इस टिप को अपने कंप्यूटर पर आज़माने के लिए, CFH249.zip को डाउनलोड और अनज़िप करें।
कई बार, हम अन्य लोगों को भरने के लिए स्प्रैडशीट का निर्माण कर रहे हैं। यदि वे अन्य लोग सहायता के लिए कॉल नहीं देखते हैं, तो वे आपके लिए स्प्रेडशीट प्रेमी के रूप में नहीं हो सकते हैं। इन लोगों को गलत प्रकार के डेटा दर्ज करने के असामान्य तरीके मिल सकते हैं - पाठ दर्ज करना जहां आप संख्याओं की अपेक्षा करते हैं, या गलत तरीके से क्षेत्रों को वर्तनी करते हैं। आपके स्प्रेडशीट में जो दर्ज किया जा सकता है उसे नियंत्रित करने के लिए एक्सेल की डेटा सत्यापन सुविधाओं का उपयोग करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में प्रत्येक सेल किसी भी मूल्य की अनुमति देने के लिए सेट है। आप एक सेल में लोगों को किन मूल्यों में दर्ज कर सकते हैं, इसे नियंत्रित करने के लिए डेटा - सत्यापन संवाद बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं।
1 और 50 के बीच पूर्णांक की अनुमति देने के लिए एक सेल स्थापित करें
नीचे दी गई वर्कशीट में, आप सेल बी 1 को केवल 1 और 50 के बीच पूर्णांक को स्वीकार करने के लिए सीमित करना चाहते हैं।
सेल B1 का चयन करें। एक्सेल के मेनू से, डेटा का चयन करें - सत्यापन।
प्रारंभ में, डेटा सत्यापन संवाद से पता चलता है कि सेल को किसी भी मूल्य की अनुमति देने के लिए स्थापित किया गया है।
अनुमति दें में, पूर्ण संख्या चुनें।
पूरे नंबर को चुनने के बाद, संवाद बॉक्स एक न्यूनतम और अधिकतम मूल्य दिखाने के लिए बदलता है। यहां 1 और 50 दर्ज करें।
डेटा सत्यापन संवाद में, इनपुट संदेश टैब चुनें। इस पृष्ठ के मान एक टूलटिप में दिखाई देंगे जो किसी भी सेल का चयन करने पर पॉप अप हो जाएगा। कार्यपत्रक का उपयोग कर व्यक्ति का मार्गदर्शन करने के लिए एक शीर्षक और कुछ पाठ दर्ज करें।
त्रुटि अलर्ट टैब पर, एक त्रुटि संदेश दर्ज करें जो किसी गलत मान में प्रवेश करने पर प्रदर्शित होगा।
संवाद बॉक्स को खारिज करने के लिए ठीक चुनें।
जब कोई भी सेलपॉइंट को सेल बी 1 में ले जाता है, तो इनपुट मैसेज टैब से आपके टेक्स्ट के साथ एक टूलटिप दिखाई देगा।
यदि वे गलत मान दर्ज करने का प्रयास करते हैं, तो Excel आपकी त्रुटि संदेश प्रस्तुत करता है।
एक बार जब वे एक गलत मान दर्ज करते हैं, तो उन्हें या तो सही मान दर्ज करना होगा, या त्रुटि संदेश से बाहर निकलने के लिए Esc कुंजी को हिट करना होगा। हिटिंग Esc बी 1 में प्रवेश को मंजूरी देगा।
अतिरिक्त जानकारिया
आपके पास कुछ नियंत्रण होगा कि viligant Excel कैसा होगा। मुझे नफरत है जब मशीनें यह ढोंग करने की कोशिश करती हैं कि वे मुझसे ज्यादा स्मार्ट हैं। क्या होगा अगर किसी दिन, आपकी कंपनी बढ़ी है और यह वास्तव में # 51 प्रतिनिधि है? यदि आप स्टॉप से वॉर्निंग में स्टाइल बदलते हैं, तो एक्सेल उस व्यक्ति को 51 दर्ज करने से हतोत्साहित करेगा, लेकिन यह इसे अनुमति देगा। यहाँ त्रुटि चेतावनी टैब है:
परिणामी त्रुटि संदेश में एक डिफ़ॉल्ट बटन होता है जो यह दर्शाता है कि परिणाम बदलना चाहिए। कार्यपत्रक का उपयोग करने वाला व्यक्ति 51 के प्रवेश की अनुमति देने के लिए हां चुन सकता है।
यदि आप त्रुटि शैली को सूचना में बदलते हैं, तो व्यक्ति को सतर्क किया जाता है कि वे एक अप्रत्याशित मूल्य में प्रवेश कर गए हैं, लेकिन संदेश बॉक्स गलत मान रखने के लिए अनुमति देने के लिए ओके को चूकता है। इस स्थिति में, आप इस तरह के संदेश का उपयोग कर सकते हैं।
एक गलत मान दर्ज करें और त्रुटि संदेश आपको ओके के डिफ़ॉल्ट बटन का चयन करने के लिए एंटर के एक साधारण प्रेस के साथ गलत मान को खुशी से स्वीकार करेगा।
एक ड्रॉपडाउन बनाने के लिए मान्यता का उपयोग करना
यदि आप लोगों को एक क्षेत्र में टाइप करने की अनुमति देते हैं, तो आप जल्द ही पाएंगे कि "पश्चिमी ऑस्ट्रेलिया" में प्रवेश करने के लिए एक दर्जन तरीके हैं। बेहतर होगा कि लोग वैध मानों की कमी से चयन करें। इसे स्थापित करना बहुत आसान है।
सबसे पहले, वर्कशीट पर एक आउट-ऑफ-द-वे स्थान पर जाएं और अपने वैध क्षेत्रों की सूची टाइप करें।
उस सेल का चयन करें जिसमें ड्रॉपडाउन होना चाहिए। मेनू से, डेटा का चयन करें - सत्यापन। किसी भी मूल्य को सूची में बदलें। स्रोत पाठ बॉक्स में, वह श्रेणी चुनें जिसमें आपकी सूची है। सेल इन ड्रॉपडाउन में चुने गए।
परिणाम: किसी भी समय सेल का चयन होने पर, एक ड्रॉपडाउन तीर दिखाई देगा और आपकी सूची उपलब्ध होगी।
अतिरिक्त जानकारिया
आप सूची को किसी अन्य वर्कशीट में स्थानांतरित करना चाह सकते हैं ताकि यह गलती से नष्ट न हो। तकनीकी रूप से, Microsoft का कहना है कि यह अनुमति नहीं है। हालाँकि, एक समाधान है। किसी अन्य वर्कशीट पर सूची टाइप करें। उस श्रेणी में एक श्रेणी नाम (सम्मिलित करें - नाम - परिभाषित) निर्दिष्ट करें।
मूल कार्यपत्रक पर, सत्यापन सेट करें। सूची बॉक्स में, एक समान चिह्न और फिर अन्य वर्कशीट पर सीमा का नाम दर्ज करें।
टूलटिप्स को सेल में जोड़ें
सत्यापन का एक दिलचस्प उपयोग डेटा सत्यापन संवाद के अन्य टैब को छोड़ते हुए एक सेल के लिए इनपुट संदेश सेट करना है। इस तरह, प्रोग्राम बिना किसी त्रुटि संदेश के किसी भी मूल्य को स्वीकार करेगा, लेकिन जब कोई सेल पॉइंटर को सेल में ले जाता है, तो वे टूलटिप को मार्गदर्शन करते हुए देखेंगे कि वे किन मूल्यों के साथ अपेक्षित हैं।
