Gwynne में तीन कॉलम में डेटा की 15 हजार पंक्तियां हैं। वह प्रति पृष्ठ 6 कॉलम के साथ डेटा प्रिंट लेना चाहेगा। उदाहरण के लिए, A2 में पहले 50 नाम: C51, फिर E2 में अगले 50 नाम: G51। फिर तीसरी 50 पंक्तियों को A52: C101 और इतने पर स्थानांतरित करें।
सूत्रों के साथ इसे हल करने के बजाय, मैं डेटा को फिर से व्यवस्थित करने के लिए थोड़ा एक्सेल वीबीए का उपयोग करने जा रहा हूं।
VBA मैक्रो A: C में डेटा छोड़ देगा। एक खाली कॉलम डी में दिखाई देगा। नया डेटा डी: एफ में दिखाई देगा, जी में खाली कॉलम, एच: जे में नया डेटा।
ध्यान दें
लगभग 10 साल पहले, मैंने एक सवाल का जवाब दिया कि 1 कॉलम को 6 कॉलम में कैसे साँप किया जाए। मामले में, डेटा को क्षैतिज रूप से व्यवस्थित किया गया था, जिसमें C1 में Apple, D1 में केले, E1 में चेरी, … H1 में अंजीर, फिर C2 में अमरूद शुरू हो रहा है। इसके बाद, मैंने सूत्रों का उपयोग करते हुए प्रश्न का उत्तर दिया। आप उस पुराने वीडियो को देख सकते हैं: यहां।
पहला चरण यह पता लगाना है कि आपके मुद्रित पृष्ठ पर कितनी पंक्तियाँ फिट हैं। इस कदम से पीछे मत हटें। इससे पहले कि आप मैक्रो के साथ शुरू करें, आपको इन सभी चीजों को करने की आवश्यकता है:
- रिबन के पेज लेआउट टैब पर मार्जिन सेट करें
- यदि आप पंक्ति 1 से अपनी शीर्षकों को प्रत्येक पृष्ठ पर दोहराना चाहते हैं, तो पृष्ठ लेआउट, पंक्तियों को दोहराने के लिए उपयोग करें और 1 निर्दिष्ट करें: 1
- प्रत्येक पृष्ठ पर दिखाई देने वाले किसी भी शीर्ष लेख और पाद को निर्दिष्ट करें।
- A1: C1 से E1: G1 पर शीर्षकों की प्रतिलिपि बनाएँ।
- A1: C1 से I1: K1 तक शीर्षकों को कॉपी करें।
- E: K को प्रिंट रेंज के रूप में निर्दिष्ट करें
- ई 2 में नंबर 1 से 100 भरें: E101 के साथ
=ROW()-1
एक बार आपकी सभी पृष्ठ सेटिंग्स सही हो जाने के बाद, मुद्रण पूर्वावलोकन दस्तावेज़ प्रदर्शित करने के लिए Ctrl + P का उपयोग करें। यदि आवश्यक हो, तो स्क्रीन के बीच में शो प्रिंट प्रीव्यू टाइल पर क्लिक करें। प्रिंट पूर्वावलोकन में, पृष्ठ 1 पर अंतिम पंक्ति संख्या ज्ञात करें। मेरे मामले में, यह 46 है। यह एक महत्वपूर्ण संख्या होगी जो आगे बढ़ेगी।
मैक्रो बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- कुछ गलत होने पर अपनी कार्यपुस्तिका को एक नए नाम के रूप में सहेजें। उदाहरण के लिए: MyWorkbookTestCopy.xlsx
- VBA संपादक खोलने के लिए alt = "" + F11 दबाएं
- VBA मेनू से, सम्मिलित करें, मॉड्यूल चुनें
-
निम्नलिखित कोड को कॉपी करें और कोड विंडो पर पेस्ट करें
Sub WrapThem() ' the following line says XLUP not x1up ! FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' Change 46 to match your Rows Per Page RowsPerPage = 46 NextRow = 2 NextCol = 5 For i = 2 To FinalRow Step RowsPerPage Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 3).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 3).Value If NextCol = 5 Then NextCol = 9 Else NextCol = 5 NextRow = NextRow + RowsPerPage End If Next i End Sub - उस पंक्ति को खोजें जो
RowsPerPage = 46आपके प्रिंट पूर्वावलोकन में पाई गई पंक्तियों की संख्या के साथ 46 को प्रतिस्थापित करती है।
आपके डेटा के आधार पर आपको कुछ अन्य चीजें बदलनी पड़ सकती हैं:
FinalRow =स्तंभ 1 में अंतिम प्रविष्टि के लिए लाइन दिखता अपने डेटा स्तंभ एक के बजाय स्तंभ सी में शुरू किया था, तो आप इस बदल जाएगा:
FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Rowइसके लिए
FinalRow = Cells(Rows.Count, 3).End(xlUp).Rowइस उदाहरण में, नए डेटा के लिए पहला स्थान सेल E2 होगा। आप शीर्षक के पांच लाइनों है और अपने नए डेटा, आप बदल जाएगा G6 में शुरू करने जा रहा है, तो यह पंक्ति 2, स्तंभ 5. है NextRow = 2करने के लिए NextRow = 6। बदलें NextCol = 5करने के लिए NextCol = 7(क्योंकि स्तंभ जी है 7 वीं स्तंभ)।
इस उदाहरण में, डेटा A2 में शुरू होता है (पंक्ति 1 में शीर्षकों के बाद)। यदि आपके पास शीर्षकों की 3 लाइनें हैं, तो आपका डेटा A4 में शुरू होगा। इस पंक्ति को बदलें:
