मेल एक्सेल से पीडीएफ मर्ज करें - समाचार

1 जनवरी, 2018 को, न्यूयॉर्क शहर में न्यूनतम मजदूरी $ 13.50 तक बढ़ जाती है। इसका मतलब है कि एलएस 54 एस या फार्म एलएस 54 की लाखों प्रतियां - वेतन दर की सूचना और पावती श्रमिकों को भेजी जानी चाहिए। न्यूयॉर्क राज्य एक पासवर्ड-संरक्षित पीडीएफ के रूप में इस फॉर्म की एक खाली प्रतिलिपि प्रदान करता है। आप अपने कर्मचारियों के लिए ऐसे सैकड़ों दस्तावेज तैयार करने के लिए एक्सेल का उपयोग कैसे कर सकते हैं?

जबकि एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करने की प्रक्रिया (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug) पर प्रलेखित किया गया है, क्या आप एक्सेल से पीडीएफ में मेल मर्ज कर सकते हैं?

मुझे आश्चर्य हुआ कि इस प्रक्रिया का सबसे अच्छा समाधान एडोब इनडिजाइन का उपयोग कर रहा है! लेकिन पहले, मुझे अपने दो असफल प्रयासों को याद दिलाना है:

  • विफल 1: मैंने एक्सेल में फ़ील्ड को समाहित करने वाली कोशिकाओं के चारों ओर लपेटने के लिए स्क्रीन क्लिपिंग की एक श्रृंखला का उपयोग करके एक्सेल में एलएस 54 की प्रतिकृति बनाने की कोशिश की। यह हमेशा के लिए लिया गया, और जब मुद्रित किया गया, तो स्क्रीन क्लिपिंग भयानक दिखी।

    असफल होना १

  • असफल प्रयास 2: Adobe Acrobat का उपयोग करें। आपको लगता है कि एक्रोबैट का पूर्ण संस्करण मेल मर्ज का उपयोग करके फ़ॉर्म को पॉप्युलेट करने का एक तरीका पेश करेगा। टूल्स, फॉर्म्स, मोर फॉर्म ऑप्शन के तहत इम्पोर्ट डेटा ऑप्शन है। मैंने पीडीएफ में फ़ील्ड जोड़ने के लिए समय बर्बाद किया, स्प्रेडशीट आयात की, और फिर यह पता लगाने के लिए निराश था कि मैं एक समय में केवल एक फॉर्म भर सकता हूं। पंक्ति 2 चुनें और मैं पहले कर्मचारी को प्रिंट कर सकता था। लेकिन फिर मुझे पंक्ति 3, प्रिंट, पंक्ति 4, प्रिंट, पंक्ति 5, प्रिंट चुनना होगा, और यह 750 कर्मचारियों के लिए काम करने वाला नहीं है।

    असफल प्रयास २

Adobe InDesign का उपयोग करके समस्या का समाधान

यहाँ पर, हम पवित्र मैक्रो के तहत किताबें प्रकाशित करते हैं! पुस्तकों की छाप। हम एडोब क्रिएटिव क्लाउड सूट की सदस्यता लेते हैं, जो हमें फोटोशॉप, लाइटरूम, एक्रोबैट और इनडिजाइन नामक कुछ देता है। अपनी कंपनी के आसपास की जाँच करें, यह संभावना है कि आपके विपणन या रचनात्मक विभागों में किसी के पास पहले से ही Adobe Indesign की सदस्यता है।

मैं InDesign का उपयोग करके एक घंटे से भी कम समय में समस्या को हल करने में सक्षम था। मैंने आपकी प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए यहां दिए गए चरणों का दस्तावेजीकरण किया है।

  • भाग 1: पासवर्ड संरक्षित पीडीएफ को ग्राफिक में बदलें

    1. फॉर्म LS54S पर lab.ny.gov से फॉर्म LS54S डाउनलोड करें
    2. (वैकल्पिक) पीडीएफ की सुरक्षा के लिए राज्य में अभिशाप
    3. पीडीएफ को एक छवि में बदलें। यदि आपके पास एक्रोबैट है, तो फाइल, एक्सपोर्ट टू, इमेज, जेपीईजी का उपयोग करें। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप फ़ॉर्म को कैप्चर करने के लिए विंडोज में स्निपिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि एक्रोबेट रीडर 100% पर फॉर्म दिखा रहा है।

