ध्यान दें
केटी सुलिवन माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टीम में एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं। इस टिप के लिए, मैं पोडियम को केटी के ऊपर घुमाता हूं।
जबकि एक्सेल प्रशंसक कभी-कभी चिढ़ाते हैं कि वर्ड और पावरपॉइंट एक्सेल के साथ आने वाले फ्रीवेयर एप हैं, ऐसे समय होते हैं जब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक ऐसी सुविधा प्रदान करता है जो एक्सेल नहीं करता है। उन मामलों में, एक्सेल से अपने डेटा को कॉपी करना, वर्ड में पेस्ट करना, कमांड करना, फिर एक्सेल में वापस कॉपी करना समझ में आता है। यहाँ उन तकनीकों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जो एक्सेल की तुलना में वर्ड में बेहतर हैं।
तकनीक 1: ऊपरी, निचले, उचित में कनवर्ट करें
यदि आपको अपरकेस से लोअरकेस या उचित केस में बदलना है, तो वर्ड में कीस्ट्रोक शॉर्टकट है। Shift + F3 का उपयोग करके डेटा को Word में कॉपी करें और मामले को चालू करें।
तकनीक 2: बुलेट जोड़ें
यदि आप Excel कोशिकाओं में बुलेट जोड़ना चाहते हैं, तो यह Excel में Word की तुलना में कहीं अधिक आसान है। कक्षों को Word में कॉपी करें और बुलेट शैली लागू करें। Word से कॉपी करें और Excel में वापस पेस्ट करें। आपको कुछ समय के लिए Reduce Indent आइकन का उपयोग करना पड़ सकता है।
टिप
यदि आपके पास उन कक्षों की श्रेणी है जिनमें पाठ है, तो श्रेणी का चयन करें और प्रारूप कक्ष संवाद खोलने के लिए Ctrl + 1 दबाएं। फिर, संख्या टैब पर, बाईं ओर सूची से कस्टम चुनें। टाइप बॉक्स में क्लिक करें और जो कुछ भी है उसे साफ करें। संख्यात्मक कीपैड पर 7 दबाते समय alt = "" कुंजी दबाए रखें। एक गोली दिखाई देनी चाहिए। एक स्थान टाइप करें और फिर एक @।
तकनीक 3: कल्पना और रंग सूत्र
यदि आपके पास व्यापक रूप से लंबा सूत्र है, तो 10 नेस्टेड IF स्टेटमेंट्स के साथ एक बोलें, आप Word में पेस्ट कर सकते हैं और रंगों और Shift + Enter का उपयोग कर सकते हैं ताकि इसे समझने में मदद करने के लिए सूत्र को स्थान दें। (एक्सेल टीम से एक खंडन: आप फॉर्मूला बार का विस्तार कर सकते हैं और फॉर्मूला को कई लाइनों में विभाजित करने के लिए Alt + Enter का उपयोग कर सकते हैं। या, आप जन केरेल पीटर से महान RefTreeAnalyser ऐड-इन का उपयोग कर सकते हैं।
तकनीक 4: तेज़ स्मार्टआर्ट
वर्ड कन्वर्ट टेक्स्ट को स्मार्टआर्ट विकल्प प्रदान करता है। जबकि एक्सेल स्मार्टआर्ट भी प्रदान करता है, यह वहां बहुत उपयोगी नहीं है क्योंकि आपको स्मार्टआर्ट लेन में एक बार प्रविष्टियों को कॉपी करना होगा।
तकनीक 5: एक पीडीएफ से डेटा निकालें
