संदिग्ध लेन-देन को खोजने के लिए फोरेंसिक ऑडिटर एक्सेल का उपयोग सैकड़ों हजारों रिकॉर्ड के माध्यम से जल्दी से ठीक करने के लिए कर सकते हैं। इस सेगमेंट में, हम उनमें से कुछ तरीकों पर एक नज़र डालेंगे।
मामला एक:
विक्रेता पते बनाम कर्मचारी पते
अपने कर्मचारियों के सड़क के पते के सड़क के हिस्से की संख्या की तुलना अपने विक्रेताओं के सड़क के हिस्से के संख्या भाग से करने के लिए MATCH फ़ंक्शन का उपयोग करें। क्या कोई मौका है कि कुछ कर्मचारी कंपनी को सेवाएं भी दे रहे हैं?
- विक्रेताओं की सूची और कर्मचारियों की सूची के साथ शुरू करें।
- एक सूत्र जैसे
=LEFT(B2,7)कि सड़क के पते के संख्यात्मक हिस्से और सड़क के नाम के पहले कुछ अक्षरों को अलग कर देगा।
- विक्रेता के पते के समान हिस्से को अलग करने के लिए एक समान सूत्र बनाएँ।
- MATCH फ़ंक्शन C2 में पता भाग की तलाश करेगा और H2: H78 में विक्रेता भागों में एक मैच खोजने का प्रयास करेगा। यदि एक मैच पाया जाता है, तो परिणाम आपको रिश्तेदार पंक्ति संख्या बताएगा जहां मैच पाया जाता है। जब कोई मैच नहीं मिलता है, तो # एन / ए वापस कर दिया जाएगा।
- MATCH कॉलम में कोई भी परिणाम जो # N / A नहीं हैं, वे संभावित स्थितियाँ हैं जहाँ एक कर्मचारी विक्रेता के रूप में कंपनी की बिलिंग कर रहा है। MATCH कॉलम द्वारा आरोही क्रमबद्ध करें और कोई भी परेशानी रिकॉर्ड शीर्ष पर दिखाई देगी।
केस 2:
वेंडर डेटाबेस में असामान्य स्विंग्स
एक कंपनी में 5000 विक्रेता हैं। हम उन 20 वेंडरों को खोजने के लिए एक स्कैटर चार्ट का उपयोग करेंगे जिनका ऑडिट किया जाना चाहिए।
- इस वर्ष के लिए विक्रेता आईडी, चालान गणना, कुल चालान राशि की एक सूची प्राप्त करें।
- पिछले वर्ष के लिए विक्रेता आईडी, चालान गणना, कुल चालान राशि की एक सूची प्राप्त करें।
- इन सूचियों को डेटा के पाँच स्तंभों से मिलाने के लिए VLOOKUP का उपयोग करें:
- गणना डेल्टा और राशि डेल्टा के लिए नए कॉलम जोड़ें:
- H5: G5000 में डेटा का चयन करें। तितर बितर (XY) चार्ट डालें। अधिकांश परिणाम बीच में आकर टकरा जाएंगे। आप आउटलेर में रुचि रखते हैं। बॉक्सिंग क्षेत्र में विक्रेताओं के साथ शुरू करें; उन्होंने अधिक कुल डॉलर के लिए कम चालान भेजे:
ध्यान दें
एक बिंदु से जुड़े विक्रेता को खोजने के लिए, बिंदु पर होवर करें। एक्सेल आपको मूल डेटा सेट में खोजने के लिए गणना डेल्टा और राशि डेल्टा बताएगा।
केस 3:
नीचे ड्रिल करने के लिए पिवट टेबल का उपयोग करना
इस मामले में, हम चालान और प्राप्य पर एक नज़र डालते हैं। डेटा के विभिन्न ड्रिल-डाउन के माध्यम से, पता चलता है कि कौन से दो प्राप्य विश्लेषक काम करने के बजाय शुक्रवार दोपहर को खर्च कर रहे हैं।
- मैंने दो डेटा सेट के साथ शुरुआत की। पहला चालान डेटा, चालान, दिनांक, ग्राहक, राशि है।
- अगला डेटा चालान, रसीद तिथि, प्राप्त राशि, ए / आर प्रतिनिधि नाम है
- वेतन कॉलम के दिनों की गणना करें। यह प्राप्ति तिथि - चालान तिथि है। परिणाम को दिनांक के बजाय संख्या के रूप में प्रारूपित करें।
- सप्ताह की गणना दिन। ये है
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - डेटा सेट में एक सेल चुनें। डेटा का उपयोग करें - पिवट टेबल (एक्सेल 97-2003) या सम्मिलित करें - पिवटेबल (एक्सेल 2007)
- पहले पिवट टेबल में साइज़ डाउन करने के लिए डेज़ टू पे था। एक मान पर राइट-क्लिक करें और समूह और विस्तार दिखाएँ - समूह चुनें। 30 दिन की बाल्टी से समूह।
- स्तंभ क्षेत्र में भुगतान के दिनों को आगे बढ़ाएं। ग्राहकों को रो क्षेत्र में रखें। डेटा क्षेत्र में राजस्व रखो। अब आप देख सकते हैं कि कौन से ग्राहक भुगतान करने में धीमे हैं।
- कॉलम एरिया में डेज टू पे और वीकडे निकालें। ग्राहक निकालें और पंक्ति क्षेत्र में प्रतिनिधि रखें। अब आप सप्ताह के दिन तक प्राप्त राशियों को देख सकते हैं।
- डेटा क्षेत्र में एक सेल चुनें। फ़ील्ड सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें (एक्सेल 97-2003 में या एक्सेल 2007 में विकल्प टैब में पिवट टेबल टूलबार में)।
- Excel 97-2003 में और क्लिक करें। Excel 2007 में, टैब के रूप में मान दिखाएँ पर क्लिक करें। रो का% चुनें।
- परिणाम: बॉब और सोनिया दूसरों की तुलना में शुक्रवार को कम चालान प्रक्रिया करते हैं। शुक्रवार की दोपहर को उनके कार्यालय द्वारा यह देखने के लिए कि क्या (ए) वे वास्तव में काम कर रहे हैं, और (बी) अगर शुक्रवार तक उनके डेस्क दराज में अनप्रोसेस्ड चेक का ढेर है।