  • भाग 2: दस्तावेज़ को InDesign में बनाएँ

    1. Adobe InDesign खोलें। फ़ाइल, नया, दस्तावेज़ चुनें। नए दस्तावेज़ संवाद में पहला कदम अपने दस्तावेज़ को परिदृश्य बनाने के लिए ओरिएंटेशन के तहत दूसरे आइकन पर क्लिक करना है। इकाइयों को इंचों में बदलें, चौड़ाई 11, ऊंचाई 8.5 तक। शीर्ष मार्जिन को 0 में बदलें और InDesign सभी मार्जिन को 0 कर देगा।

      Indesign पूर्व निर्धारित विवरण

      यह अगला भाग मुश्किल है लेकिन महत्वपूर्ण है। आप 1 पेज के दस्तावेज़ का पेज 1 देख रहे हैं। आप सोचेंगे कि आप वहां अपना फॉर्म बनाने वाले हैं। लेकिन आप नहीं हैं! पृष्ठ पैनल खोलने के लिए F12 दबाएँ। आपको पेज 1 दिखाई देगा, लेकिन इसके ऊपर दो मास्टर पेज हैं जिन्हें (कोई नहीं) और (ए-मास्टर) कहा जाता है। आपको ए-मास्टर पृष्ठ के दाईं ओर फ़ॉर्म का निर्माण करना होगा। यह सुपर महत्वपूर्ण है! ए-मास्टर के बाईं ओर फ़ॉर्म का निर्माण न करें और पृष्ठ 1 पर फ़ॉर्म का निर्माण न करें।

      Indesign Pages पैनल
    2. पेज पैनल में A- मास्टर के दाईं ओर डबल क्लिक करें

    3. विंडोज एक्सप्लोरर से, JPG.webp को चरण 3 से खींचें और मास्टर पृष्ठ के बाहर स्थित पेस्ट बोर्ड पर छोड़ दें। यदि आप इनडिजाइन के लिए नए हैं, तो आपको लगता है कि आपको पेज * के अंदर इमेज को * ड्रैग-एंड-ड्रॉप करना चाहिए, लेकिन यह गलत होगा। मैं एक ट्रिक शेयर कर रहा हूं जो मैंने ऐनी मैरी "उसकी गीकनेस" कॉन्सेपसियन से सीखी थी। यदि आपको कभी InDesign में मास्टर बनने की आवश्यकता है, तो आपको ऐनी मैरी को काम पर रखना चाहिए। जब आप छवि को मास्टर पेज पर छोड़ते हैं, तो आप आकार हैंडल को प्राप्त नहीं कर सकते। इसके बजाय, छवि को केवल मास्टर पेज के बाहर छोड़ें, अब आपके पास रिसाइज़ हैंडल तक पहुंच है। जब आप शीर्ष-बाएँ आकार हैंडल को नीचे खींचते हैं, तो Shift दबाकर पृष्ठ को फिट करने के लिए दस्तावेज़ का आकार बदलें। एक बार जब दस्तावेज़ पृष्ठ से थोड़ा छोटा होता है, तो उसे दाईं ओर मास्टर पृष्ठ पर खींचें। आप पाठ के आधे से काट दिया है कि बाहर बेकार मत करो!

      Indesign मास्टर पेज
    4. मेरे सभी समय के पसंदीदा कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं: Ctrl + alt = "+ Shift + E. यह पूरी छवि को नए आकार के फ्रेम के अंदर फिट कर देगा। मुझे Excel में दर्जनों शॉर्टकट कुंजियाँ पता हैं। मैं केवल दो शॉर्टकट कुंजियों को जानता हूं InDesign और Ctrl + alt = "" Shift + E उनमें से एक है। यह मुझे पूरी तरह से डराता है कि InDesign में संभवतः Ctrl + alt = "" + Shift + A जैसे Ctrl + alt = "+ Shift + Z जैसी 25 अन्य शॉर्टकट कुंजियाँ हो सकती हैं!

