हाल ही में, मैं कई एक्सेल पावर सेमिनार कर रहा हूं। जब आप एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स से भरी सुबह के लिए एक कमरे में 150 अकाउंटेंट लाते हैं, तो मैं हमेशा कुछ नया सीखता हूं। दर्शकों में कोई भी कमरे के बाकी हिस्सों के साथ एक शांत चाल साझा करने में सक्षम है।
आज की कड़ी में, मेरे पास नई ट्रिक्स का संग्रह है। ये वास्तव में चालें हैं जो पुस्तक में चर्चा की गई समकक्ष पद्धति से बेहतर या अलग हैं। वे निश्चित रूप से पुस्तक के अगले संशोधन में होंगे।
वैसे, मैं एक पावर एक्सेल सेमिनार करने के लिए आपके शहर में आना पसंद करूंगा। यदि आप एक पेशेवर समूह से संबंधित हैं जैसे इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजरियल अकाउंटेंट्स, इंस्टीट्यूट ऑफ इंटरनल ऑडिटर्स, एआईसीपीए, एसएमई इत्यादि के स्थानीय चैप्टर, तो यह सुझाव क्यों नहीं दिया जाता कि वे मुझे अपने आने वाले सीपीई दिनों में से एक के लिए बुक करें? विवरण के लिए इस पृष्ठ पर अपने अध्याय कार्यक्रम अध्यक्ष को भेजें।
दो तिथियों के बीच अंतर का पता लगाएं
मैं आमतौर पर प्रयोग करने के लिए तरीकों के बारे में बात =YEAR(), =MONTH(), =DAY()काम करता है, लेकिन वहाँ Excel में एक शांत वर्ष समारोह छुपा है।
DatedIF फ़ंक्शन लोटस से बचा हुआ है। जबकि एक्सेल मदद इस फ़ंक्शन के बारे में बात नहीं करती है, यह दो तिथियों के बीच अंतर खोजने का एक शानदार तरीका है।
वाक्य-विन्यास है =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
यहां मान्य मान दिए गए हैं जिनका उपयोग आप कोड के लिए कर सकते हैं।
- Y - आपको दो तिथियों के बीच पूर्ण वर्षों की संख्या बताएगा।
- वाईएम - आपको दो महीनों के बीच, वर्षों को छोड़कर, पूरे महीनों की संख्या बताएगा।
- एमडी - आपको दो तारीखों के बीच, पूरे महीने की संख्या को छोड़कर, पूरे दिनों की संख्या बताएगा।
- एम - आपको पूरे महीनों की संख्या बताएगा। उदाहरण के लिए, मैं 495 महीनों से जीवित हूं
- डी - आपको दिनों की संख्या बताएगा। उदाहरण के लिए, मैं 15,115 दिनों से जीवित हूं। यह एक तुच्छ उपयोग है, क्योंकि आप इस कोड को डुप्लिकेट करने के लिए एक संख्या के रूप में एक तिथि को दूसरे से और प्रारूप से घटा सकते हैं।
उपयोगी कोड पहले तीन कोड हैं। शो पर, मैंने इस वर्कशीट का प्रदर्शन किया। कॉलम D, E और F में समान सूत्र वर्ष, महीने और दिनों में DatedIF की गणना करते हैं।
कॉलम G में सूत्र इसे एक साथ बनाने के लिए वर्षों, महीनों और दिनों में समय की लंबाई के साथ पाठ बनाता है।
आप इसे एक सूत्र में जोड़ सकते हैं। यदि सेल A2 में शामिल होने की तारीख है, तो B2 में निम्न सूत्र का उपयोग करें:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
दर्शनीय कोशिकाओं का योग
डेटाबेस के नीचे एक SUM फ़ंक्शन जोड़ें और फिर डेटाबेस फ़िल्टर करने के लिए AutoFilter का उपयोग करें। एक्सेल गुस्से में छिपी पंक्तियों को योग में शामिल करेगा!