For i = 2 To FinalRow Step RowsPerPageइस लाइन के लिए:
For i = 4 To FinalRow Step RowsPerPageमेरा आउटपुट कॉलम कॉलम E (5 वां कॉलम) और कॉलम I (9 वां कॉलम) में दिखाई देता है। मान लीजिए कि आपके पास डेटा के चार कॉलम हैं। मूल डेटा B: E में है। कॉलम का पहला सेट G: J और L: O में रखें। जी 7 वां कॉलम है। L, 12 वां कॉलम है। निम्नलिखित पाठ में, दो स्थानों पर 3 से 4 को बदलें क्योंकि आपके पास 4 कॉलम हैं। 3. 2 स्थानों में 5 से 7 बदलें क्योंकि पहला आउटपुट कॉलम ई के बजाय जी है। 9 से 12 बदल दें क्योंकि दूसरा आउटपुट कॉलम एल है। आई। के बजाय
इसे बदलो:
Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 3).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 3).Value If NextCol = 5 Then NextCol = 9 Else NextCol = 5 NextRow = NextRow + RowsPerPage End Ifइसके लिए:
Cells(NextRow, NextCol).Resize(RowsPerPage, 4).Value = _ Cells(i, 1).Resize(RowsPerPage, 4).Value If NextCol = 7 Then NextCol = 12 Else NextCol = 7 NextRow = NextRow + RowsPerPage End Ifअब आप मैक्रो को चलाने के लिए तैयार हैं। पिछली बार एक कार्यपुस्तिका सहेजें।
VBA विंडो में, मैक्रो के अंदर कहीं भी क्लिक करें। नीचे दिए गए चित्र में, कर्सर सही है Sub WrapThem()। F5 कुंजी पर क्लिक करें या नीचे दिखाए गए अनुसार रन आइकन पर क्लिक करें।
एक्सेल पर वापस जाएँ। आपको इस तरह से परिणाम देखने चाहिए:
सुनिश्चित करें कि पृष्ठ 1 कॉलम ई पर अंतिम नाम सही रूप से पृष्ठ 1 कॉलम I में पहले नाम के बाद है।
वीडियो देखेंा
इन चरणों को इस वीडियो में समझाया गया है:
वीडियो ट्रांसक्रिप्ट
पॉडकास्ट के लिए एक्सेल सीखें, एपिसोड 2194: रैपिंग कॉलम।
अरे, नेटकास्ट में आपका स्वागत है, मैं बिल जेलन हूं। आज का सवाल, ग्वेन द्वारा भेजा गया। ग्वेन 984 वीडियो देख रहा है, जिसे स्नीकिंग कॉलम कहा जाता था। यह वर्षों पहले से है, और मैंने वास्तव में इस पीठ को हल करने के लिए एक सूत्र का उपयोग किया था, लेकिन यह जुड़वाँ समस्या अधिक जटिल है।
So she has a three column worksheet with around 15,000 rows. and needs to make each page six columns. So, on the first page, these 60 cells; and then next to it, the next 60 cells. Now, Gwen has figured out that she can fit about 60 rows. But for anyone else watching this, the most important part here is to figure out how many rows because you'll really screw things up if you make any of these changes after the fact.
Alright, so for me, what I'm going to do is I'm going to come here to page layout, I'm gonna declare that these seven columns are going to be my print area-- Print Area, Set Print Area. I'm going to go into Print Titles and say that “Rows to repeat at top” is 1:1. I'm going to go… Actually, I'd like to use Margins here-- Margins, Narrow, and then back in the Page Setup, Header/Footer, and choose whatever my, you know, Custom Footer should be-- Confidential. Do all of the those settings, anything you're ever going to change first. Alright? Because that's going to change the number of rows per page.
Now, I'm going to type in the number 1 here, this is just going to be some temporary data. I'm going to hold down the Ctrl key and grab the Fill handle, and go down until I'm sure I'm past the first page like that. And then, we'll just do a Print Preview-- Ctrl+P, Show Print Preview-- and you'll notice that I have 46 rows that fit on the first page. And let's just check, go to the second page-- so 46 plus 46 is 92, so we're getting 46 rows per page, 46 rows per page. That number is incredibly important-- 46. In fact, I'm going to write it down over here just so I don't forget-- 46 rows per page.
