आपने अभी देखा है कि डेटा से कैसे जुड़ना है, लेकिन लोग अक्सर विपरीत समस्या के बारे में पूछते हैं: डेटा को पार्स करने के लिए कैसे एक एकल कॉलम में है। आप ज़िप कोड द्वारा नीचे दिए गए आंकड़े में डेटा को सॉर्ट करना चाहते हैं:
A2: A99 में डेटा का चयन करें और कॉलम के लिए डेटा, टेक्स्ट चुनें। चूँकि कुछ शहर के नाम, जैसे Sioux फॉल्स, दो शब्द हैं, आप किसी स्थान की प्रत्येक घटना का डेटा नहीं तोड़ सकते। इसके बजाय, आपको स्तंभ A में शहर और राज्य प्राप्त करने और कॉलम B में ज़िप कोड प्राप्त करने के लिए अल्पविराम का उपयोग करना होगा, इसलिए विज़ार्ड के चरण 1 में Delimited चुनें और Next पर क्लिक करें।
विज़ार्ड के चरण 2 में, टैब को अचयनित करें और कॉमा का चयन करें। संवाद के निचले भाग में पूर्वावलोकन से पता चलता है कि आपका डेटा कैसा दिखेगा। अगला पर क्लिक करें।
सावधान
पाठ को कॉलम में उपयोग करने के बाद शेष दिन के लिए, एक्सेल उन विकल्पों को याद रखेगा, जिन्हें आपने कनवर्ट टेक्स्ट के कॉलम 2 में चुना है। यदि आप नोटपैड से डेटा कॉपी करते हैं और एक्सेल में पेस्ट करते हैं, तो यह कॉमा में विभाजित हो जाएगा। यह अक्सर पागलपन है, क्योंकि ज्यादातर दिन, डेटा अल्पविराम पर पार्स नहीं किया जाता है, लेकिन आज के बाकी हिस्सों के लिए, यह होगा। इसे ठीक करने के लिए, Excel को बंद करें और फिर से खोलें।
विज़ार्ड का चरण 3 आपको प्रत्येक कॉलम को सामान्य, पाठ या दिनांक घोषित करने के लिए कहता है। सामान्य रूप से सेट किए गए कॉलम को छोड़ना ठीक है।
कॉलम B में राज्य और ज़िप कोड को विभाजित करने के बाद, B2: B99 का चयन करें और फिर से डेटा, टेक्स्ट टू कॉलम को चुनें। इस बार, चूंकि प्रत्येक राज्य दो वर्ण हैं, आप विज़ार्ड की चरण 1 में निश्चित चौड़ाई का उपयोग कर सकते हैं। ज़िप कोड में अग्रणी शून्य को संरक्षित करने के लिए, दूसरे कॉलम का चयन करें और विज़ार्ड के चरण 3 में डेटा प्रकार के रूप में टेक्स्ट चुनें।
टिप
फिक्स्ड चौड़ाई के साथ बहुत सारे डेटा अच्छी तरह से काम करेंगे, यहां तक कि ऐसा नहीं लगता है कि यह लाइनों को ऊपर करता है। अगले आंकड़े में, पहली तीन पंक्तियाँ कैलीबरी फ़ॉन्ट में हैं और पंक्तिबद्ध नहीं हैं। लेकिन यदि आप फ़ॉन्ट को कूरियर न्यू में बदलते हैं, जैसा कि 4: 7 पंक्तियों में, आप देख सकते हैं कि कॉलम पूरी तरह से पंक्तिबद्ध हैं।
कभी-कभी, आपको एक डेटा सेट मिलेगा जहाँ किसी ने सेल के भीतर एक नई लाइन पर डेटा डालने के लिए Alt + Enter का उपयोग किया था। आप नीचे दिखाए गए अनुसार विज़ार्ड के चरण 2 में अन्य बॉक्स में Ctrl + j लिखकर प्रत्येक पंक्ति को एक नए कॉलम से तोड़ सकते हैं। Ctrl + j क्यों? 1980 में आईबीएम ने Ctrl + j को एक लाइनफीड घोषित किया। Ctrl + j को ढूँढें और बदलें संवाद बॉक्स में भी टाइप किया जा सकता है।
तीन विशेष स्थितियां हैं जो टेक्स्ट टू कॉलम आसानी से संभालती हैं:
- YYYYMMDD प्रारूप में तिथियों को वास्तविक तिथियों में बदला जा सकता है। विज़ार्ड के चरण 3 में, संवाद में कॉलम शीर्षक पर क्लिक करें, दिनांक चुनें, फिर ड्रॉपडाउन से YMD चुनें।
- यदि आपके पास ऋणात्मक संख्याएँ हैं जहाँ संख्या के बाद ऋण चिह्न दिखाई देता है, तो विज़ार्ड के चरण 3 पर जाएँ, उन्नत बटन पर क्लिक करें, और ऋणात्मक संख्याओं के लिए Trailing Minus चुनें।
- तालिका की सामग्री से कॉपी किए गए डेटा में अक्सर डॉट लीडर्स होते हैं जो पाठ से पृष्ठ संख्या तक विस्तृत होते हैं जैसा कि नीचे दिखाया गया है। विज़ार्ड के चरण 2 में, अन्य चुनें, एक अवधि टाइप करें, और उसके बाद एक के रूप में ट्रीटमेंट कंसीलर डेलीमीटर के लिए चेकबॉक्स चुनें।