इसके बजाय, इन चरणों का पालन करें:
- डेटा का उपयोग करें - फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर को ऑटोफ़िल्टर ड्रॉपडाउन जोड़ने के लिए।
- एक फ़ील्ड के लिए एक फ़िल्टर चुनें
- डेटाबेस में एक संख्यात्मक कॉलम के नीचे रिक्त सेल पर जाएं।
- मानक टूलबार में ग्रीक अक्षर E (सिग्मा) पर क्लिक करें। प्रवेश करने के बजाय
=SUM(), एक्सेल=SUBTOTAL()छिपी हुई पंक्तियों को शामिल करने से रोकने के लिए कोड दर्ज करेगा और उपयोग करेगा ।
अंतिम कमांड दोहराने के लिए शॉर्टकट कुंजी
F4 कुंजी आपके द्वारा निष्पादित अंतिम कमांड को दोहराएगा।
उदाहरण के लिए, सेल चुनें और सेल को बोल्ड बनाने के लिए B आइकन पर क्लिक करें।
अब, एक अन्य सेल चुनें और F4 दबाएं। एक्सेल उस सेल को बोल्ड बना देगा।
F4 अंतिम कमांड को याद रखेगा। तो, आप इटैलिक में एक सेल बना सकते हैं, और फिर कई सेल इटैलिक्स बनाने के लिए F4 का उपयोग कर सकते हैं।
दर्ज की जाने वाली कोशिकाओं की सीमा का चयन करें
पुस्तक में, मैं आपको दिखाता हूं कि टूल - विकल्प - एडिट - मूव के बाद सेलेक्शन को एंटर डायरेक्शन में स्थानांतरित करने का अधिकार - एक्सेल को सही करने के लिए मजबूर करें जब आप एंटर की दबाते हैं। यह अच्छा है जब आपको एक पंक्ति में जाने वाले डेटा को दर्ज करना होगा।
यदि आप संख्यात्मक कीपैड पर संख्या दर्ज कर रहे हैं तो यह विशेष रूप से उपयोगी है। चाल आपको 123 दर्ज करने और अगली सेल में अंत करने की अनुमति देती है। अपने हाथों को संख्यात्मक कीपैड पर रखकर, आप संख्याओं को तेज़ी से दर्ज कर सकते हैं।
किसी ने इस तकनीक में सुधार का सुझाव दिया। उस सीमा का चयन करें जहां आप डेटा दर्ज करेंगे। लाभ यह है कि जब आप अंतिम कॉलम पर जाते हैं और एंटर दबाते हैं, तो एक्सेल अगली पंक्ति की शुरुआत में कूद जाएगा।
नीचे की छवि में, Enter दबाकर आप सेल B6 में चले जाएंगे।
Ctrl + Fill हैंडल को खींचें
मैंने शो पर कई बार फिल हैंडल को दिखाया है। A1 में सोमवार दर्ज करें। यदि आप सेल A1 का चयन करते हैं, तो सेल के निचले दाएं कोने में एक वर्ग डॉट होता है। यह डॉट फिल हेंडल है। भरण हैंडल पर क्लिक करें और नीचे या दाईं ओर खींचें। एक्सेल मंगलवार, बुधवार, गुरुवार, शुक्रवार, शनिवार, रविवार को भरेगा। यदि आप 7 से अधिक कक्षों के लिए खींचें, तो Excel सोमवार को फिर से शुरू होगा।
एक्सेल वास्तव में अच्छा है। यह स्वचालित रूप से इन सभी श्रृंखलाओं का विस्तार कर सकता है:
- सोमवार- मंगलवार, बुधवार, गुरुवार, शुक्रवार आदि।
- जन - फरवरी, मार्च, अप्रैल, आदि।
- जनवरी - फरवरी, मार्च, आदि।
- Q1 - Q2, Q3, Q4 आदि।
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1, आदि।
- पहली अवधि - दूसरी अवधि, तीसरी अवधि, चौथी अवधि, आदि।
- 23 अक्टूबर 2006 - 24 अक्टूबर 2006, 25 अक्टूबर 2006, आदि।
चूंकि Excel इन सभी अद्भुत श्रृंखलाओं को कर सकता है, आप 1 दर्ज करने और भरण हैंडल को खींचने के लिए क्या उम्मीद करेंगे?
आप उम्मीद कर सकते हैं कि आपको 1, 2, 3,…
लेकिन आपको वास्तव में 1, 1, 1, 1, 1,…
पुस्तक एक दृढ़ विधि के बारे में बात करती है। A1 में 1 दर्ज करें। A2 में 2 दर्ज करें। A1: A2 चुनें। भरण हैंडल खींचें। एक बेहतर रास्ता है।
बस A1 में 1 दर्ज करें। Ctrl + भरण हैंडल खींचें। Excel 1, 2, 3 में भरेगा। Ctrl दबाए रखने से लगता है कि फिल हैंडल के सामान्य व्यवहार को ओवरराइड कर सकता है।
एक संगोष्ठी में किसी ने कहा कि वे एक तिथि दर्ज करना चाहते हैं, तारीख खींचें, और एक्सेल को उसी तारीख को रखें। यदि आप भरण हैंडल को खींचते समय Ctrl दबाए रखते हैं, तो Excel सामान्य व्यवहार (तिथि बढ़ाने) को ओवरराइड कर देगा और आपको सभी कक्षों में एक ही तिथि देगा।
