एक्सेल ट्यूटोरियल: एक साधारण फॉर्मूले के साथ लापता डेटा कैसे भरें

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इस वीडियो में, मैं आपको कार्यपत्रक में लापता डेटा को जल्दी से जोड़ने का एक तरीका दिखाऊंगा। यह एक बहुत ही मूल सूत्र का उपयोग करके एक सरल तकनीक है, और यह रिश्तेदार सेल संदर्भों की शक्ति का एक सुंदर उदाहरण है।

कभी-कभी, आपको डेटा का एक सेट मिलता है जो पूरा नहीं होता है, क्योंकि यह एक आउटलाइन की तरह आयोजित किया गया है, जिसमें मुख्य हेडिंग और सब-हेडिंग एक नए अनुभाग की शुरुआत में एक बार दिखाई देते हैं।

यह मनुष्यों के लिए कोई समस्या नहीं है, क्योंकि हम डेटा की समग्र संरचना को देख और समझ सकते हैं।

यदि आप फ़िल्टर, या पिवट टेबल या सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके डेटा का विश्लेषण करना चाहते हैं तो यह काम नहीं करेगा। इन उपकरणों के साथ डेटा को स्लाइस और डाइस करने के लिए, आप प्रत्येक पंक्ति में मानों का एक पूरा सेट चाहते हैं।

लेकिन डेटा के एक बड़े सेट में मैन्युअल रूप से इस तरह की लापता जानकारी दर्ज करना थकाऊ काम है, यहां तक कि शॉर्टकट का उपयोग करना।

सौभाग्य से, जब तक डेटा अच्छी तरह से व्यवस्थित नहीं होता है, आप लापता मूल्यों को जोड़ने के लिए एक सरल सूत्र का उपयोग कर सकते हैं।

आइए इसे इस डेटा के साथ आज़माएं।

शुरू करने के लिए, डेटा का चयन करें। यदि मैं कर्सर को अंतिम कॉलम में रखता हूं, जिसमें मानों का एक पूरा सेट है, तो नियंत्रण ए चाल करेगा।

अगला, केवल खाली कक्षों का चयन करें। ऐसा करने के लिए, GoTo विशेष विंडो को लाने के लिए नियंत्रण-जी का उपयोग करें, फिर रिक्त का चयन करें, और ठीक पर क्लिक करें।

इस बिंदु पर, केवल खाली कक्षों का चयन किया जाता है, और मुझे केवल लापता मूल्यों में खींचने के लिए एक सूत्र जोड़ने की आवश्यकता है। आपको लगता है कि आपको कुछ फैंसी की आवश्यकता होगी, लेकिन वास्तव में, एक्सेल में संदर्भों की सापेक्ष प्रकृति के कारण, हमें जो सूत्र चाहिए वह मृत सरल है। कुंजी सही संदर्भ के साथ शुरू हो रही है।

ऐसा करने के लिए, सुनिश्चित करें कि चयन में सक्रिय सेल खाली कोशिकाओं में से एक है। सक्रिय सेल हमारे द्वारा दर्ज किए गए सभी फ़ार्मुलों का आधार होगा।

अगला, एक सूत्र दर्ज करें जो सक्रिय सेल को इसके ऊपर के सेल के पते पर सेट करता है।

अब, रिटर्न दबाने के बजाय, जो केवल सक्रिय सेल में सूत्र में प्रवेश करेगा, कंट्रोल + रिटर्न दबाएं।

नियंत्रण रिटर्न एक ही बार में सभी चयनित कोशिकाओं में एक ही सूत्र में प्रवेश करता है। क्योंकि सूत्र में एक सापेक्ष संदर्भ होता है, इसलिए एक्सेल प्रत्येक स्थान पर पते को अपडेट करेगा। वास्तव में, हम एक्सेल को सभी रिक्त कोशिकाओं को भरने के लिए "उपरोक्त सेल" का उपयोग करने के लिए कह रहे हैं। यह सूत्रों की एक श्रृंखला बनाता है जो सभी "मूल्यों को पुनः प्राप्त करने के लिए" देखते हैं।

अंत में, हमें सूत्रों से छुटकारा पाने की आवश्यकता है, इसलिए यदि हम बाद में डेटा को छांटते हैं या अन्यथा हेरफेर करते हैं, तो उन्हें समस्या नहीं होती है। चयनित सभी फ़ार्मुलों के साथ, क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें, फिर पेस्ट विशेष का उपयोग करें, और मूल्यों का चयन करें। यह सभी सूत्रों को वास्तविक मानों से बदल देता है।

अब हमारे पास डेटा का एक पूरा सेट है जिसका हम आसानी से विश्लेषण कर सकते हैं।