go to Field Settings, choose something like that - beautiful. And what are we looking for? We're looking for the months with the highest rainfall. So we're going to Sort Descending: Data, Z to A, and then again here, go back in to the Value Filters, Top 10 and we will ask for the Top 5 like that, alright? So very, very flexible. You can figure out the months with the least rain days, the most rain days and so on. So copy here, Ctrl+C and come and paste.
Now, one of the thing that Ken was building, he’s building a beautiful master table. It took this daily data and summarized it by year and month. So, let's just do that. Let's put Years down the left-hand side like this. Year's down the left-hand side, I got lazy there. I tried to check Market, it went to the wrong spot. We have some rainfall but we want to see months going across. And I know I have some other data out here to the right so I’m just going to insert a whole bunch of extra columns. Insert columns that way, I know that my pivot table won't crash into that. Beautiful thing here that Month field, the 1 through 12, I take that, drag it to the columns. And I now have a report showing years down the side, months going across the top and the summary of how much rain we had in each one. Those pivot tables are just an amazing, amazing feature.
Alright, if you're new to pivot tables, my new book, Power Excel with. This book hit the bookstores January 1st , what about - 36 days ago. But the new e-book versions for the Kindle, for your iPad, and we are PDF. Those are all now available at. If you buy the book from me, if you buy the print book for me, you get all 3 of those eBook formats for free. Minor have no DRM, no hassles. We believe in no hassles. You buy the book, you get all the formats. And what’s - Click the link down there in the YouTube description to get to my page where you can buy that book.
So wrap- up: Pivot tables created in Excel 2013 or 2016, can’t be refreshed in 2007. You have to create the pivot table in 2007 to allow it to be refreshable. So our goal is to find the five months with the least rainfall. Created a large pivot table with a rainfall by month, I knew that was going to fit in more than five rows. I built it off to the side. Sort by rainfall, actually, ascending is what we did here. Change the tabular form and then open that drop-down in the first column using the Value Filters, Top 5. It’s weird, you asked for the Top 10 and you get the bottom 5. Took the Grand Total row out. Even though we're asking for 5, you might get 6 if there's ever a tie - 6 or 7. And then, once we have the first pivot table, copied it into place and then created the next pivot table and just kept doing that. Although couple of gotchas when you change from one value field to another, you have to redo the Sort & Filter. You might have to redo the Count to Sum. When you change from one row field to another you have to redo the Sort & Filter. And then, right there at the end, showed you how to create a pivot table with rows and column, alright.
खैर, हे, मैं केन को उस प्रश्न को भेजने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं। मैं आपको रोकने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं। हम आपको अगली बार एक और नेटकास्ट से देखेंगे।
फ़ाइल डाउनलोड करें
यहाँ नमूना फ़ाइल डाउनलोड करें: Podcast2063.xlsm