  • भाग 3: निश्चित फ़ील्ड भरें

    फॉर्म पर कुछ फ़ील्ड हैं जो सभी कर्मचारियों के लिए समान होंगे। उदाहरण के लिए, कंपनी का नाम सभी के लिए समान हो सकता है। यहां बताया गया है कि आप इनडिजाइन में मास्टर पेज पर कुछ टेक्स्ट कैसे जोड़ते हैं।

    1. फ़्रेम मोड शुरू करने के लिए F कुंजी दबाएं। अपने माउस का उपयोग करते हुए, एक आयत बनाएँ जहाँ आप निश्चित पाठ को दिखाना चाहते हैं। प्रारंभ में, इस फ्रेम में इसके माध्यम से एक एक्स होगा।

      Indesign फ़्रेम मोड
    2. अपने नए तैयार किए गए फ्रेम पर राइट-क्लिक करें। लंबे संदर्भ मेनू का आधा तरीका, संदर्भ, पाठ चुनें।
    3. टेक्स्ट एंट्री मोड में प्रवेश करने के लिए T कुंजी दबाएं

    4. बॉक्स के अंदर क्लिक करें और निर्धारित पाठ टाइप करें। यदि आपको फ़ॉन्ट बदलने की आवश्यकता है, तो पाठ का चयन करें, और चरित्र उपकरणों को प्रकट करने के लिए अपनी स्क्रीन के ऊपर "ए" आइकन का उपयोग करें।

      Indesign फ़ॉन्ट का नाम और आकार

    5. अन्य सभी क्षेत्रों के लिए चरण 8 से 11 तक दोहराएँ, जिन्हें सभी रूपों पर स्थिर रहने की आवश्यकता है। यह एकरस है। एक छोटे से 9-पॉइंट "X" के साथ एक छोटे फ्रेम को चेकबॉक्स के साथ पंक्तिबद्ध करना मजेदार नहीं है, लेकिन यह सक्षम है। यदि आपको फ़्रेम को स्थानांतरित करने या फ़्रेम का आकार बदलने की आवश्यकता है, तो आपको बाईं ओर पहले तीर टूल के साथ इसका चयन करना होगा। इसे एक चयन उपकरण कहा जाता है (कम उपयोगी प्रत्यक्ष चयन उपकरण के विपरीत जो बॉक्स में दूसरा तीर है)।

      Indesign चयन उपकरण

    प्रो टिप # 1: पहले बॉक्स का चयन करें। कॉपी करने के लिए Ctrl + C। पेज के बीच में एक नया बॉक्स पेस्ट करने के लिए Ctrl + V। स्थिति के लिए नया बॉक्स खींचें। एक बार जब आप चेकबॉक्स के लिए एक छोटा एक्स प्राप्त करते हैं तो यह सुपर-उपयोगी होता है।

    प्रो टिप # 2: सही स्थिति में "X" प्राप्त करने के लिए माउस का उपयोग करना कठिन है। एक बार फ्रेम का चयन हो जाने के बाद, फ्रेम पर पोजिशन करने के लिए कीबोर्ड को एरो कीज का उपयोग करें।

    प्रो टिप # 3: InDesign में सभी छवियाँ भयानक लग रही हैं। यह एक विशेषता है, बग नहीं! एक किताब के बारे में सोचो। पावर एक्सेल 2017 में 1400 चित्र हैं। यदि वे सभी 1400 छवियों को उच्च रिज़ॉल्यूशन में प्रदर्शित करने का प्रयास करते तो कंप्यूटर नीचे आ जाता। आपके दस्तावेज़ में एक छवि है और आप संभवतः छवि को उच्च रिज़ॉल्यूशन पर दिखा सकते हैं। फ़ॉर्म पर कुछ सफेद स्थान पर क्लिक करके छवि का चयन करें। प्रदर्शन प्रदर्शन, उच्च गुणवत्ता प्रदर्शन को राइट-क्लिक करें और चुनें। प्रेस्टो! छवि तेज हो जाती है।