Alright, now, I'm going to solve this today with a Macro; back in video 984, I used some complex formulas to do it, but today a macro feels better. If you've never used macros before don't be intimidated. Here's how we start: We press Alt+F11-- Alt+F11-- that brings open this screen and actually, the very first time that you open Alt+F11, it's going to be just a big gray screen-- probably a lot like this-- like that. So you want to say, View, Project Explorer, Find your workbook here, and say Insert Module-- I've already done that-- and what we'll get-- and what we get-- is a white screen. And over here in this white screen, you're going to type this code, alright? The word "Sub" which means that this is a subroutine, and then any naming you want-- I call it WrapThem, no spaces there, so just jam everything together-- open and closing parenthesis. Then we're we're going to create a variable: FinalRow = Cells(Rows.Count, 1).End, and these four letters here are XL, not X1-- everybody screws this up, XL. And you can type it in all caps if you want but they're going to change it back to that format where the L looks like a 1-- don't put a 1 there. Rows.Per.Page-- and this is where you put whatever number you figured out. Now, for me it's 46; for Gwen, it sounds like it's 60. And then, the next row where we want the first data to go is Row 2, and then the next column-- 1, 2, 3, 4, 5-- is Column 5.
Alright, so I set this up. And then, the rest of this is going to be very, very generic. it's going to work with, you know, any size data set: For I (it's a variable) = 2 To FinalRow (that's how many rows we had) Step (that means every time through the loop we're going to increase by) RowsPerPage (which in this case is 46, for Gwen's case it's going be 60). We're going to say: Cells(NextRow, NextCol) -- so, next row's going to be 2, Column 5-- .Resize(RowsPerPage, 3) -- resize 46 rows, 3 columns-- .Value = _ (and that's an underscore there) It's going to be equal to Cells(1, 1) -- so whatever is in Row 2 comma 1, Column 1-- .Resize(RowsPerPage, 3).Value. And then, what we have to do is, we have to be a little bit clever here about after we paste the first 46 times 46 rows, by 3 columns.
Where do we go next? There, right? So, if currently, the next column is pointing to Column E, well, then I need the next one to go to Column I. I is the ninth column. Alright. So that's why we say NextCol = 5. But if we're not… NextCol = 5 that means our NextCol = 9. Then we're going to reset the next group back to Column E and the NextRow is going to be = whatever the previous row was, + 46. And then next time… now here, let's just walk through this, you don't have to run it one step at a time. But I'm going to do that with F8-- just to see what we get here.
And so, what we've learned, is the final row is real-- 15,582. We're about to write to row 2, column 5. And so: For I = 2 To FinalRow. The first time through, I is going to be equal to 2. We're going to say that Row 2, Column 5, is going to be equal to Row 2, Column 1-- 46 rows, 3 columns. I want to run this with F8. We'll look over here in the spreadsheet and we'll see that it turned out those first 46 came to this area. Alright. But, we're going to let this run again. Alright.
Now, the second time through the loop, the I has jumped up from 2 to 48. Alright. And so this time, we're going to be running to Row 2, Column 9, and we're going to be getting data from Row 48. Alright, now let's go check this one right here. So, what we see is Andy Hartley-- that works great-- down here at the end, Kelly Ferguson. But the next person should be Lue Rahman-- Rahman-- and that works, and it goes down to Lue Harvey, right there. Alright. Now, what we're hoping next time, is we get Barb Davison. I'll press F8 few more times, here's the next one and we look, and it's now writing to Row 48. Alright. And it's Barb Davison, and it appears to be working. At this point, I'm happy with it, I'm just going to click run.
And, actually, you don't have to go-- if you're not creating a video to explain this to somebody-- you don't have to go through and press F8; you could just come up here, click inside WrapThem, click run, and that fast it will take your data and wrap it into two columns.
Now, some things I see here-- Surname isn't wide enough, that should not affect our page layout, I'm hoping. And when I do Print Preview, I now have 170 pages. Data there, Page 2, Page 3, Page 4. Now, if we would change the margins at this point, everything is going to be screwed up-- it's going to be horrible. That's why it's really, really important, right up front, you have to do all of your page layout things before you calculate that 46. Now, of course, at this point, Save your workbook with a new name, alright? We don't want to destroy the personal workbook. And then you can delete columns A through D, and you have your results.
Now, if you want to learn about macros-- macros are incredibly powerful-- we probably could have solved this with a formula. And, certainly, the me from 10 years ago solved it with a formula, but at this point in my life, just a simple little 15 line macro is a lot easier. This book, by Tracy Syrstad and myself, will teach you all about macros.
Alright, wrap-up for this Episode: How to wrap 3 columns of data in 2 sets of columns per page. The super important step, you have to do all the page setup things first, Rows to Repeat at Top, Margins, Header/Footer, and then just type some numbers-- 1 through whatever-- I use the Fill handle with control; go to Print Preview, How many rows per page; switch over to Alt+F11; Insert a module and then type the code that I showed you in the video; click run. And most of the time, I advise people to save your workbook as xlsm, but in this case this was a one-time thing, I'm suspecting. So if you're, you know, just want to have that macro disappear, keep it as xlsx, save the file, it'll warn you that you're about to lose your macro. That's probably okay, because we've solved the problem well.
अरे, मैं उस सवाल को भेजने के लिए ग्वेन को धन्यवाद देना चाहता हूं, मैं आपको रोकने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं। हम आपको अगली बार एक और नेटकास्ट से देखेंगे।
