कैथरीन को धन्यवाद जिन्होंने इस सप्ताह के एक्सेल टिप के लिए प्रश्न भेजा:
मैं एक्सेल वर्कशीट पर एक फॉर्म बटन रखना चाहता हूं, जिसे क्लिक करने पर, उसी एक्सेल वर्कशीट को किसी को ईमेल किया जाएगा।
संपूर्ण पुस्तक को किसी विशेष विषय पंक्ति के साथ [email protected] पर भेजने के लिए, आप इस Excel मैक्रो का उपयोग करेंगे।
Sub SendIt() Application.Dialogs(xlDialogSendMail).Show arg1:="[email protected]", _ arg2:="This goes in the subject line" End Subएक टूलबार आइकन है जो आपको कमांड बटन जोड़ने की सुविधा देता है। इसे मौजूदा टूलबार में जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- देखें> टूलबार> कस्टमाइज़ करें
- कमांड टैब पर क्लिक करें
- श्रेणी बॉक्स में, टूलबॉक्स को नीचे स्क्रॉल करें
- कमांड बॉक्स में, कमांड बटन पर स्क्रॉल करें
- कमांड बटन पर क्लिक करें और इसे ऊपर खींचें और इसे किसी मौजूदा टूलबार पर छोड़ दें
- बंद करके कस्टमाइज़ संवाद को खारिज करें
अब आपके पास कमांड बटन आइकन है: आइकन पर क्लिक करें। बटन बनाने के लिए अपनी वर्कशीट में खींचें। आप इसे जितना चाहें उतना बड़ा या छोटा बना सकते हैं। एक्सेल आपको बटन पर मैक्रो असाइन करने के लिए कहेगा। SendIt चुनें। बटन पर शब्द 1 को उजागर करने के लिए क्लिक करें और खींचें। "ई-मेल दिस फाइल" जैसा कुछ लिखें। बटन के बाहर क्लिक करें, और आप जाने के लिए तैयार हैं। यदि आपको कभी भी उस बटन पर संलग्न मैक्रो को फिर से असाइन करने की आवश्यकता है, तो बटन को राइट-क्लिक करें और मैक्रो असाइन करें।
क्या होगा यदि आपके पास जानकारी की एक बड़ी सूची है जिसे आप कई उपयोगकर्ताओं को वितरित करना चाहते हैं, लेकिन आप केवल प्रत्येक उपयोगकर्ता को अपनी जानकारी देखना चाहते हैं? नीचे थोड़ा और अधिक जटिल मैक्रो है जो यह करेगा। दाईं ओर तीन क्षेत्रों के लिए बिक्री की एक नमूना सूची है।
मैक्रो लिखने से पहले, वर्कबुक को इस प्रकार सेट करें:
- डेटा टैब पर राइट क्लिक करके डेटा वर्कशीट कॉपी करें, "मूव या कॉपी करें", "कॉपी बनाएँ" चेक करें, ठीक है। इस नई वर्कशीट का नाम "रिपोर्ट" रखें। आप टैब को राइट क्लिक करके, "नाम बदलें", फिर रिपोर्ट टाइप करके एक शीट का नाम बदल सकते हैं।
- रिपोर्ट टैब पर, सभी डेटा पंक्तियों को हटा दें। केवल शीर्षकों और शीर्षकों को रखें।
- इन कॉलमों के साथ एक नई वर्कशीट डालें: रीजन, प्राप्तकर्ता। इस कार्यपत्रक पर, प्रत्येक क्षेत्र का नाम और उपयोगकर्ता को रिपोर्ट प्राप्त करनी चाहिए। इस वर्कशीट को "वितरण" नाम दें।
यहाँ मैक्रो है। Apostrophes (') से शुरू होने वाली लाइनें प्रवाह का अनुसरण करने में आपकी सहायता करने के लिए डिज़ाइन की गई टिप्पणियां हैं।
Public Sub SendItAll() ' Clear out any old data on Report Sheets("Report").Select Range("A1").CurrentRegion.ClearContents ' Sort data by region Sheets("Data").Select Range("A1").CurrentRegion.Select Selection.Sort Key1:=Range("A2"), Header:=xlYes ' Process each record on Distribution Sheets("Distribution").Select FinalRow = Range("A15000").End(xlUp).Row For i = 2 To FinalRow Sheets("Distribution").Select RegionToGet = Range("A" & i).Value Recipient = Range("B" & i).Value ' Clear out any old data on Report Sheets("Report").Select Range("A1").CurrentRegion.ClearContents ' Get records from Data Sheets("Data").Select Range("A1").CurrentRegion.Select ' Turn on AutoFilter, if it is not on If ActiveSheet.AutoFilterMode = False Then Selection.AutoFilter ' Filter the data to just this region Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=RegionToGet ' Select only the visible cells and copy to Report Selection.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Select Selection.Copy Destination:=Sheets("Report").Range("A1") ' Turn off the Autofilter Selection.AutoFilter ' Copy the Report sheet to a new book and e-mail Sheets("Report").Copy Application.Dialogs(xlDialogSendMail).Show _ arg1:=Recipient, _ arg2:="Report for " & RegionToGet ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False Next i End Sub