    Indesign प्रो टिप्स

  • भाग 4: Excel में डेटा भरें

    पवित्र स्प्रेडशीट! तकनीक के एक्सेल भाग में पहुंचने में मुझे इतना समय लगा।

    1. पंक्ति में सरल एक-शब्द शीर्षकों को रखें। सभी मुद्रा क्षेत्रों को मुद्रा के रूप में प्रारूपित करें या आपको $ 13.50 मिलेंगे पीडीएफ में 13.5 के रूप में प्रकट होता है। मुझे लगता है कि फॉर्म पर पहले से ही एक डॉलर का संकेत है, लेकिन $ 13.50 $ 13.5 से बेहतर दिखता है।
    2. फ़ाइल का उपयोग करें, इस रूप में सहेजें। दस्तावेज़ को Excel फ़ाइल के रूप में सहेजें ताकि आप इसे बाद में संपादित कर सकें।
    3. फ़ाइल का उपयोग करें, इस रूप में सहेजें। दस्तावेज़ को टेक्स्ट (टैब सीमांकित) (* .txt) के रूप में सहेजें। पथ और फ़ाइल नाम याद रखना सुनिश्चित करें ताकि आप इसे बाद में पा सकें। फ़ाइल को Excel में बंद करें या आपको चरण 17 में एक त्रुटि संदेश मिलेगा।

  • भाग 5: फॉर्म फ़ील्ड जोड़ने के लिए InDesign पर वापस जाएं

    1. InDesign मेनू से, विंडो, यूटिलिटीज़, डेटा मर्ज चुनें। InDesign के ऊपर एक छोटा डेटा मर्ज विंडो फ़्लोटिंग दिखाई देगी। InDesign के हर छोटे फ़्लोटिंग पैनल में पैनल मेनू को कॉल करने के पीछे उपयोगी कमांड का एक पूरा गुच्छा छिपा होता है। यहाँ पैनल मेनू आइकन की एक तस्वीर है:

      Indesign डेटा मर्ज
    2. डेटा मर्ज पर पैनल मेनू खोलें। डेटा स्रोत का चयन करें। चरण 15 से .TXT फ़ाइल को ब्राउज़ करें और चुनें। डेटा मर्ज पैनल अब आपकी स्प्रैडशीट की पंक्ति 1 से फ़ील्ड नाम दिखाता है। ड्रैग-एंड-ड्रॉप दुनिया में, आपको लगता है कि आप इन फ़ील्ड्स को अपने फ़ॉर्म पर खींच सकते हैं, लेकिन आप नहीं कर सकते। इसके बजाय, नए फ़्रेमों को आकर्षित करने के लिए चरण 8 और 9 को दोहराएं जहां आप उन क्षेत्रों को जाना चाहते हैं। यदि आपका कोई कर्मचारी जॉन जैकब जिंगलबेल III है, तो फ्रेम को अच्छा और चौड़ा बनाएं। विशेष रूप से एलएस -54 एस वेतन और ओवरटाइम क्षेत्रों के लिए, आपको फ्रेम को फिट करने की अनुमति देने के लिए 10 बिंदु तक बदलने की आवश्यकता हो सकती है।

    3. नाम के लिए खाली फ्रेम के अंदर क्लिक करें। डेटा मर्ज पैनल में, नाम पर क्लिक करें। प्रेस्टो! <> फ़्रेम में दिखाई देता है। वेतन और ओटी के लिए दोहराएँ।

      Indesign डेटा मर्ज पैनल
    4. यह कदम वैकल्पिक है, लेकिन साठ सेकंड के लायक है। डेटा मर्ज पैनल के नीचे बाईं ओर पूर्वावलोकन बॉक्स पर क्लिक करें। आप पहले रिकॉर्ड से डेटा देखेंगे। अगला रिकॉर्ड देखने के लिए डेटा मर्ज पैनल के निचले भाग में बाएँ और दाएँ तीर आइकन का उपयोग करें।
    5. मर्ज करने से पहले InDesign फ़ाइल सहेजें। मैंने इस बिंदु पर अपना दस्तावेज़ सहेज लिया है और आप इसे यहाँ से डाउनलोड कर सकते हैं।

    बस पुनरावृत्ति करने के लिए, यदि आप पृष्ठ पैनल में देखते हैं, तो आप ए-मास्टर पृष्ठ के दाईं ओर यह सब काम कर रहे हैं। लेकिन आप थंबनेल से देख सकते हैं कि मास्टर पेज पर सब कुछ आपके दस्तावेज़ के पेज 1 पर दिखाई दे रहा है।

