आज के एपिसोड में, मैंने डुप्लिकेट खोजने या निकालने के तरीके की तुलना की। एक्सेल 2007 ऐसा करने के लिए शांत नए तरीके प्रदान करता है। Excel के किसी भी संस्करण में पहले 3 युक्तियां काम करती हैं। अंतिम 2 विधियाँ केवल एक्सेल 2007 में काम करती हैं।
विधि 1:
उन्नत फ़िल्टर में अद्वितीय विकल्प का उपयोग करें
- अपने डेटा के दाईं ओर, उस स्तंभ से शीर्षक की प्रतिलिपि बनाएँ जहाँ आप अनन्य मान प्राप्त करना चाहते हैं।
- अपने डेटा सेट में एक सेल चुनें।
- Excel 97-2003 में, डेटा - फ़िल्टर - उन्नत फ़िल्टर चुनें। Excel 2007 में, डेटा रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर समूह से उन्नत आइकन चुनें।
- किसी अन्य स्थान पर प्रतिलिपि चुनें
- प्रतिलिपि करने के लिए बॉक्स में, अपने शीर्षक की प्रति निर्दिष्ट करें। चित्रा में, यह सेल डी 1 है
- केवल अनन्य रिकॉर्ड के लिए बॉक्स पर क्लिक करें
- ओके पर क्लिक करें
Excel आपको स्तंभ D में ग्राहकों की एक अद्वितीय सूची प्रदान करेगा।
विधि 2:
यह रिकॉर्ड अद्वितीय है, तो यह निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें
COUNTIF फ़ंक्शन यह गिन सकता है कि वर्तमान रिकॉर्ड के ऊपर कितने रिकॉर्ड वर्तमान रिकॉर्ड से मेल खाते हैं। इस काम को करने की चाल संदर्भ में एकल डॉलर चिह्न का उपयोग करना है। यदि आप C2 में एक सूत्र दर्ज कर रहे हैं और आप A $ 1: A1 का संदर्भ देते हैं, तो यह कह रहा है, "A1 के पूर्ण संदर्भ से शुरू करें और वर्तमान रिकॉर्ड से ऊपर रिकॉर्ड में जाएं"। जब आप इस सूत्र को कॉपी करते हैं, तो पहले A $ 1 समान रहेगा। दूसरा A1 बदल जाएगा। रो 17 में, C2 में सूत्र पढ़ेगा =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0:।
एक बार जब आप C2 में सूत्र दर्ज कर लेते हैं और इसे सभी पंक्तियों में कॉपी कर लेते हैं, तो आपको C2: C15 की प्रतिलिपि बना लेनी चाहिए और फिर सूत्रों में मानों को परिवर्तित करने के लिए Edit - Paste Special Values का उपयोग करना चाहिए। अब आप स्तंभ C द्वारा अवरोही क्रमबद्ध कर सकते हैं और अद्वितीय मान सूची में सबसे ऊपर होंगे।
विधि 3:
अद्वितीय ग्राहक प्राप्त करने के लिए एक धुरी तालिका का उपयोग करें
एक पिवट तालिका अद्वितीय मूल्यों को खोजने में महान है। यह एक्सेल 2000-2003 में सबसे तेज़ तरीका है।
- अपने डेटा सेट में एक सेल चुनें।
- डेटा चुनें - पिवट टेबल और पिवट चार्ट रिपोर्ट।
- समाप्त पर क्लिक करें।
- पिवट टेबल फ़ील्ड सूची में, ग्राहक फ़ील्ड पर क्लिक करें। ऐड टू बटन पर क्लिक करें।
एक्सेल आपको ग्राहकों की एक अनूठी सूची दिखाएगा।
विधि 4:
एक्सेल 2007 में नया - मार्क डुप्लिकेट के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
Excel 2007 डुप्लिकेट खोजने के लिए नए तरीके प्रदान करता है। ग्राहकों की श्रेणी का चयन करें। होम रिबन से, सशर्त स्वरूपण - हाइलाइट सेल नियम - डुप्लिकेट मान चुनें और ठीक पर क्लिक करें।
यदि कोई नाम दो बार पाया जाता है, तो एक्सेल नाम की दोनों घटनाओं को उजागर करेगा। फिर आप सभी हाइलाइट की गई कोशिकाओं को शीर्ष पर क्रमबद्ध करना चाहेंगे।
- ग्राहक कॉलम में किसी भी फ़ील्ड पर क्लिक करें। डेटा रिबन में AZ बटन पर क्लिक करें।
- एक सेल ढूंढें जिसमें लाल हाइलाइटिंग है। सेल पर राइट क्लिक करें। क्रमबद्ध चुनें - शीर्ष पर चयनित सेल रंग डालें।
विधि 5:
Excel 2007 में नया - डुप्लिकेट निकालें आइकन का उपयोग करें
चेतावनी!
यह विधि अत्यधिक विनाशकारी है! ऐसा करने से पहले अपने डेटासेट की एक प्रतिलिपि बनाएँ!
- वर्कशीट के खाली हिस्से में अपने डेटा की सीमा को कॉपी करें
- अपने डेटा सेट में एक सेल चुनें।
- डेटा रिबन से, डुप्लिकेट हटाएं चुनें।
- डुप्लिकेट हटाएं संवाद आपको कॉलम की एक सूची देगा। उन कॉलमों को चुनें, जिन पर विचार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपको उन रिकॉर्ड्स को हटाने की आवश्यकता है जहां ग्राहक और चालान दोनों समान थे, तो दोनों क्षेत्रों के लिए बॉक्स को चेक करें।
इस मामले में, आप ग्राहकों की एक अनूठी सूची प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं, इसलिए केवल ग्राहक क्षेत्र चुनें।
- ओके पर क्लिक करें।
Excel आपके डेटासेट से रिकॉर्ड हटा देगा। यह रिपोर्ट करेगा कि एन डुप्लिकेट हटा दिए गए थे और एनएन रिकॉर्ड बने हुए हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, डुप्लिकेट से निपटने के लिए कई तरीके हैं। Excel 2007 आपके शस्त्रागार में दो नए टूल जोड़ता है।
मेरे अनुभव में, ऑडिटर अक्सर यह पता लगाने के लिए डुप्लिकेट का पता लगाने की कोशिश कर रहे हैं कि क्या किसी रिपोर्ट को ओवरस्टेड किया गया है। जब मैंने लेखा परीक्षकों के लिए एक्सेल लिखा , तो मैं एक्सेल 2003 और एक्सेल 2007 दोनों को कवर करता हूं।
