बहुत से लोग एक्सेल को डेटाबेस के रूप में इस्तेमाल करने की कोशिश करते हैं। हालांकि यह एक डेटाबेस के रूप में काम कर सकता है, कुछ कार्य जो डेटाबेस प्रोग्राम में बहुत आसान होंगे, एक्सेल में काफी जटिल हैं। इनमें से एक कार्य एक सामान्य क्षेत्र के आधार पर दो सूचियों का मिलान है; यह एक्सेल VLOOKUP का उपयोग करके आसानी से पूरा किया जा सकता है। आपको फ़ंक्शन VLOOKUP बेहद उपयोगी लगेगा, इसलिए नीचे दिए गए इस फ़ंक्शन का उपयोग कब और कैसे करें, इसका एक उदाहरण देखें।
यह कहें कि आपकी ट्रैवल एजेंसी आपको उन सभी जगहों की एक महीने की अंतिम रिपोर्ट भेजती है जो आपके कर्मचारियों ने यात्रा की हैं। रिपोर्ट में शहर के नामों के बजाय हवाई अड्डा कोड का उपयोग किया गया है। यह उपयोगी होगा यदि आप आसानी से केवल कोड के बजाय वास्तविक शहर के नाम में डाल सकते हैं।
इंटरनेट पर, आप प्रत्येक एयरपोर्ट कोड के लिए शहर का नाम दिखाने वाली सूची ढूंढते और आयात करते हैं।
लेकिन, आपको रिपोर्ट में प्रत्येक रिकॉर्ड पर यह जानकारी कैसे मिली?
- VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करें। VLOOKUP "वर्टिकल लुकअप" के लिए खड़ा है। यह कभी भी उपयोग किया जा सकता है कि आपके पास बाएं-सबसे कॉलम में मुख्य फ़ील्ड के साथ डेटा की एक सूची है।
- , समारोह लिखना प्रारंभ करें
=VLOOKUP(। फ़ंक्शन की सहायता लेने के लिए Ctrl + A टाइप करें। - VLOOKUP को चार मापदंडों की आवश्यकता है। मूल रिपोर्ट में पहला शहर कोड है। इस उदाहरण में, यह सेल D4 होगा
- अगला पैरामीटर आपके लुकअप टेबल के साथ रेंज है। रेंज हाइलाइट करें। सीमा को निरपेक्ष बनाने के लिए F4 का उपयोग करना सुनिश्चित करें। (कॉलम संख्या और पंक्ति संख्या दोनों से पहले एक पूर्ण संदर्भ में एक डॉलर का चिह्न होता है। जब सूत्र की प्रतिलिपि बनाई जाती है, तो संदर्भ I3: J351 की ओर इंगित करता रहेगा।
- 3rd पैरामीटर एक्सेल को बताता है कि किस कॉलम में शहर का नाम मिला है। I3: J351 की सीमा में, शहर का नाम कॉलम 2 में है। इस पैरामीटर के लिए 2 दर्ज करें।
- 4th पैरामीटर एक्सेल को बताता है कि क्या "क्लोज" मैच ठीक है। इस मामले में, यह नहीं है, इसलिए झूठी दर्ज करें।
- सूत्र पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें। सूत्र को कॉपी करने के लिए भरण हैंडल को खींचें।
- क्योंकि आपने सावधानीपूर्वक पूर्ण सूत्र में प्रवेश किया है, आप गंतव्य शहर को पाने के लिए कॉलम E से कॉलम D तक कॉपी कर सकते हैं। इस मामले में, सभी प्रस्थान टोरंटो के पियर्सन अंतर्राष्ट्रीय हवाई अड्डे से हैं।
हालांकि इस उदाहरण ने पूरी तरह से काम किया, जब दर्शक वीएलबुक का उपयोग करते हैं, तो इसका आमतौर पर मतलब होता है कि वे अलग-अलग स्रोतों से आई सूचियों का मिलान कर रहे हैं। जब सूचियाँ विभिन्न स्रोतों से आती हैं, तो हमेशा सूक्ष्म अंतर हो सकते हैं जो सूचियों को मिलान के लिए कठिन बनाते हैं। यहाँ तीन उदाहरण हैं कि क्या गलत हो सकता है और उन्हें कैसे ठीक किया जा सकता है।
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एक सूची में डैश है और दूसरी सूची में नहीं है।
=SUBSTITUTE()डैश हटाने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग करें । पहली बार जब आप VLOOKUP आज़माते हैं, तो आपको N / A त्रुटी मिलेगी।सूत्र के साथ डैश निकालने के लिए, SUBSTITUTE सूत्र का उपयोग करें। 3 तर्कों का उपयोग करें। पहला तर्क सेल है जिसमें मान है। अगला तर्क वह पाठ है जिसे आप बदलना चाहते हैं। अंतिम तर्क प्रतिस्थापन पाठ है। इस मामले में, आप डैश को कुछ भी नहीं बदलना चाहते हैं, इसलिए सूत्र है
=SUBSTITUTE(A4,"-","")।विवरण प्राप्त करने के लिए आप उस फ़ंक्शन को VLOOKUP में लपेट सकते हैं।
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यह एक सूक्ष्म है, लेकिन बहुत आम है। प्रविष्टि के बाद एक सूची में एक खाली स्थान है। अतिरिक्त रिक्त स्थान निकालने के लिए = TRIM () का उपयोग करें। जब आप शुरू में सूत्र में प्रवेश करते हैं, तो आप पाते हैं कि सभी उत्तर एन / ए त्रुटियां हैं। आप यह सुनिश्चित करने के लिए जानते हैं कि मान सूची में हैं और सूत्र के साथ सब कुछ ठीक है।
देखने के लिए एक मानक बात यह है कि लुकअप वैल्यू के साथ सेल में जाना है। सेल को एडिट मोड में डालने के लिए F2 दबाएं। एक बार एडिट मोड में, आप देख सकते हैं कि कर्सर अंतिम अक्षर से एक स्थान दूर स्थित है। यह इंगित करता है कि प्रविष्टि में एक अनुगामी स्थान है।
समस्या को हल करने के लिए, TRIM फ़ंक्शन का उपयोग करें।
=TRIM(D4)अग्रणी रिक्त स्थान, अनुगामी रिक्त स्थान को हटा देगा, और किसी भी आंतरिक दोहरे स्थान को एकल स्थान से बदल देगा। इस मामले में, TRIM ट्रेलिंग स्पेस को हटाने के लिए पूरी तरह से काम करता है।=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)सूत्र है। -
मैंने शो नोट्स में एक बोनस टिप का उल्लेख किया है: एक रिक्त के साथ लापता मानों के लिए # एन / ए परिणाम को कैसे बदलें। यदि आपका लुकअप मान लुकअप टेबल में नहीं है, तो VLOOKUP एक N / A त्रुटि लौटाएगा।
यह सूत्र सूत्र का
=ISNA()पता लगाने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग करता है यदि सूत्र का परिणाम N / A त्रुटि है। यदि आपको त्रुटि मिलती है, तो IF फ़ंक्शन में दूसरा तर्क एक्सेल को आपकी इच्छा के अनुसार किसी भी पाठ में डालने के लिए कहेगा।=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
VLOOKUP आपको डेटा की सूची मेल खाते समय बचाने के लिए अनुमति देता है। मूल उपयोग सीखने के लिए समय निकालें और आप एक्सेल में अधिक शक्तिशाली कार्यों को करने में सक्षम होंगे।