    Indesign Pages पैनल

  • भाग 6: अंत में, मेल मर्ज

    1. डेटा मर्ज पैनल के शीर्ष के पास एक आइकन है जो मरने के नंबर 4 पक्ष की तरह दिखता है। यह क्रिएट मर्ज किए गए दस्तावेज़ का प्रतीक है। इसे क्लिक करें।

      Indesign मर्ज किए गए दस्तावेज़ बनाएँ

    2. Create Merged Document की सभी सेटिंग्स सही हैं। ओके पर क्लिक करें।

      Indesign मर्ज किए गए दस्तावेज़ संवाद बनाएँ
    3. आपको एक दो संदेश मिलेंगे। या तो: "नो ओवरसेट टेक्स्ट जेनरेट किया गया था" या "आपका इन रिकॉर्ड्स में ओवरसेट टेक्स्ट है"।

    InDesign में, "ओवरसेट टेक्स्ट" शब्दों का मतलब है कि आपके पास टेक्स्ट फ्रेम में फिट होने की तुलना में अधिक वर्ण हैं। मुझे एक्सेल की सिकुड़ने के लिए फिट के बराबर नहीं मिला। यदि वे कहते हैं कि आपके पास रिकॉर्ड 450 पर ओवरसेट टेक्स्ट है, तो पेज पैनल में पेज 450 पर जाएं और देखें कि आपके पास वास्तव में कोई अन्य नाम वाला कर्मचारी है। ए-मास्टर पृष्ठ के दाईं ओर वापस जाएं और उस फ़ील्ड के लिए फ़्रेम का आकार बदलें।

    इस बिंदु पर, आपके पास InDesign में एक बड़ा दस्तावेज़ होगा। मेरे मामले में, मेरे पास 114 पृष्ठ हैं क्योंकि मेरे पास एक्सेल फ़ाइल में 114 रिकॉर्ड थे। उस पृष्ठ को देखने के लिए पृष्ठ पैनल में किसी भी पृष्ठ पर क्लिक करें।

    कुछ सुझाव: डेटा मर्ज पैनल मेनू एक अद्यतन डेटा स्रोत आदेश प्रदान करता है। यदि आप अंतर्निहित Excel फ़ाइल को बदलते हैं और नई टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो परिवर्तन प्राप्त करने के लिए कमांड का उपयोग करें। पुन: विलय करने के लिए आपको चरण 21 को दोहराना होगा।

  • भाग 7: एक पीडीएफ को निर्यात करें ताकि आप प्रिंट कर सकें

    1. फ़ाइल मेनू से, Adobe PDF प्रीसेट, (हाई क्वालिटी प्रिंट) चुनें। एक फ़ाइल पथ और नाम चुनें। निर्यात एडोब पीडीएफ संवाद में सेटिंग्स के हजारों के सभी स्वीकार करें। ओके पर क्लिक करें

    यहां एक निष्कर्ष नोट: वास्तविक जीवन में, हमारे पास 751 कर्मचारी थे। मैंने प्रत्येक कर्मचारी को दो बार फाइल में रखा, ताकि हम प्रत्येक कर्मचारी के लिए दो प्रतियां प्रिंट कर सकें और उन्हें मिला सकें। परिणामी 1502 पृष्ठ का पीडीएफ चमत्कारिक रूप से केवल 2.48 एमबी आकार का था! किसी तरह, एडोब पर जादूगरों ने छवि की एक प्रति को बचाने में कामयाब रहे और इसे बार-बार उपयोग किया। एक्सेल का उपयोग कर मेल मर्ज करने का मेरा गुमराह करने का पहला प्रयास एक घटिया-दिखने वाली 150 एमबी की पीडीएफ फाइल का निर्माण किया गया, जिसे कभी ई-मेल नहीं किया जा सकता था।

    यदि आप इनडिज़ाइन की एक प्रति नहीं खोज सकते हैं या ये कदम बहुत डराने वाले लग रहे हैं, तो आपके लिए पीडीएफ में मेल मर्ज करने के लिए एक्सेल सलाहकार को किराए पर लें।

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