यह कहें कि किसी के पास एक एक्सेल वर्कबुक है और एक पीडीएफ के रूप में उस वर्कबुक को बचाता है। वे तुम्हें भेजते हैं। यह कष्टप्रद है, और स्पष्ट रूप से वे नहीं चाहते हैं कि आप डेटा का पुन: उपयोग करें। यदि आप एक्रोबैट रीडर में पीडीएफ खोलते हैं, तो डेटा कॉपी करें, और एक्सेल में पेस्ट करें, यह एक एकल कॉलम में खोल देगा। लेकिन यहाँ रहस्य है: उस डेटा को पहले Word में पेस्ट करें। पंक्तियाँ और स्तंभ ठीक से चिपकेंगे। फिर आप Word से कॉपी कर सकते हैं और Excel में वापस पेस्ट कर सकते हैं। (यदि आप कार्यालय के 2013 के पूर्व संस्करण में फंस गए हैं, तो मैं Able2Extract की सलाह देता हूं।)
मूल डेटा नीचे बाईं ओर दिखाया गया है, और आप दाईं ओर देख सकते हैं और पीडीएफ से एक्सेल में सीधे पेस्ट करते समय कैसा दिखता है। आप देख सकते हैं कि डेटा "अंधा कर रहा है", बी 1 के साथ: सी 1 ए 2: ए 3 और इतने पर जा रहा है।
उसी डेटा को Word में पेस्ट करें।
वर्ड से कॉपी करें और एक्सेल में पेस्ट करें।
डेटा मूल क्रम में रहता है। आप मूल डेटा पर वापस जाने के लिए Word Wrap को अनपेक्षित रूप से कॉलम की चौड़ाई समायोजित कर सकते हैं।
तकनीक 6: एक्सेल के भीतर शब्दों का स्वरूप बदलना
यदि आपके पास Excel में पाठ के वाक्य हैं, तो संपादन मोड में रहते हुए एक शब्द का चयन करना और उस शब्द का रंग बदलना संभव है। लेकिन विश्व स्तर पर एक्सेल में शब्द की सभी घटनाओं का रंग थकाऊ है। इसके बजाय, डेटा को Word में पेस्ट करें और Ctrl + H दबाएं। कुत्ते को कुत्ता बदलें। अधिक पर क्लिक करें >> और फिर प्रारूप, फ़ॉन्ट चुनें। लाल चुनें। सभी को बदलें पर क्लिक करें।
Word से कॉपी करें और Excel में वापस पेस्ट करें। नीचे दिए गए आंकड़े से पता चलता है कि आप क्या खत्म करते हैं।
तकनीक 7: चरित्र स्वरूपण को बनाए रखते हुए प्रतिस्थापित करें
वर्ड भी एक ऐसी ही समस्या को हैंडल करता है: टेक्स्ट को बदलना लेकिन टेक्स्ट फॉर्मेटिंग को वैसे ही छोड़ देना। नीचे सबसे अच्छा पालतू के बारे में एक सर्वेक्षण है। किसी ने पाठ में कुछ शब्दों पर प्रकाश डाला है।
जैसा कि बाईं ओर दिखाया गया है, प्रतिस्थापित और प्रतिस्थापित करने के लिए Ctrl + H का उपयोग करें। जब आप रिप्लेसमेंट ऑल का उपयोग करते हैं, यदि एक वाक्य को बदल दिया गया था, तो आपके इन-सेल प्रारूप खो जाएंगे। नीचे दी गई आकृति में, स्ट्राइकथ्रू पहली पंक्ति में बनी हुई है क्योंकि उस पंक्ति में पिल्ला शब्द की घटना नहीं थी और इस प्रकार परिवर्तित नहीं हुई थी।
मूल पाठ में फ़ॉर्मेटिंग रखने के लिए, Word पर कॉपी करें। वर्ड में बदलें। Word से कॉपी करें और Excel में वापस पेस्ट करें।
इस टिप को योगदान देने के लिए केटी सुलिवन (वर्ड टीम पर एक प्रोजेक्ट मैनेजर!) का धन्यवाद। केटी स्पष्ट रूप से कुत्तों को बिल्लियों के लिए पसंद करती है। इस टिप में विचारों को योगदान देने के लिए ग्लेना शॉ और ओज़ डू सोइल का धन्यवाद।
